发票签单制度规范

PAGE发票签单制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司发票签单行为，确保发票开具的准确性、合法性和规范性，加强财务管理，防范财务风险，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及发票签单的所有部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、财务部门等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规和财务制度，确保发票签单行为合法合规。2.真实准确原则发票签单信息应与实际业务交易情况相符，保证发票内容真实、准确、完整。3.责任明确原则明确各部门和人员在发票签单过程中的职责，做到责任清晰，避免推诿扯皮。4.风险防范原则加强对发票签单环节的风险识别和控制，防范因发票问题引发的财务风险和法律风险。二、发票签单流程（一）业务发起1.销售业务销售部门在与客户签订销售合同或达成销售意向后，应及时将销售业务信息传递给财务部门。销售业务信息应包括客户名称、联系方式、销售产品或服务内容、数量、单价、金额、付款方式、开票要求等。2.采购业务采购部门在与供应商签订采购合同或下达采购订单后，应将采购业务信息传递给财务部门。采购业务信息应包括供应商名称、联系方式、采购产品或服务内容、数量、单价、金额、付款方式、开票要求等。（二）发票开具申请1.财务部门收到销售或采购业务信息后，应根据业务实际情况，审核相关信息的准确性和完整性。如发现信息有误或不完整，应及时与业务部门沟通核实，并要求其补充或更正。2.经审核无误后，财务部门根据业务类型和开票要求，填写发票开具申请表。发票开具申请表应包括发票类型（增值税专用发票、增值税普通发票等）、发票号码、开票日期、购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容。3.发票开具申请表填写完毕后，财务部门应提交给相关负责人审批。审批流程应根据公司内部管理规定执行，一般由财务经理或财务总监审批。（三）发票开具1.审批通过后，财务部门根据发票开具申请表的内容，开具发票。发票开具应使用税务机关统一监制的发票，并按照规定的格式和内容填写。2.发票开具过程中，应确保发票内容与实际业务交易情况相符，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。3.发票开具完成后，应加盖公司发票专用章，并将发票联和抵扣联分别交给购货单位或供应商。（四）发票签收回执1.销售业务中，财务部门应要求购货单位在收到发票后，及时在发票签收回执单上签字确认。发票签收回执单应包括发票号码、开票日期、购货单位名称、发票金额、签收日期等内容。2.采购业务中，财务部门应要求供应商在开具发票后，及时将发票送达公司，并在发票签收回执单上签字确认。发票签收回执单应包括发票号码、开票日期、供应商名称、发票金额、签收日期等内容。3.财务部门应定期对发票签收回执情况进行核对和统计，确保发票已被购货单位或供应商签收。如发现发票未被签收或存在异常情况，应及时与相关部门沟通核实，并采取相应措施。三、发票签单审核（一）审核内容1.发票内容审核审核发票的购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息是否与实际业务交易情况相符；审核发票的货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容是否与销售合同或采购订单一致；审核发票的开票日期、发票号码等信息是否正确。2.发票合规性审核审核发票是否为税务机关统一监制的发票，发票是否加盖发票专用章，发票专用章是否清晰、有效；审核发票的开具是否符合国家税收法律法规和财务制度的规定，是否存在虚开发票、开具与实际业务不符的发票等违法行为。3.发票签收回执审核审核发票签收回执单上的签字确认情况，确保发票已被购货单位或供应商签收；审核发票签收回执单上的发票号码、开票日期、购货单位名称或供应商名称、发票金额、签收日期等信息是否与发票开具申请表和发票内容一致。（二）审核流程1.财务部门在收到发票开具申请表后，应首先对发票内容进行初步审核。审核人员应仔细核对发票开具申请表上的各项信息与销售合同或采购订单的一致性，确保发票内容准确无误。2.初步审核通过后，财务部门将发票开具申请表提交给相关负责人审批。审批人员应根据公司内部管理规定，对发票开具申请表进行全面审核，重点审核发票的合规性和签收回执情况。3.审批通过后，财务部门方可开具发票。发票开具完成后，财务部门应再次对发票内容进行审核，确保发票开具的准确性和合规性。审核人员应核对发票上的各项信息与发票开具申请表的一致性，检查发票是否加盖发票专用章，发票专用章是否清晰、有效。4.财务部门应定期对发票签收回执情况进行审核。审核人员应核对发票签收回执单上的签字确认情况，检查发票签收回执单上的各项信息与发票开具申请表和发票内容的一致性。如发现发票未被签收或存在异常情况，应及时与相关部门沟通核实，并采取相应措施。（三）审核责任1.审核人员应认真履行审核职责，对发票签单的准确性、合法性和规范性负责。如因审核不严导致发票出现问题，审核人员应承担相应的责任。2.审批人员应严格按照公司内部管理规定进行审批，对发票签单的合规性和风险进行把控。如因审批失误导致发票出现问题，审批人员应承担相应的责任。四、发票签单风险防控（一）风险识别1.虚开发票风险虚开发票是指企业在没有实际业务交易的情况下，开具虚假发票的行为。虚开发票不仅会导致企业面临税务风险，还会影响企业的信誉和形象。2.开具与实际业务不符的发票风险开具与实际业务不符的发票是指企业在开具发票时，故意填写与实际业务交易情况不符的内容，如货物名称、数量、单价、金额等。开具与实际业务不符的发票也会导致企业面临税务风险，同时还可能引发法律纠纷。3.发票丢失风险发票丢失是指企业在发票开具、传递或保管过程中，因各种原因导致发票遗失的情况。发票丢失不仅会影响企业的财务管理，还可能导致企业面临税务风险和法律风险。4.发票被盗用风险发票被盗用是指企业的发票专用章或空白发票被不法分子盗用，用于开具虚假发票或进行其他违法活动的情况。发票被盗用会给企业带来严重的经济损失和法律风险。（二）风险防控措施1.加强内部控制建立健全发票签单内部控制制度，明确各部门和人员在发票签单过程中的职责和权限，规范发票签单流程，加强对发票签单环节的监督和管理。2.提高员工风险意识加强对员工的培训和教育工作，提高员工的风险意识和法律意识，使其了解发票签单的相关法律法规和财务制度，掌握发票签单的操作规程和风险防控措施。3.加强发票管理建立健全发票管理制度，加强对发票的开具、传递、保管等环节的管理。发票开具应严格按照规定的格式和内容填写，确保发票内容真实、准确、完整；发票传递应采用安全可靠的方式，确保发票及时、准确送达；发票保管应妥善保管，防止发票丢失、被盗用等情况发生。4.定期进行风险评估定期对发票签单风险进行评估，及时发现和识别潜在的风险因素，并采取相应的风险防控措施。风险评估应包括对发票签单流程、内部控制制度、员工风险意识等方面的评估。5.加强与税务机关的沟通加强与税务机关的沟通和联系，及时了解国家税收法律法规和政策的变化，掌握税务机关对发票管理的要求和规定。积极配合税务机关的工作，按时申报纳税，如实开具发票，确保企业的税务合规。五、发票签单档案管理（一）档案内容1.发票开具申请表记录发票开具的申请信息，包括发票类型、发票号码、开票日期、购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容。2.发票存根联发票开具后留存的联次，作为企业记账和税务申报的依据。3.发票联交给购货单位的联次，作为购货单位记账和报销的依据。4.抵扣联交给购货单位用于抵扣进项税额的联次，作为购货单位税务申报的重要凭证。5.发票签收回执单记录发票被购货单位或供应商签收的情况，包括发票号码、开票日期、购货单位名称或供应商名称、发票金额、签收日期等内容。6.销售合同或采购订单与发票签单业务相关的销售合同或采购订单，作为发票签单的业务依据。（二）档案保管1.发票签单档案应按照年度进行分类整理，建立专门的档案文件夹或档案盒进行保管。2.档案保管期限应按照国家税收法律法规和财务制度的规定执行，一般为10年。3.档案保管地点应选择安全、干燥、通风的地方，确保档案的完整性和安全性。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的准确性和完整性。如发现档案存在问题，应及时进行处理。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅发票签单档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并提交给档案管理人员。档案管理人员应审核查阅申请表的内容，如符合查阅规定，应予以批准，并提供相应的档案资料。2.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认，注明查阅日期、查阅内容等信息。查阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。3.外部单