规范物资合同管理制度

PAGE规范物资合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司物资合同管理，规范物资采购、供应等合同行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类物资采购合同、物资租赁合同、物资运输合同等涉及物资相关的合同管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节合法合规。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或恶意违约。3.风险防控原则加强合同风险评估与防控，提前识别潜在风险，制定应对措施，降低公司因合同引发的各类风险。4.统一管理原则公司对物资合同实行统一管理，明确归口管理部门，规范合同流程，提高管理效率。二、合同管理职责分工（一）归口管理部门公司[归口管理部门名称]作为物资合同的归口管理部门，负责以下工作：1.制定和完善物资合同管理制度及流程，并组织实施。2.参与重大物资合同的谈判、起草、审核等工作。3.负责物资合同的统一编号、归档、保管及统计分析。4.监督检查物资合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期组织开展物资合同管理培训及宣传工作，提高相关人员的合同管理意识和能力。（二）业务部门1.负责提出物资采购、租赁、运输等需求，明确物资的规格、数量、质量要求等。2.参与物资合同的谈判、起草工作，对合同条款的合理性、可行性负责。3.负责组织合同的签订、履行，及时向归口管理部门反馈合同履行过程中的问题。4.配合归口管理部门做好合同纠纷的处理工作。（三）法务部门1.对物资合同进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大物资合同的谈判，提供法律意见和风险防范建议。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和诉讼代理等服务。（四）财务部门1.参与物资合同的审核，对合同中的价格、付款方式、结算条款等进行审核，确保符合公司财务规定。2.根据合同约定，负责资金的支付和核算工作，监督合同款项的收付情况。3.定期对物资合同的执行情况进行财务分析，为公司决策提供财务数据支持。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门应通过市场调研、供应商评估等方式，选择具有良好信誉、资质和履约能力的合同相对方。2.对新的合同相对方，应进行严格的资格审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等，并留存相关证明材料。3.建立合同相对方黑名单制度，对存在严重违约行为或不良记录的相对方，禁止与其签订合同。（二）合同谈判1.业务部门负责组织合同谈判工作，谈判人员应熟悉业务情况，具备良好的沟通能力和谈判技巧。2.谈判前，业务部门应制定谈判方案，明确谈判目标、策略和重点条款。3.谈判过程中，应详细记录谈判内容，包括双方的观点、意见、分歧及协商结果等。（三）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草，确保合同条款准确反映双方的协商结果，明确双方的权利义务。2.合同内容应完整、清晰、准确，包括但不限于物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、验收标准、违约责任等条款。3.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（四）合同审核1.合同起草完成后，应依次提交业务部门负责人、归口管理部门、法务部门、财务部门进行审核。2.业务部门负责人主要审核合同内容是否符合业务需求和实际情况。3.归口管理部门审核合同格式是否规范、流程是否合规、条款是否完整等。4.法务部门重点审查合同的合法性、有效性，防范法律风险。5.财务部门审核合同的价格、付款方式、结算条款等是否符合财务规定。6.各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出明确的审核意见，审核通过后方可签订合同。（五）合同签订1.合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.签订合同应使用统一编号的合同文本，确保合同编号的唯一性和连续性。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交归口管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，确保合同执行人员熟悉合同条款和要求。2.合同交底内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行期限、质量标准、验收要求、付款方式等。（二）物资交付与验收1.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付物资，业务部门应及时组织验收。2.验收人员应依据合同约定的质量标准对物资进行检验，填写验收报告。验收合格的物资应办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知供应商处理。3.如对物资质量存在争议，可委托具有资质的第三方检测机构进行检测，检测结果作为处理争议的依据。（三）款项支付1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，审核业务部门提交的付款申请。2.付款申请应附合同副本、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分。3.经审核无误后，财务部门按照公司资金审批流程办理款项支付手续。（四）合同变更1.在合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核、签订和备案。3.合同变更后，相关部门应及时调整合同执行计划，确保合同变更后的条款得到有效履行。（五）合同履行跟踪与监督1.归口管理部门应定期对物资合同的履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.业务部门应每月向归口管理部门报送合同履行情况报告，包括物资交付情况、验收情况、款项支付情况、合同变更情况等。3.对合同履行过程中出现的重大问题或风险，归口管理部门应及时组织相关部门进行分析研究，制定应对措施，并向公司领导汇报。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等资料收集齐全，并移交归口管理部门。2.归口管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.归口管理部门应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，建立合同档案目录。2.对合同档案资料应进行编号、装订，确保档案整齐、规范。（三）档案保管1.合同档案应存放在专门的档案室或档案柜中，确保档案安全、完整。2.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期对档案进行检查和维护。3.合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般分为短期、中期和长期保管。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经归口管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经归口管理部门负责人和公司领导批准后，方可借阅。4.借阅人员应妥善保管档案，按时归还。如档案在借阅期间发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理培训，提高相关人员的合同风险意识和防范能力。2.在合同签订前，充分进行市场调研和风险评估，明确合同条款，避免潜在纠纷。3.在合同履行过程中，加强沟通协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理流程1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时向归口管理部门报告，并提供相关证据材料。2.归口管理部门应组织相关部门进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案可包括协商解决、申请仲裁或提起诉讼等方式。如需申请仲裁或提起诉讼，法务部门应负责办理相关手续，提供法律支持。4.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据材料，确保公司合法权益得到有效维护。（三）纠纷处理结果跟踪1.