供应商报账制度规范

PAGE供应商报账制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应商报账流程，确保报账信息真实、准确、完整，加强公司财务管理，保障公司资金安全，维护公司与供应商的良好合作关系。2.适用范围本制度适用于与本公司有业务往来的所有供应商，包括但不限于原材料供应商、服务供应商、设备供应商等。3.基本原则真实性原则：报账凭证必须真实反映经济业务实际发生情况，不得伪造、变造。准确性原则：报账金额、项目等信息应准确无误，计算清晰。完整性原则：报账所需的各项凭证、资料应齐全完整，符合规定要求。及时性原则：供应商应在规定时间内报账，确保公司财务核算的及时性和准确性。二、报账凭证要求1.发票供应商提供的发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头（公司全称、纳税人识别号等）、发票号码、开票日期、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨，印章名称应与供应商名称一致。对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，确保发票的合法性和有效性。2.送货单送货单应详细记录货物的名称、规格型号、数量、单价、总价、送货日期、送货地址、收货单位等信息。送货单应由供应商和本公司授权的收货人员签字确认，签字应清晰可辨，注明签字日期。3.采购合同采购合同应明确双方的权利义务，包括货物或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。采购合同应加盖双方公司公章或合同专用章，合同签订日期应明确。4.验收单验收单应记录货物的验收情况，包括验收日期、验收人员、货物名称、规格型号、数量、质量状况等信息。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因及处理意见。三、报账流程1.报账申请供应商完成业务后，应按照本公司要求填写报账申请表，申请表应包括供应商名称、报账期间、报账金额、报账项目、发票号码、送货单号、合同编号等信息。报账申请表应由供应商授权代表签字并加盖供应商公章。2.初审本公司采购部门收到供应商报账申请表后，应核对申请表与采购合同、送货单、验收单等相关凭证的一致性，对报账金额、项目等进行初步审核。初审合格的，采购部门应在报账申请表上签署审核意见，并将申请表及相关凭证一并提交给财务部门。3.复审财务部门收到采购部门提交的报账申请资料后，应进行复审。复审内容包括发票的真实性、合法性、有效性，报账金额的准确性，报账项目与合同约定的一致性等。财务部门应核对发票与送货单、验收单等凭证的内容是否相符，发票金额是否与合同约定的金额一致，报账项目是否符合公司财务制度规定。对于不符合要求的报账申请，财务部门应及时与采购部门沟通，要求供应商补充或更正相关资料。4.审批复审通过的报账申请，由财务部门提交给公司相关领导进行审批。审批流程按照公司内部审批权限执行，各级领导应认真审核报账申请，签署审批意见。审批通过的，财务部门应按照公司财务制度规定进行账务处理；审批不通过的，财务部门应将报账申请资料退回采购部门，并向供应商说明原因。5.付款财务部门根据审批结果，按照公司付款流程安排付款。付款方式应符合合同约定和公司财务制度规定，包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。付款前，财务部门应核对供应商银行账户信息，确保付款信息准确无误。付款后，财务部门应及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等信息。四、报账时间规定1.供应商应在每月[具体日期]前提交上月的报账申请资料，遇节假日顺延。2.本公司财务部门应在收到报账申请资料后的[X]个工作日内完成初审，初审通过后的[X]个工作日内完成复审，复审通过后的[X]个工作日内提交公司领导审批。3.公司领导应在收到报账申请资料后的[X]个工作日内完成审批。4.财务部门应在审批通过后的[X]个工作日内安排付款。五、报账监督与检查1.公司内部审计部门应定期对供应商报账情况进行审计检查，检查内容包括报账凭证的真实性、准确性、完整性，报账流程的合规性，付款情况等。2.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.对于违反本制度规定的供应商，公司将视情节轻重采取相应的处罚措施，包括但不限于拒绝报账、暂停合作、扣除货款、追究法律责任等。4.公司鼓励员工对供应商报账过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。六