建材询价制度规范

PAGE建材询价制度规范一、总则（一）目的为规范公司建材采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效益，保障公司工程建设等项目的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及建材采购询价的所有部门及项目，包括但不限于新建工程、改建工程、维修工程等所需的各类建筑材料、构配件及设备的询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：建材询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及结果应向相关部门及人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证建材质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各项目部门或使用部门根据工程进度及实际需求，填写《建材采购需求申请表》，详细注明所需建材的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到需求申请后，对所需建材进行分类整理，确定询价范围。2.收集市场上相关建材供应商的信息，建立供应商信息库，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、信誉状况等。3.根据建材特点及采购需求，制定询价文件，询价文件应包含以下内容：建材的详细规格、型号、质量标准等技术要求。数量及交货时间要求。报价要求，明确报价方式（如含税价、不含税价等）、报价有效期等。售后服务要求，如质保期、维修响应时间等。（三）询价实施1.采购部门向供应商信息库中的潜在供应商发送询价文件，同时明确询价截止时间。2.供应商应在规定时间内按照询价文件要求进行报价，并将报价文件密封后提交至采购部门。报价文件应包括报价单、营业执照副本复印件、产品质量证明文件、售后服务承诺等相关资料。3.采购部门对收到的报价文件进行登记，检查报价文件的完整性和合规性。（四）询价评审1.采购部门组织相关人员组成询价评审小组，评审小组成员应包括采购部门代表、技术部门代表、质量部门代表等，必要时可邀请外部专家参与。2.评审小组对各供应商的报价文件进行评审，评审内容包括：报价合理性：对比各供应商的报价，分析价格差异原因，判断报价是否合理。产品质量：审查供应商提供的产品质量证明文件，评估产品质量是否符合要求。售后服务：考察供应商的售后服务承诺，包括质保期、维修响应时间、服务内容等。供应商信誉：查询供应商的信誉记录，了解其商业信誉、履约能力等情况。3.评审小组根据评审结果，对各供应商进行综合评分，并按照得分高低进行排序，推荐得分最高的供应商为中标候选人。（五）结果确定1.采购部门将询价评审结果提交至公司采购决策层，采购决策层根据评审小组的推荐意见，最终确定中标供应商。2.采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，同时将中标结果通知其他未中标的供应商。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商按照《中标通知书》及询价文件要求，签订建材采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括建材的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订后，采购部门应将合同副本提交至财务部门、项目部门等相关部门备案。三、询价文件编制规范（一）技术要求1.详细描述建材的规格、型号、性能参数等技术指标，确保供应商能够准确理解采购需求。2.引用相关国家标准、行业标准或企业内部标准，作为建材质量的依据。3.对于有特殊要求的建材，应明确提出特殊技术要求，如防火性能、防水性能、环保指标等。（二）数量及交货时间要求1.准确填写所需建材的数量，如有分批交货要求，应明确各批次的交货数量和时间。2.明确预计到货时间，并根据项目进度合理安排交货时间节点，确保不影响工程建设。（三）报价要求1.规定报价方式，如含税价、不含税价、综合单价等，避免报价歧义。2.明确报价有效期，一般为[X]个工作日，在有效期内供应商的报价有效，过期报价无效。3.要求供应商提供详细的报价明细，包括各项费用组成、价格分析等，便于评审小组进行评审。（四）售后服务要求1.明确质保期，质保期应符合国家相关规定及行业惯例，一般不少于[X]年。2.规定维修响应时间及服务内容，如接到维修通知后[X]小时内响应，[X]个工作日内到达现场进行维修等。3.要求供应商提供售后服务承诺函，明确售后服务责任和义务。四、询价评审标准（一）报价评审1.以各供应商的报价为基础，计算算术平均值作为基准价。2.将各供应商的报价与基准价进行比较，计算价格得分。价格得分计算公式为：价格得分=（基准价÷报价）×价格权重×100。价格权重根据项目情况设定，一般为[X]%。3.对于报价明显高于或低于其他供应商的情况，评审小组应要求供应商进行说明，如无合理理由，可适当降低或提高其价格得分。（二）质量评审1.根据供应商提供的产品质量证明文件，如质量检验报告、产品认证证书等，评估产品质量是否符合询价文件要求。2.对于质量不符合要求的供应商，直接判定为不合格，取消其评审资格。3.对于质量合格的供应商，根据产品质量的优劣程度给予相应的质量得分，质量得分范围为[X][X]分。（三）售后服务评审1.审查供应商的售后服务承诺，包括质保期、维修响应时间、服务内容等。2.对于售后服务承诺不完善或不符合要求的供应商，酌情扣分。3.根据售后服务的完善程度和可靠性，给予售后服务得分，售后服务得分范围为[X][X]分。（四）信誉评审1.查询供应商的信誉记录，包括是否存在商业欺诈、拖欠货款、产品质量纠纷等不良记录。2.对于信誉良好的供应商，给予较高的信誉得分；对于存在不良记录的供应商，根据情节严重程度给予相应的扣分。3.信誉得分范围为[X][X]分。（五）综合评分计算1.综合得分=价格得分×价格权重+质量得分×质量权重+售后服务得分×售后服务权重+信誉得分×信誉权重。2.质量权重、售后服务权重、信誉权重根据项目情况设定，一般分别为[X]%、[X]%、[X]%。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、产品质量、信誉状况等方面的要求。2.新供应商申请加入供应商信息库时，应提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门对新供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况，符合准入标准的供应商方可进入信息库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价周期一般为每年一次。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.采购部门收集各项目部门及使用部门对供应商的反馈意见，结合采购记录、质量检验报告等相关资料，对供应商进行综合评价。3.根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价为优秀的供应商，在后续采购中可给予一定的优先待遇；对于评价为不合格的供应商，应及时清理出供应商信息库，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予表彰、奖励或增加采购份额等激励措施。2.对于违反合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位等的供应商，采取警告、罚款、减少采购份额、暂停合作直至终止合作等约束措施。3.与供应商签订诚信合作协议，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为，维护公司利益。六、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对建材询价采购活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、评审结果是否公正、合同签订及执行是否规范等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报建材询价采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。3.项目部门及使用部门有权对建材询价采购过程进行监督，如发现问题可及时向采购部门或相关管理部门反映。（二）外部监督1.接受政府相关部门及行业协会的监督检查，确保公司建材询价采购活动符合法律法规及行业规范要求。2.对于涉及重大项目或社会关注度较高的建材采购询价活动，可邀请社会公众参与监督，提高采购活动的透明度。（三）违规处理1.对于在建材询价采购活动中违反本制度规范的部门