合同规范及审查制度

PAGE合同规范及审查制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.审慎审查原则：对合同条款进行全面、细致的审查，确保合同内容合法、合理、明确，避免潜在风险。3.风险防控原则：强化合同风险意识，从合同订立前的调查、谈判到合同履行过程中的监督、变更等环节，进行全程风险防控。4.效益优先原则：在保证合同合法合规、风险可控的前提下，追求合同履行的经济效益和社会效益最大化。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作，其职责如下：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与重大合同的谈判、起草、审查等工作。3.负责合同文本的统一编号、归档、保管等工作。4.对合同履行情况进行跟踪、监督，及时发现和解决合同履行过程中的问题。5.定期对合同管理工作进行总结、分析，提出改进建议。（二）业务部门业务部门是合同的承办部门，负责合同的前期调查、谈判、起草等工作，并对合同的真实性、合法性、可行性负责。其职责如下：1.负责收集、整理与合同相关的业务资料，进行市场调研和风险评估。2.与合同对方进行谈判，协商合同条款，起草合同初稿。3.将合同初稿提交合同管理部门进行审查，并根据审查意见进行修改完善。4.负责合同的签订、履行、变更、解除等具体工作，并及时向合同管理部门反馈合同履行情况。（三）法务部门法务部门负责从法律专业角度对合同进行审查，提供法律意见和建议，防范法律风险。其职责如下：1.对合同文本进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.对合同中的法律风险进行评估，提出防范措施和建议。3.参与重大合同纠纷的处理，提供法律支持。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审查，关注合同的资金收付、成本核算等财务事项，确保合同履行符合公司财务规定。其职责如下：1.审查合同中的付款方式、结算时间、资金预算等财务条款是否合理。2.对合同履行过程中的财务收支情况进行监督，确保资金安全。3.协助业务部门进行合同成本核算和效益分析。三、合同签订流程（一）合同立项业务部门根据业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景及预期目标等。合同立项申请经部门负责人审核后，提交合同管理部门备案。（二）合同调查合同管理部门根据合同立项申请，组织相关人员对合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查。调查内容包括但不限于对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、涉诉情况等。业务部门应积极配合合同管理部门开展调查工作，提供相关资料和信息。（三）合同谈判业务部门在合同调查的基础上，与合同对方进行谈判。谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，明确谈判目标和底线，争取有利的合同条款。谈判过程中，应做好记录，形成《合同谈判记录》。合同谈判结束后，业务部门应根据谈判结果起草合同初稿。（四）合同审查合同初稿完成后，业务部门应将其提交合同管理部门进行初审。合同管理部门初审通过后，送法务部门进行合法性审查，送财务部门进行财务条款审查。各审查部门应在规定时间内出具审查意见，业务部门根据审查意见对合同初稿进行修改完善。如审查意见存在重大分歧，由合同管理部门组织相关部门进行协商沟通，达成一致意见后再对合同进行修改。（五）合同签订经审查通过的合同，由业务部门负责与合同对方签订。签订合同前，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本内容与审查通过的版本一致。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行编号、归档。四、合同审查内容（一）合法性审查1.合同主体是否合法，是否具备签订合同的资格和能力。2.合同内容是否符合法律法规的强制性规定，是否损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.合同签订程序是否合法，是否符合公司内部规定的审批流程。（二）合理性审查1.合同条款是否合理、公平，是否体现了双方的真实意愿和利益平衡。2.合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式等条款是否明确、具体，具有可操作性。3.合同的违约责任条款是否合理，是否能够有效约束双方履行合同义务。（三）完整性审查1.合同文本是否完整，是否包含了必要的条款和附件。2.合同条款之间是否相互衔接、逻辑一致，有无矛盾或歧义之处。3.合同的附件是否齐全、有效，与合同正文是否相互印证。（四）风险防控审查1.对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，如市场风险、信用风险、法律风险、不可抗力风险等。2.审查合同中是否有相应的风险防控措施，如违约责任条款、担保条款、保险条款等。3.对合同变更、解除、终止等情况的处理是否明确、合理，是否能够有效防范风险。五、合同履行与监督（一）合同履行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定全面履行自己的义务，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如遇不可抗力、政策调整、市场变化等因素影响合同履行的，业务部门应及时通知合同对方，并采取合理措施减少损失。同时，应按照公司规定的程序办理合同变更、解除等手续。（二）合同监督1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪、监督，定期检查合同履行进度，及时发现和解决合同履行过程中的问题。2.业务部门应定期向合同管理部门反馈合同履行情况，提交《合同履行情况报告》，报告内容包括合同履行进度、存在的问题及解决措施、下一步工作计划等。3.合同管理部门在监督过程中发现合同履行存在重大问题或风险的，应及时向公司领导汇报，并会同相关部门研究制定解决方案。六、合同变更、解除与终止（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审查、签订，并及时提交合同管理部门备案。（二）合同解除1.合同双方协商一致可以解除合同。解除合同应签订书面的合同解除协议，并按照合同签订流程进行审查、签订，及时提交合同管理部门备案。2.如因一方违约或出现法定解除情形导致合同解除的，另一方应及时通知对方，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。（三）合同终止1.合同履行完毕、合同解除、债务抵销、债权人免除债务、债权债务同归于一人等情形出现时，合同终止。2.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，办理结算手续，并将合同履行情况报告合同管理部门。合同管理部门应将合同终止情况进行记录、归档。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程和审查制度签订、履行合同，避免因合同条款不明确、履行不当等原因引发纠纷。2.定期对合同履行情况进行检查、分析，及时发现潜在的纠纷隐患，并采取有效措施加以防范。（二）纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时向合同管理部门报告，并积极与合同对方协商解决。协商过程中，应做好记录，争取达成和解协议。2.如协商不成，业务部门应及时收集相关证据，会同法务部门研究制定纠纷处理方案，并按照公司规定的程序进行处理。纠纷处理过程中，应充分维护公司的合法权益，避免损失扩大。八、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、《合同立项申请表》、《合同谈判记录》、《合同审查意见》、《合同履行情况报告》等资料提交合同管理部门。合同管理部门负责对上述资料进行整理、编号、归档。（二）档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全、完整。合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门办理查阅手续。查阅人员