学校行文规范制度

PAGE学校行文规范制度总则制定目的为了确保学校各类文件的规范性、准确性和严肃性，提高学校行政管理效率，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本行文规范制度。适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类公文、报告、通知、函件等书面文件。基本原则1.合法性原则：学校行文必须符合国家法律法规以及教育主管部门的相关规定。2.准确性原则：文件内容应准确表达意图，数据准确、逻辑清晰，避免模糊、歧义或错误信息。3.规范性原则：行文格式、语言表达、字体字号等应遵循统一规范，保持一致性和严肃性。4.时效性原则：文件应及时传达、处理，确保信息的及时有效，避免延误工作。行文格式页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸（210mm×297mm）纵向排版。2.页边距：上、下页边距各为2.54cm，左、右页边距各为3.17cm。标题1.字体字号：一般用二号宋体字，居中排列，标题应准确概括文件核心内容。2.分行要求：标题字数较多时，可分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。主送机关1.位置：在标题下空一行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。2.适用情况：上行文一般只写一个主送机关，下行文可以有多个主送机关，平行文根据需要确定主送机关。正文1.字体字号：一般用三号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。2.段落格式：首行缩进2个字符，行距一般为固定值28磅。附件1.标识：如有附件，在正文下空一行左空2字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。2.顺序号：附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。3.排版：附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。发文机关署名1.位置：单一机关制发的公文在正文右下方落款处署发文机关全称或规范化简称，并在其下一行右空4字标识成文日期。2.印章：加盖印章应上距正文（或附件说明）一行之内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期1.字体字号：用阿拉伯数码将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），一般右空4字编排。2.确定原则：会议通过的决议、决定等，以会议通过日期为准；经机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；法规性文件以批准日期为准；电报以发出日期为准。附注1.标识：如有附注，用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。2.内容：附注主要用于对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至××级”“此件可见报”等。主题词1.标识：“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋体字；词目之间空1字。2.内容：主题词应准确、规范地反映公文的主要内容，一般不超过5个。抄送机关1.标识：“抄送”用三号仿宋体字，在主题词下一行，左空1字，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。2.适用情况：除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关；向上级机关行文，不得抄送其下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关；受双重领导的机关向上行文，应当写明主送机关和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。行文规则行文关系1.学校各部门之间应根据各自的职责范围和工作需要，按照隶属关系和职权范围确定行文关系。2.上行文应主送直接上级机关，一般不得越级请示和报告，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。3.下行文可以主送直属下级机关，也可以根据需要抄送相关部门。4.平行文应根据工作需要直接行文给相关部门或单位。联合行文1.同级机关或部门可以联合行文。联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。2.联合行文时，主办机关应排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序依次排列。3.联合行文的文稿必须经各联署机关的负责人会签。请示行文1.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。2.除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。3.下级机关一般不得越级请示问题，因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。报告行文1.报告不得夹带请示事项。2.对于上级机关交办的事项，应及时报告办理结果；对于工作中出现的重大问题或突发事件，应及时向上级机关报告情况。其他行文要求1.涉及多个部门职责范围的事项，应由有关部门联合行文，明确主办部门；部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。2.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。3.公文一般不得直接报送给领导个人，但领导交办的事项除外。如需向领导个人报送公文，应通过学校办公室按程序办理。发文办理拟稿1.拟稿人应根据工作需要，认真撰写公文内容，确保文件主题明确、内容完整、条理清晰、表达准确。2.拟稿人应严格按照本制度规定的行文格式进行排版，注明发文机关、主送机关、抄送机关（如有）、标题、正文、附件（如有）、发文机关署名、成文日期等要素。3.拟稿人应在拟稿纸首页注明拟稿部门、拟稿人姓名、拟稿日期，并对文件内容的真实性、准确性负责。审核1.拟稿完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件内容是否符合法律法规和政策要求，是否与学校整体工作部署一致，行文格式是否规范，语言表达是否准确等。2.部门负责人审核通过后，将文件送学校办公室进行核稿。学校办公室核稿人员应重点审核文件的格式规范、文字表述、逻辑结构等方面的问题，并对文件内容进行必要的修改和完善。3.对于涉及重要事项、重大决策或与其他部门有交叉的文件，学校办公室应组织相关部门进行会审，确保文件的科学性、合理性和可行性。签发1.经审核无误的文件，按照学校的签发程序进行签发。一般文件由部门负责人签发；重要文件、涉及全局性工作的文件由学校领导签发。2.签发人应认真审阅文件内容，签署明确的意见，并注明签发日期。如对文件内容有修改意见，应及时反馈给拟稿人进行修改。编号1.学校办公室对已签发的文件进行编号登记，编号应按照一定的规则进行编排，确保文件编号的唯一性和连续性。2.文件编号应标注在文件首页的右上角，一般采用“[学校简称]××字[年度]第××号”的格式。印制1.文件编号登记后，由学校办公室安排专人进行印制。印制人员应严格按照审核后的文件格式和内容进行排版印刷，确保文件质量。2.印制过程中应注意保密，防止文件内容泄露。印制完成后，应对文件进行校对，确保文字、格式等方面无差错。用印1.文件印制完成后，由学校办公室负责加盖印章。加盖印章应严格按照规定的位置和要求进行，确保印章清晰、端正。2.用印前应认真核对文件内容、发文机关署名和成文日期等信息，确保无误后方可加盖印章。分发1.文件用印后，由学校办公室按照文件的主送机关、抄送机关（如有）进行分发。分发应及时、准确，确保文件能够按时送达相关部门或单位。2.对于重要文件或紧急文件，应采用专人送达、机要通信等方式进行传递，确保文件的安全和及时送达。收文办理签收1.学校办公室负责签收上级机关、其他单位发送的公文。签收人员应认真核对公文的数量、种类、封口等情况，确保公文完整无缺。2.签收后，应在公文投递单或送文簿上签字，并注明签收日期。登记1.对签收的公文，学校办公室应及时进行登记。登记内容包括公文的编号、标题、发文字号、发文机关、主送机关、抄送机关、成文日期、密级、份数、收文日期等信息。2.登记应准确、详细，便于公文的查询和管理。登记后，应将公文及时分送相关部门或人员进行办理。初审1.学校办公室对收到的公文进行初审，重点审核公文的内容是否符合学校工作需要，行文格式是否规范，是否需要办理等。2.对于不符合要求的公文，应及时与发文机关联系，说明情况并要求补充或修改；对于不需要办理的公文，应按照规定进行存档或销毁。承办1.根据公文的内容和要求，学校办公室将公文分送相关部门或人员进行承办。承办部门或人员应认真负责地办理公文，及时反馈办理结果。2.对于涉及多个部门的公文，学校办公室应明确主办部门和协办部门，并协调各部门之间的工作，确保公文办理的顺利进行。传阅1.对于需要传阅的公文，学校办公室应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅。传阅人员应在公文传阅单上签字，并注明传阅日期。2.传阅过程中应注意及时传递公文，避免公文积压或延误。对于重要公文，应优先传阅，并及时反馈传阅意见。催办1.学校办公室对公文的办理情况进行催办，确保公文能够按时办理完毕。催办方式可以采用电话催办、书面催办等形式。2.承办部门或人员应及时向学校办公室反馈公文办理进展情况，对于因特殊原因不能按时办理的公文，应说明原因并提出办理期限。答复1.承办部门或人员对公文办理完毕后，应及时向发文机关或相关部门进行答复。答复应准确、清晰，涵盖公文所涉及的问题和处理结果。2.答复公文应按照规定的格式进行撰写，并加盖学校印章。答复后，应将答复公文的副本存档备查。归档1.公文办理完毕后，学校办公室应及时将公文进行归档。归档应按照公文的种类、年度、保管期限等进行分类整理，确保公文档案的完整性和系统性。2.归档后的公文应妥善保管，便于查询和利用。同时，应按照档案管理的规定，定期对公文档案进行清理和销毁，确保档案的安全和保密。公文管理保密管理1.学校应加强公文的保密管理，严格遵守国家有关保密法律法规和学校的保密制度。2.对于涉及国家机密、学校机密等重要文件，应按照规定进行密级标识，并采取相应的保密措施，如专人保管、加密存储、限制传阅范围等。3.公文的起草、审核、印制、传递、使用、保管、销毁等各个环节都应严格保密，防止文件内容泄露。借阅管理1.因工作需要借阅公文的，应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅时间、借阅用途等信息，并经部门负责人或相关领导批准。2.借阅人员应按照规定的时间归还公文，不得擅自转借他人或延长借阅期限。借阅期间应妥善保管公文，不得损坏、丢失或擅自涂改文件内容。3.学校办公室应建立公文借阅登记台账，对借阅情况进行详细记录，以便查询和监督。保管期限1.公文的保管期限应根据文件的性质、重要程度、历史价值等因素确定。一般分为永久保管、长期保管和短期保管。2.对于具有重要历史价值、法规性文件、涉及学校重大决策等文件，应永久保管；对于一般性文件、在一定时期内具有查考利用价值的文件，可长期保管或短期保管。3.学校办公室应定期对公文进行清理，按照保管期限的规定，对到期的公文进行鉴定和销毁，确保公文档案的质量和安全