办公室工作规范制度

PAGE办公室工作规范制度一、总则（一）目的为了加强办公室管理，提高工作效率，确保各项工作的规范化、制度化和科学化，特制定本工作规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，依法依规开展工作。2.以服务公司为宗旨，高效、准确地完成各项任务。3.坚持分工协作、团结互助，共同推进办公室工作的顺利进行。二、工作纪律（一）考勤制度1.员工应严格遵守公司规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照公司请假流程办理请假手续，经批准后方可离开岗位。3.迟到或早退在[X]分钟以内的，每次扣除[X]元；超过[X]分钟的，按旷工半天处理，扣除半天工资。旷工一天扣除当日工资的[X]倍，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）工作态度1.保持积极主动的工作态度，认真负责地完成各项工作任务。2.对待同事和来访人员要热情、礼貌，不得冷漠、生硬。3.严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、闲聊等。（三）保密规定1.严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的文件、资料、信息等予以妥善保管，不得泄露给任何无关人员。2.未经公司批准，不得私自复印、传播公司机密文件。3.在使用办公设备时，要注意保护公司信息安全，防止信息泄露。三、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利衔接。3.负责公司文件、资料的审核、签发和归档管理。4.组织安排公司会议、活动等，做好会议记录和活动总结。5.负责办公室人员的工作考核和培训，提高团队整体素质。（二）行政专员职责1.负责公司办公用品的采购、发放和管理，确保办公用品的正常供应。2.做好公司办公设备的维护、保养和维修工作，保障设备的正常运行。3.负责公司环境卫生的管理，定期组织清洁工作，保持办公环境整洁。4.协助办公室主任做好公司车辆的调度和管理工作。5.办理公司各类证照的申请、变更、年检等手续。（三）文秘职责1.负责公司文件的起草、打印、复印、分发和存档工作。2.做好公司各类文件的收发登记和传阅工作，确保文件及时传递。3.协助办公室主任整理会议资料，做好会议纪要的撰写和发布。4.负责公司对外宣传资料的编辑和整理工作。5.完成领导交办的其他文字处理工作任务。（四）接待专员职责1.负责公司来访人员的接待工作，热情礼貌地迎接来访客人，引导客人到指定地点就座。2.及时了解来访人员的来意，通知相关部门或人员进行接待，并做好接待记录。3.为来访人员提供必要的服务，如茶水、资料等，营造良好的接待氛围。4.负责公司会议室的日常管理，做好会议设备的准备和维护工作。四、文件管理（一）文件的起草与审核1.各类文件由相关部门或人员负责起草，确保文件内容准确、清晰、规范。2.文件起草完成后，应提交办公室主任进行审核，审核通过后方可进行签发。（二）文件的签发与印发1.文件经办公室主任审核后，按照公司规定的审批流程进行签发。2.签发后的文件由文秘负责印发，确保文件格式规范、印刷清晰。（三）文件的传阅与存档1.文件印发后，由文秘按照文件传阅范围进行传阅，确保相关人员及时阅读文件。2.文件传阅完毕后，由文秘负责将文件收回并进行存档，以便日后查阅。（四）文件的保密与销毁1.涉及公司机密的文件应严格按照保密规定进行管理，妥善保管，防止泄露。2.对于已失去保存价值的文件，应按照公司规定的程序进行销毁，确保文件信息安全。五、会议管理（一）会议计划1.办公室应根据公司工作需要，制定年度会议计划，明确会议的主题、时间、地点、参会人员等。2.会议计划应提前提交公司领导审批，经批准后方可组织实施。（二）会议组织1.会议组织部门应提前做好会议准备工作，包括会议通知的发送、会议资料的准备、会议场地的布置等。2.会议组织人员应提前到达会议现场，做好会议签到、设备调试等工作，确保会议顺利进行。（三）会议记录1.会议应有专人负责记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议内容、会议决议等。2.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要，并提交办公室主任审核后发布。（四）会议跟进1.对于会议决议事项，相关部门应按照要求及时落实，并将落实情况反馈至办公室。2.办公室应定期对会议决议事项的落实情况进行跟踪检查，确保会议决议得到有效执行。六、办公用品管理（一）采购计划1.行政专员应根据公司办公用品的使用情况，定期制定采购计划，确保办公用品的正常供应。2.采购计划应提前提交办公室主任审批，经批准后方可进行采购。（二）采购流程1.行政专员应按照公司采购制度的规定，选择合适的供应商进行采购。2.采购过程中应严格把控质量，确保所采购的办公用品符合公司要求。3.采购完成后，行政专员应及时办理入库手续，并做好采购记录。（三）发放与使用1.办公用品由行政专员负责发放，各部门应指定专人领取，并做好领用登记。2.员工应合理使用办公用品，杜绝浪费现象。对于贵重办公用品，应严格按照规定进行使用和保管。（四）库存管理1.行政专员应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。2.对于库存积压的办公用品，应及时进行清理和处理，避免浪费资源。七、办公设备管理（一）设备采购1.根据公司工作需要，由相关部门提出办公设备采购申请，经办公室主任审核后提交公司领导审批。2.采购申请批准后，按照公司采购制度的规定进行采购。（二）设备安装与调试1.办公设备采购到货后，由行政专员负责组织安装和调试，确保设备正常运行。2.设备安装调试完成后，应及时组织相关人员进行验收，并做好验收记录。（三）设备使用与维护1.员工应按照设备操作规程正确使用办公设备，不得擅自更改设备设置。2.行政专员应定期对办公设备进行维护和保养，及时发现并解决设备故障。3.对于无法自行解决的设备故障，应及时联系专业维修人员进行维修。（四）设备报废1.对于已损坏且无法修复或已达到报废年限的办公设备，由行政专员提出报废申请，经办公室主任审核后提交公司领导审批。2.设备报废申请批准后，按照公司规定的程序进行报废处理。八、环境卫生管理（一）区域划分1.将公司办公区域划分为若干个卫生责任区，明确各部门的卫生责任。2.卫生责任区应保持整洁、干净，无杂物、无垃圾。（二）清洁标准1.地面应保持干净，无污渍、无脚印。2.桌面、文件柜等应保持整洁，物品摆放有序。3.门窗、玻璃应保持明亮，无灰尘、无污渍。4.卫生间应保持清洁卫生，无异味、无积水。（三）清洁频率1.各部门应每天对本部门卫生责任区进行清洁，确保办公环境整洁。2.行政专员应定期组织公司公共区域的大扫除，每周至少进行[X]次。（四）检查与考核1.办公室应定期对各部门的环境卫生情况进行检查，发现问题及时通知相关部门进行整改。2.将环境卫生情况纳入部门绩效考核内容，对表现优秀的部门给予表彰和奖励，对不达标的部门进行批评和处罚。九、车辆管理（一）车辆调度1.行政专员负责公司车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆使用。2.车辆调度应遵循先急后缓、先公后私的原则，确保车辆使用效率最大化。（二）车辆使用1.员工因工作需要使用车辆时，应提前向行政专员申请，填写车辆使用申请表，经批准后方可使用。2.使用车辆时应严格遵守交通规则，确保行车安全。3.车辆使用完毕后，应及时归还车辆，并将车辆停放在指定位置。（三）车辆维护1.行政专员应定期组织车辆的维护和保养工