选任文书规范管理制度

PAGE选任文书规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织选任文书管理，确保选任工作的规范化、科学化、公正化，提高选任效率和质量，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各类选任文书的起草、审核、发布、存档等管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保选任文书内容合法合规。2.公正性原则：秉持公正、公平、公开的原则，保障选任过程和结果的公正性。3.规范性原则：规范选任文书的格式、内容和流程，提高文书质量和管理水平。4.保密性原则：对选任过程中涉及的机密信息予以严格保密。二、选任文书的分类与格式（一）分类1.招聘启事：用于发布招聘岗位信息、要求及应聘流程等。2.选拔通知：通知相关人员参加选拔活动，明确选拔时间、地点、方式等。3.面试评估表：记录面试过程中对候选人的评估情况。4.录用决策书：确定最终录用人员名单及相关录用条件。5.其他选任文书：如推荐信、背景调查函等。（二）格式1.标题：应准确概括文书的主要内容，简洁明了。2.编号：按照一定规则为选任文书编号，便于管理和查询。3.正文：内容应条理清晰、逻辑严谨，表述准确。4.落款：注明文书的发布部门、日期等。5.附件：如有相关附件，应在文书中注明并规范附件格式。三、选任文书的起草（一）起草部门与职责1.人力资源部门负责招聘启事、选拔通知、录用决策书等主要选任文书的起草。2.用人部门根据实际需求，提供岗位要求、面试评估要点等相关信息，协助人力资源部门起草文书。（二）起草要求1.内容准确：明确选任目的、范围、条件、流程等关键信息，确保表述准确无误。2.语言规范：使用规范、简洁、易懂的语言，避免模糊不清或歧义性表述。3.格式统一：按照规定的格式要求起草文书，确保文书的规范性和一致性。四、选任文书的审核（一）审核流程1.初稿完成后，起草人应将选任文书提交至本部门负责人进行初审。2.初审通过后，文书流转至人力资源部门负责人进行审核，重点审核文书的合法性、公正性、规范性等。3.对于涉及重要岗位或复杂选任流程的文书，应提交公司/组织高层领导进行终审。（二）审核要点1.合法性审核：检查文书内容是否符合国家法律法规及行业标准，是否存在违法违规条款。2.公正性审核：确保选任标准、流程公平公正，不偏袒任何一方。3.规范性审核：审核文书格式、语言表达、编号等是否符合规范要求。4.完整性审核：检查文书内容是否完整，关键信息是否遗漏。五、选任文书的发布（一）发布渠道1.公司/组织内部网站：将招聘启事、选拔通知等重要选任文书发布在内部网站显著位置，方便员工查阅。2.电子邮件：向相关人员发送选任文书电子邮件，确保及时传达信息。3.公告栏：在公司/组织公告栏张贴重要选任文书，便于员工了解。（二）发布时间与要求1.招聘启事应提前发布，确保有足够的时间让候选人报名应聘。2.选拔通知应在规定时间内准确发布，通知相关人员按时参加选拔活动。3.发布的选任文书应确保清晰、准确，避免出现信息错误或遗漏。六、选任文书的存档（一）存档范围1.各类选任文书的初稿、审核稿、发布稿。2.面试评估表、录用决策书等相关选任记录。3.与选任工作相关的其他文件资料，如候选人简历、推荐信等。（二）存档方式1.电子存档：建立电子文档库，按照选任文书的类别、时间等进行分类存储，便于查询和管理。2.纸质存档：对于重要的选任文书，应打印纸质版并进行存档，与电子文档相互备份。（三）存档期限选任文书的存档期限应根据公司/组织的规定和实际情况确定，一般为[X]年。七、选任文书的使用与查阅（一）使用规定1.选任文书仅用于公司/组织内部选任工作，未经许可不得擅自对外泄露。2.使用选任文书时，应确保文书的完整性和准确性，不得擅自修改或篡改。（二）查阅流程1.公司/组织内部人员因工作需要查阅选任文书，应填写查阅申请表，注明查阅目的、文书名称等。2.申请表提交至人力资源部门审核，审核通过后由人力资源部门安排专人协助查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅文书，不得擅自复印、拍照或带出查阅地点。八、选任文书的修订与废止（一）修订1.当法律法规、行业标准发生变化，或公司/组织选任政策、流程调整时，应及时对选任文书进行修订。2.修订选任文书应按照起草、审核、发布的流程进行，确保修订后的文书符合要求。（二）废止1.选任文书因适用期届满、选任工作结束等原因不再使用时，应及时废止。2.废止