财务核算附件规范制度

PAGE财务核算附件规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务核算附件的管理，确保财务核算的准确性、完整性和合规性，为公司财务管理提供可靠依据，保障公司财务信息的质量和有效利用。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在财务核算过程中涉及的附件管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：财务核算附件应符合国家法律法规、会计准则以及公司内部规章制度的要求。2.真实性原则：附件所反映的经济业务必须真实发生，内容真实、数据准确。3.完整性原则：相关附件应能全面、完整地证明经济业务的发生过程和结果，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：经济业务发生后，应及时取得或编制相关附件，并在规定时间内提交财务部门进行核算。二、财务核算附件的分类及要求（一）费用报销类附件1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，且字迹清晰，不得涂改。发票上应加盖销售方发票专用章，印章清晰可辨，印章名称应与销售方名称一致。对于增值税专用发票，需确保发票联和抵扣联齐全，且发票信息与实际业务相符，如发票开具错误或不符合规定，应及时联系销售方重新开具。2.费用报销单费用报销单应按照公司规定的格式填写，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细（如业务招待费、差旅费、办公用品费等）、金额、用途说明等内容。报销人应在费用报销单上签字确认，如有多人共同报销的情况，应分别签字。费用报销单上的金额应与所附发票及其他相关附件的金额一致，计算准确。3.其他相关附件差旅费报销需附出差审批单、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等，出差审批单应注明出差事由、目的地、预计出差天数、预借差旅费金额等信息，且经相关领导审批同意。业务招待费报销需附招待审批单，注明招待对象、事由、预计金额等，招待审批单应经有权限的领导签字批准。办公用品费报销需附购买办公用品的清单或发票明细，清单上应注明办公用品名称、规格、数量、单价、金额等信息，且与发票内容相符。（二）采购业务类附件1.采购合同采购合同应明确双方当事人的名称（姓名）和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。采购合同应由双方加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字确认。对于重大采购合同，应按照公司规定进行合同评审和审批，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。2.采购发票采购发票要求与费用报销类发票要求一致，发票上的货物或服务名称应与采购合同相符，数量、金额等信息应准确无误。3.验收单验收单应由验收部门或人员填写，注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收日期等内容。验收人员应在验收单上签字确认，如验收合格，应注明“验收合格”字样；如验收不合格，应详细说明不合格原因及处理意见。4.入库单入库单应记录采购物资的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商名称等信息。仓库保管人员应在入库单上签字确认，确保物资已实际入库。（三）销售业务类附件1.销售合同销售合同的条款要求与采购合同类似，应明确双方当事人的权利和义务，包括销售产品或服务的名称、数量、价格、交货方式、付款方式、违约责任等内容。销售合同需经双方盖章及授权代表签字，对于重要销售合同，同样需进行合同评审和审批。2.销售发票销售发票开具应符合国家税收法规的规定，按照实际销售情况准确填写发票内容，确保发票开具的金额、税率等信息正确无误。销售发票的开具应及时，不得滞后于销售业务的发生时间。3.发货单发货单应注明发货日期、客户名称、产品名称、规格、型号、数量等信息，发货单应由发货部门或人员签字确认。发货单应与销售合同、销售发票的相关信息一致，作为货物已发出的证明。4.收款凭证收款凭证包括银行收款回单、现金收款收据等，应注明收款日期、客户名称、收款金额、收款方式等内容。收款凭证应由财务部门或相关收款人员签字确认，确保款项已实际收到。（四）资产类业务附件1.固定资产购置购置固定资产需附采购合同、发票、验收单、入库单等，如涉及固定资产安装调试，还需附安装调试报告。固定资产采购合同应明确资产的名称、规格、型号、数量、价格、售后服务等条款，发票上的资产信息应与合同一致。固定资产验收单应详细记录资产的验收情况，包括资产外观、性能、技术参数等是否符合要求。固定资产入库单应注明资产已入库，并记录入库日期及存放地点等信息。2.固定资产折旧计算财务部门应根据固定资产的入账价值、预计使用年限、预计净残值等信息，按照公司规定的折旧方法（如直线法、双倍余额递减法等）计算固定资产折旧。固定资产折旧计算表应详细列出各项固定资产的名称、原值、折旧年限、月折旧额等信息，计算过程应准确无误，并经财务负责人审核签字。3.固定资产处置固定资产处置包括出售、报废、毁损等情况，处置时需附固定资产处置申请报告，说明处置原因、处置方式、预计处置收入等内容。对于固定资产出售，需签订出售合同，合同应明确出售价格、付款方式等条款；对于固定资产报废、毁损，需附相关鉴定报告或证明文件，说明资产报废、毁损的原因及状况。固定资产处置完成后，应取得相关收款凭证或资产核销证明，并进行账务处理。（五）资金类业务附件1.借款业务员工借款需填写借款申请单，注明借款金额、借款用途、预计还款日期等信息，并经相关领导审批同意。借款申请单应由借款人签字确认，财务部门根据审批后的借款申请单支付借款，并取得借款人签字的借款借据。借款借据应注明借款金额、借款日期、还款日期、借款人姓名等内容，作为借款的书面凭证。2.还款业务借款人还款时，财务部门应开具收款收据，并注明还款日期、还款金额、借款人姓名等信息。还款凭证应与借款借据及借款申请单相关信息一致，确保借款已按时足额归还。3.银行转账业务银行转账业务需附银行转账凭证，包括支票存根、电汇凭证、网上银行转账记录等。银行转账凭证应注明转账日期、收款方名称、账号、开户行、转账金额等信息，确保转账信息准确无误。三、财务核算附件的收集与整理（一）附件收集责任1.各项经济业务的经办人员负责及时收集相关财务核算附件，并确保附件的真实性、完整性和及时性。2.对于涉及多个部门的经济业务，由牵头部门负责组织相关部门收集和整理附件，并按照规定的时间和要求提交给财务部门。（二）附件整理要求1.经办人员应按照财务核算的要求，对收集到的附件进行分类整理，确保同类附件集中存放，并按照时间顺序或业务发生顺序排列。2.附件应保持整洁、清晰，不得随意折叠、涂改或损坏。对于原始凭证较多的，可以单独装订成册，并在封面上注明经济业务内容、日期、附件张数等信息。3.对于电子附件，应按照规定的命名规则进行命名，并存储在公司指定的电子存储介质中，确保电子附件的安全性和可查阅性。电子附件的命名应包含经济业务内容、日期、相关人员姓名等关键信息，便于快速查找和识别。（三）附件交接1.经办人员整理好附件后，应及时与财务部门进行交接。交接时，双方应填写附件交接清单，清单上应注明附件名称、数量、交接日期等信息，并由交接双方签字确认。2.财务部门在收到附件后，应认真核对附件的内容和数量，如发现附件存在问题或不符合要求，应及时与经办人员沟通，要求其补充或更正附件。四、财务核算附件的审核与保管（一）附件审核1.财务人员在进行财务核算时，应对所附附件进行严格审核，审核内容包括附件的真实性、完整性、合法性、准确性等。2.审核发票时，应检查发票的真伪、发票内容是否与经济业务相符、发票开具是否规范等；审核费用报销单时，应检查报销项目是否符合公司规定、报销金额是否合理、审批手续是否齐全等。3.对于审核中发现的问题，财务人员应及时与经办人员或相关部门沟通，要求其作出解释或进行更正。如问题严重影响财务核算的准确性和合规性，应拒绝受理该经济业务，并向上级领导报告。（二）附件保管1.财务部门应设立专门的档案保管区域，对财务核算附件进行妥善保管。档案保管区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保附件的安全存放。2.财务核算附件应按照会计档案管理的要求进行分类保管，保管期限应符合国家法律法规和公司内部规定。一般情况下，会计凭证、会计账簿等附件保管期限为30年，年度财务报告等重要附件保管期限为永久。3.在保管期限内，财务核算附件不得随意销毁。如需销毁，应按照公司规定的程序进行审批，并编制销毁清单，由专人负责监销。销毁清单应保存备查。4.对于电子附件，应定期进行备份，并存储在不同的存储介质中，以防止数据丢失。同时，应建立电子附件的访问权限管理制度，确保只有授权人员才能访问和查阅电子附件。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对财务核算附件的管理情况进行审计监督，检查附件的收集、整理、审核、保管等环节是否符合本制度的要求。2.内部审计人员应抽取一定数量的经济业务进行附件审查，核实附件的真实性、完整性和合规性，并对发现的问题提出整改意见和建议。3.被审计部门应积极配合内部审计工作，按照要求提供相关财务核算附件及资料，并对审计发现的问题及时进行整改落实。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对本部门财务核算附件的管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善附件管理流程和制度。2.自查内容包括附件的审核情况、保管情况