公安局档案制度规范

PAGE公安局档案制度规范一、总则（一）目的为加强公安局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公安局工作实际，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公安局机关各部门、直属单位及派出机构在各项工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公安局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公安工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得篡改、伪造档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为公安工作提供有力支持。4.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案泄露、丢失和损坏。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公安局设立专门的档案管理部门，负责全局档案管理工作的组织、协调和指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度和工作规范。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全与完整。5.开展档案的开发利用工作，为公安工作提供档案信息服务，依法依规做好档案的查阅、借阅等工作。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局民警的档案意识和业务水平。7.参与档案鉴定、销毁等工作，对拟销毁档案进行审核并按规定程序办理相关手续。（二）各部门兼职档案员公安局机关各部门、直属单位及派出机构应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展相关工作。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理和初步分类，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向档案管理部门报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围公安局档案收集范围包括但不限于以下几类：1.公安业务工作中形成的各类文件、文书、记录、报表、案件材料等，如刑事侦查、治安管理、交通管理、出入境管理等业务档案。2.人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、培训等方面的材料。3.财务档案，如财务预决算、会计凭证、账簿、报表等。4.基建档案，包括公安局办公场所建设、维修改造等项目的相关文件、图纸、合同等。5.设备档案，涵盖各类办公设备、警用装备等的购置、使用、维护等资料。6.声像档案，如照片、录音、录像等反映公安工作重大事件、活动等的资料。7.电子档案，包括以电子数据形式存在的各类文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.对于重要文件材料，应实行“先收集、后办理”的原则，在文件材料形成后及时收集，不得积压或遗漏。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、剪裁、损毁。4.对于外单位发来的文件材料，应及时登记、签收，并按照规定进行分发和处理。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体原则如下：1.遵循文件材料的自然形成规律，按照时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.保持文件材料之间的内在联系，将同一问题、同一案件、同一项目等相关的文件材料集中整理在一起。3.区分文件材料的不同价值，将重要文件、永久保存文件与一般文件、定期保存文件分别整理。4.便于保管和利用，采用科学合理的分类方法和编号系统，确保档案的整齐有序，易于查找。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案、声像档案、电子档案等类别。其中，文书档案按照年度文件保管期限机构（问题）进行分类；业务档案根据不同业务类型进行分类，如刑事侦查档案可按案件性质、立案时间等分类。2.编号编目为便于档案的管理和查找，应对每一份档案进行编号，并编制详细的目录。编号应具有唯一性和系统性，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.装订对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐牢固，便于翻阅。4.装盒上架将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、年度等信息，然后按照编号顺序上架存放。四、档案的保管（一）保管场所公安局应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内。（二）保管设备1.档案架应选用坚固耐用、符合档案存放要求的档案架，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.温湿度调节设备配备必要的温湿度调节设备，如空调、除湿机等，确保档案库房的温湿度符合要求。3.防火防盗设备安装防火、防盗报警装置，配备灭火器、消防栓等消防设备，确保档案库房的安全。4.防虫防鼠设备放置防虫、防鼠药品和器材，防止档案受到虫害和鼠害。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公安局主要职能活动和历史面貌的，对公安工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公安工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对公安工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。5.做好档案库房的安全保卫工作，确保档案的安全与保密。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本局档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务公安工作原则档案利用应紧密围绕公安工作实际需要，为案件侦查、行政管理、决策支持等提供有力的档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。2.借阅确需借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。3.复制根据工作需要，经档案管理部门负责人批准，查阅人员可以对档案进行复制。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、审批情况、归还日期等。利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织公安局成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对全局档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的价值标准，确定其保管期限和存毁。2.分析档案内容审查档案所反映的公安工作活动、事件、问题等的重要性和历史意义及现实利用价值。3.参考档案来源考虑档案的形成部门、时间、背景等因素，判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公安局分管领导审批后，报上级档案管理部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否一致，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门在工作中形成的电子文件应按照档案管理要求及时收集，确保电子文件的完整性和准确性。2.电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，以便于长期保存和利用。3.对于重要的电子文件，应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。（二）电子档案整理1.电子档案应按照档案分类标准进行分类整理，建立电子档案目录数据库。2.对电子档案进行编号编目，编号应与纸质档案编号相对应，并在电子档案目录数据库中注明档案的题名日期、保管期限、密级等信息。3.电子档案应进行元数据著录，元数据应包括文件的题名、作者、日期、格式、来源等信息，以便于电子档案的检索和利用。（三）电子档案保管与利用1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。存储设备应存放在符合要求的环境中，防止数据丢失和损坏