档案柜管理制度规范

PAGE档案柜管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司档案柜的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有使用档案柜的部门和个人。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案柜存储的档案信息安全，防止泄露、篡改和丢失。2.分类管理原则：按照档案的类别、性质、时间等因素进行科学分类，便于查找和管理。3.规范操作原则：明确档案柜使用、维护、盘点等各项操作流程，确保规范化执行。4.责任追究原则：对违反档案柜管理制度的行为进行责任追究。二、档案柜的配备与管理（一）档案柜的配备1.根据公司档案管理的实际需求，合理配备档案柜的数量、规格和类型。2.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，符合国家相关标准。（二）档案柜的标识1.在档案柜显著位置张贴标识，标明档案柜的编号、存放档案的类别、保管期限等信息。2.标识应清晰、准确、持久，便于识别和查找。（三）档案柜的维护1.定期对档案柜进行检查，确保其结构牢固、柜门密封良好、锁具正常等。2.发现档案柜有损坏或故障时，应及时报修，记录维修情况。3.保持档案柜内部清洁，定期清理灰尘和杂物。（四）档案柜的盘点1.每年定期对档案柜进行全面盘点，核实档案的存放情况和数量。2.盘点过程中如发现档案缺失、损坏等问题，应及时查明原因并采取相应措施。3.做好盘点记录，包括盘点时间、人员、档案柜编号、存放档案情况等。三、档案的分类与存放（一）档案分类1.公司档案分为行政管理档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。2.各类档案可进一步细分具体的二级、三级类目，如行政管理档案可分为文件、会议记录、规章制度等。（二）存放规则1.按照档案分类，将档案存放在相应编号的档案柜中。2.同一类别的档案应集中存放，不同类别档案之间保持一定间隔。3.档案应按照时间顺序或重要程度依次排列，便于查找和取用。（三）特殊档案存放1.对于机密、绝密档案，应存放在专门的保密档案柜中，并采取加密存储等特殊措施。2.电子档案应存储在安全的存储设备中，并与纸质档案对应存放，确保信息一致。四、档案的使用与借阅（一）档案使用1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息。2.经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员应根据申请表提供相应档案，并在现场监督查阅，确保档案不被损坏、涂改或带出指定区域。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、涂改档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。五、档案的整理与归档（一）档案整理1.各部门应定期对本部门产生的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、装订等。2.整理过程中应剔除重复、无效的档案，确保档案的准确性和完整性。（二）档案归档1.整理好的档案应及时移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门在接收档案时，应核对档案的数量、类别、整理质量等，符合要求的予以归档，并登记入库。六、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无利用价值的。3.法律法规规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，说明销毁档案的名称、数量、原因等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、人员、档案名称和数量等，并由监销人员签字确认。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对档案柜管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组由档案管理部门、内部审计部门等相关人员组成。（二）检查内容1.档案柜的配备、维护、盘点情况。2.档案的分类、存放、整理、归档情况。3.档案的使用、借阅、销毁等流程执行情况。4.档案管理人员的工作规范和操作纪律。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小组。3.对违反档案柜管理制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。八、附则（一）解释权