规范工厂公章制度

PAGE规范工厂公章制度一、总则（一）目的为加强工厂公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护工厂的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工厂内所有涉及公章使用的部门和人员。（三）定义1.工厂公章：指工厂在对外活动中代表工厂行使职权的印章，包括但不限于行政章、合同章、财务章等。2.公章使用：指在各类文件、合同、协议、报表、信函、证明等材料上加盖公章的行为。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.工厂公章的刻制必须严格按照国家法律法规和相关行业标准进行。由行政部门根据工作需要提出申请，经工厂法定代表人批准后，统一到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。2.申请刻制公章时，需提供以下材料：工厂法定代表人签署的刻章申请；营业执照副本复印件；法定代表人身份证明复印件。3.刻章单位完成公章刻制后，行政部门应及时领取，并对公章的规格、样式、材质等进行核对，确保符合要求。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，经工厂法定代表人批准后，方可启用。2.《公章启用申请表》应留存备案，作为公章启用的依据。3.公章启用后，行政部门应及时将公章启用的相关信息通知各部门，并在工厂内部进行公告。（三）公章的废止1.因工厂名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止公章时，由行政部门提出申请，经工厂法定代表人批准后，办理公章废止手续。2.废止的公章应及时上缴行政部门，由行政部门统一保管，并按照规定进行销毁。3.公章废止后，行政部门应及时通知各部门，并在工厂内部发布公告，声明该公章已废止，不再具有法律效力。三、公章的保管（一）保管部门1.工厂公章由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。2.行政部门应建立公章保管台账，详细记录公章的名称、规格、样式、启用时间、保管人员等信息，并定期进行核对。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保公章的安全。2.公章保管人员应妥善保管公章，不得将公章转借他人或带出办公区域。如因工作需要携带公章外出，必须经工厂法定代表人批准，并办理相关手续。3.公章保管人员应严格遵守公章使用登记制度，对每一次公章使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用部门、使用事由、批准人等信息。4.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。四、公章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用公章，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等材料上加盖公章。（二）使用流程1.申请：使用部门或人员需要加盖公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明使用事由、使用部门、使用时间、使用份数等信息，并附上相关材料。2.审批：《公章使用申请表》由使用部门负责人签字后，报相关领导审批。审批权限根据使用事项的重要程度和金额大小确定，一般事项由部门负责人审批，重要事项由工厂法定代表人审批。3.盖章：经审批同意后，使用部门或人员将《公章使用申请表》及相关材料提交给公章保管人员，公章保管人员对申请材料进行审核，确认无误后，在规定的位置加盖公章，并在《公章使用登记表》上进行登记。4.归档：公章使用完毕后，使用部门或人员应将《公章使用申请表》及相关材料整理归档，以备查阅。（三）使用范围1.行政章：用于工厂对外发布的文件、通知、公告、信函、证明等材料；用于工厂内部的各类文件、报表、报告、请示等材料；用于与政府部门、企事业单位等的往来公文；用于其他需要加盖行政章的事项。2.合同章：用于工厂签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。3.财务章：用于工厂的财务收支、结算、报销等业务；用于开具发票、收据等财务凭证；用于其他需要加盖财务章的事项。五、公章使用的监督与检查（一）监督部门与职责1.工厂设立公章使用监督小组（以下简称“监督小组”），由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公章使用情况进行监督检查。2.监督小组的职责包括：制定公章使用监督检查计划，定期对公章使用情况进行检查；对公章使用过程中的违规行为进行调查处理；向工厂管理层报告公章使用监督检查情况，提出改进建议。（二）检查内容与方式1.监督小组定期对公章保管台账、《公章使用登记表》等进行检查，核对公章使用记录是否完整、准确，审批程序是否合规。2.不定期对公章使用情况进行抽查，检查是否存在违规使用公章的行为，如在空白材料上加盖公章、超越使用范围加盖公章等。3.对涉及重大事项的公章使用情况进行专项检查，确保公章使用的合法性和严肃性。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为一经发现，监督小组应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育，并责令改正；对于情节较重的违规行为，给予相应的纪律处分，如罚款、降职、撤职等；对于构成违法犯罪的行为，依法追究法律责任。六、附则（一）解