钉钉使用管理规范制度

PAGE钉钉使用管理规范制度一、总则（一）目的为规范公司/组织内部钉钉的使用，提高工作效率，确保信息安全，特制定本管理规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工。（三）基本原则1.合法合规原则：钉钉的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准。2.安全保密原则：严格保护公司/组织及员工的信息安全，防止信息泄露。3.高效工作原则：充分利用钉钉的功能，促进工作流程优化，提高工作效率。二、账号管理（一）账号申请1.新员工入职时，由人力资源部门统一提交钉钉账号开通申请，填写员工基本信息，确保账号信息准确无误。2.员工离职时，所在部门应及时通知人力资源部门，由人力资源部门在钉钉系统中进行账号停用操作。（二）账号使用1.员工应妥善保管个人账号及密码，不得将账号转借他人使用。2.如发现账号异常或被盗用，应立即联系公司/组织的钉钉管理员，并及时修改密码。（三）账号权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，由所在部门负责人提出权限申请，经上级领导审批后，由钉钉管理员进行权限设置。2.权限设置应遵循最小化原则，确保员工仅拥有完成工作所需的权限。三、沟通协作（一）即时通讯1.鼓励员工使用钉钉进行即时通讯，以提高沟通效率。2.在使用即时通讯时，应注意语言文明，不得发送与工作无关的信息。3.对于重要工作事项的沟通，应尽量采用文字形式，并确保信息准确、清晰。（二）群组管理1.因工作需要创建群组时，应由发起人填写群组名称、目的、成员范围等信息，并提交所在部门负责人审批。2.群组管理员应负责群组成员的管理，确保群内信息与工作相关，不得发布未经证实的消息、谣言或敏感信息。3.对于长期不活跃或已完成工作任务的群组，管理员应及时进行清理。（三）文件共享1.员工可在钉钉上共享工作文件，但应确保文件内容合法合规、不涉及公司/组织机密信息。2.共享文件时，应设置合理的权限，确保只有相关人员能够访问。3.定期清理共享文件，删除不再使用或已过期的文件。四、工作流程（一）流程设计1.根据公司/组织的业务流程，梳理并设计适合在钉钉上运行的工作流程，如审批流程、报销流程等。2.工作流程应明确各环节的责任人、操作要求和时间节点，确保流程顺畅、高效。（二）流程执行1.员工应严格按照设计好的工作流程在钉钉上进行操作，不得擅自跳过或简化流程。2.对于流程中出现的问题或异常情况，应及时反馈给流程负责人或相关部门进行处理。（三）流程优化1.定期对工作流程进行评估和优化，根据实际工作情况和业务发展需求，调整流程中的环节和要求。2.鼓励员工提出关于流程优化的建议和意见，共同推动公司/组织工作流程的持续改进。五、会议管理（一）会议发起1.发起会议时，应填写会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前发送会议通知。2.对于重要会议，应提前准备会议资料，并确保参会人员提前知晓会议内容和要求。（二）会议组织1.会议组织者应提前到达会议现场，做好会议设备的调试和准备工作。2.会议期间，应维持良好的会议秩序，确保参会人员专注于会议内容，不得随意打断或干扰会议进程。（三）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、决议事项和责任人等。2.会议记录应在会议结束后及时整理，并发送给参会人员确认。（四）会议纪要1.根据会议记录，及时撰写会议纪要，明确会议的主要成果和下一步工作计划。2.会议纪要应发送给相关部门和人员，作为工作执行和监督的依据。六、移动办公（一）移动应用使用1.鼓励员工使用钉钉的移动应用进行移动办公，如考勤打卡、审批等。2.在使用移动应用时，应确保网络安全，避免在不安全的网络环境下进行敏感操作。（二）数据同步1.钉钉会自动同步员工在移动端和PC端的操作数据，员工应及时关注数据变化，确保工作数据的一致性。2.如发现数据同步异常，应及时联系钉钉管理员进行处理。七、信息安全（一）信息保密1.员工在使用钉钉过程中，应严格遵守公司/组织的信息保密制度，不得泄露公司/组织机密信息。2.对于涉及公司/组织机密的文件和信息，应采取加密存储、传输等措施，确保信息安全。（二）安全防护1.安装正版杀毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统更新，防止恶意软件和网络攻击。2.不随意点击来源不明的链接和下载未知文件，避免因操作不当导致信息安全事故。（三）安全培训1.公司/组织定期组织钉钉使用的信息安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。2.员工应积极参加信息安全培训，掌握基本的安全防范知识和技能。八、监督与考核（一）监督机制1.设立钉钉使用监督小组，定期对员工的钉钉使用情况进行检查和监督。2.监督小组可通过查看聊天记录、工作流程执行情况、文件共享等方式，对员工的钉钉使用行为进行评估。（二）考核标准1.将钉钉使用情况纳入员工绩效考核体系，考核指标包括沟通协作效率、工作流程执行情况、信息安全等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，对违反规定的员工进行相应的处罚。（三）违规处理1.对于违反本管理规范制度的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处罚。2.如因违规行为给公司/组织造成损失的，应依法追究相关