档案室调档制度规范

PAGE档案室调档制度规范一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室的档案管理，规范调档行为，确保档案的安全与完整，保障档案的合理利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工因工作需要调阅、借阅、复印档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保调档行为合法合规。2.安全保密原则：调档过程中要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供支持。4.登记备案原则：对每一次调档行为进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、调档申请（一）申请主体本公司/组织内部各部门及员工因工作需要可提出调档申请。（二）申请流程1.调档申请人需填写《调档申请表》，详细注明调档目的、调档内容、预计归还日期等信息。2.将填写完整的《调档申请表》提交至所在部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况，审核调档申请的必要性和合理性，签署审批意见。3.经部门负责人审批通过后，申请人将《调档申请表》提交至档案室。三、调档审批（一）审批主体档案室管理人员负责对调档申请进行最终审批。（二）审批标准1.调档目的是否明确且与工作相关，是否符合公司/组织的业务需求。2.调档内容是否准确、合理，是否会对档案的安全与完整造成影响。3.预计归还日期是否合理，是否能满足工作需要且不影响档案的正常管理。（三）审批流程1.档案室管理人员收到《调档申请表》后，应在[X]个工作日内完成审批。2.对于符合审批标准的申请，档案室管理人员予以批准，并在《调档申请表》上签署同意意见。3.对于不符合审批标准的申请，档案室管理人员应向申请人说明原因，并要求其补充或修改相关信息后重新提交申请。四、调档方式（一）调阅1.申请人经审批同意后，可在档案室管理人员的陪同下在档案室现场调阅档案。2.调阅过程中，申请人应遵守档案室的规章制度，保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案室管理人员应监督调阅过程，确保档案的安全与完整。调阅结束后，应及时对档案进行整理和归位。（二）借阅1.对于需要借出档案室的档案，申请人应在《调档申请表》上明确标注“借阅”。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，申请人应提前向档案室管理人员提出申请，并说明原因。档案室管理人员根据实际情况决定是否批准延长申请。3.借阅档案时，档案室管理人员应与申请人办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，详细记录档案名称、数量、借阅日期、预计归还日期、借阅人姓名及部门等信息。4.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因工作需要确需复制、摘抄档案内容，应按照本制度的相关规定另行申请。5.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还至档案室。档案室管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性及是否有损坏等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。（三）复印1.申请人如需复印档案，应在《调档申请表》上明确标注“复印”，并注明复印内容及用途。2.复印申请同样需经审批通过。档案室管理人员根据审批意见，对符合规定的复印申请进行办理。3.复印档案时，档案室管理人员应按照申请人的要求进行复印操作，并对复印份数进行登记。复印完成后，应将复印件交给申请人，并在《调档申请表》上注明复印情况。4.对于涉及重要机密或敏感信息的档案，原则上不允许复印。如因特殊工作需要必须复印，应经公司/组织相关领导批准，并采取必要的保密措施。五、调档期限（一）调阅期限调阅档案一般应在档案室现场进行，如需带出档案室，调阅期限不得超过[X]个工作日。（二）借阅期限借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，最长不超过[X]个工作日。（三）逾期处理1.调档人未能在规定期限内归还档案的，应提前向档案室管理人员说明原因并申请延期。未经批准逾期未还的，档案室管理人员应及时发出催还通知。2.对于多次逾期未还或经催还仍不归还档案的调档人，档案室有权采取相应措施，如暂停其调档权限、在公司/组织内部进行通报批评等，并要求其承担由此造成的一切后果。六、档案归还（一）归还要求1.调档人应按照规定的期限将档案完整、无损地归还至档案室。2.归还档案时，调档人应与档案室管理人员共同核对档案的数量、内容及完整性等情况。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，调档人应承担相应责任，并按照公司/组织的相关规定进行处理。（二）归还流程1.调档人将归还的档案交至档案室，档案室管理人员对档案进行检查核对。2.核对无误后，档案室管理人员在《档案借阅登记表》或相关调档记录上注明档案已归还，并由调档人签字确认。3.档案室管理人员将归还的档案进行整理归位，确保档案存放有序，便于后续查询和利用。七、档案保密与安全（一）保密措施1.调档过程中涉及的档案信息属于公司/组织的机密内容，调档人应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。2.档案室管理人员应对调档过程中接触到的档案信息严格保密，不得擅自传播或用于非工作目的。3.对于涉及重要机密的档案调阅、借阅和复印，应采取专人专管、单独登记等特殊保密措施，确保档案信息安全。（二）安全保障1.档案室应具备完善的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案在调档过程中的安全。2.调档人在档案室现场调阅档案时，应注意保护档案安全，不得随意翻动或破坏档案室的设施设备。3.借阅档案带出档案室期间，调档人应妥善保管档案，防止档案丢失、被盗或损坏。如发生档案安全事故，调档人应及时报告档案室管理人员，并积极配合采取措施进行处理。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案室调档制度的执行情况进行检查。2.监督小组应重点检查调档申请、审批、调档方式、期限、归还等环节的执行情况，确保调档行为规范有序。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.积极配合国家档案管理部门及相关行业主管部门的监督检查工作，如实提供调档制度执行情况及相关档案资料。2.对于外部检查提出的意见和建议，应认真对待，及时整改，不断完善档案室调档制度规范。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自调档。2.调档目的不明确或与工作无关。3.违反调档期限规定，逾期未还档案且未办理延期手续。4.调档过程中违反档案保密与安全规定，如泄露档案信息、损坏或丢失档案等。5.擅自转借、复印、摘抄档案内容或对档案进行涂改、标记、污损等。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的调档人，给予警告处分，并要求其立即整改违规行为。2.对于多次违规或情节严重的调档人，除给予相应的纪律处分外，还应根据造成的损失情况要求其承担经济赔偿责任。3.如违规行