规范建档制度

PAGE规范建档制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本规范建档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作和活动。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司/组织相关的各类档案资料，确保档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止信息外泄。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划公司/组织档案管理工作，指导各部门的档案收集、整理、归档等工作。3.负责档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.开展档案编研工作，为公司/组织的决策和管理提供参考依据。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案管理部门的业务指导。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管，确保档案的质量。（三）档案管理人员职责1.档案管理部门人员职责认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理规章制度。熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、检索、借阅登记等。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。积极开展档案利用工作，为公司/组织各部门提供档案信息服务。参与档案编研工作，编写档案参考资料等。2.各部门档案管理人员职责负责本部门档案的收集、整理和保管工作，确保档案资料的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，及时将本部门档案移交归档，并办理交接手续。协助档案管理部门开展档案清查、核对等工作。为本部门人员提供档案查阅、利用等服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。3.项目档案：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目实施方案、项目进度报告、项目验收文件等。4.声像档案：包括照片、录音、录像等资料，记录公司/组织的重要活动、会议、工程建设等情况。5.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，如文档、表格、图表、数据库等。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。例如，2023年行政档案的编号为2023XZ001，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政档案类别代码，“001”表示流水号。2.类别代码根据档案分类设置，具体如下：行政档案：XZ业务档案：YW项目档案：XM声像档案：SX电子档案：DZ3.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，每个类别从001开始。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围和标准，确保工作中形成的各类文件材料及时收集齐全。2.档案收集应遵循自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责收集，确保档案的完整性。4.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸质档案应使用耐久性强的书写材料。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.装订：对纸张较多、较厚的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、题名等信息。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理归档，并向档案管理部门移交。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档移交。（二）移交手续1.各部门档案管理人员向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案管理部门接收档案后，应进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.双方核对无误后，在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。六、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，保证档案的实体安全。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限变更等情况。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。2.各部门应根据档案性质和实际情况，提出档案保管期限的建议，经档案管理部门审核后确定。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应填写档案销毁清单，详细注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单与相关档案资料一并归档保存。八、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，经公司/组织批准，可查阅相关档案。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅的档案名称、目的、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外部单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.档案查阅/借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并登记备案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案查阅/借阅的时间、人员、档案名称、利用目的、归还情况等信息，以便对档案利用情况进行跟踪和统计。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息进行维护，及时更新档案的保管期限、密级等信息，保证档案数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.制定系统应急预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等情况，保障档案管理工作的正常开展。十、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织建立档案管理监督机制，定期对各部门档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行日常监督，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.档案管理人员的业务水平和工作责任心。3.档案库房的安全管理情况，包括消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备的运行情况。4.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据录入、维护、安全等方面。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应向档案管理部门提交整改报告，档案管理部门对整改情况进行复查。3.对档