2026年环保公司采购合同管理制度

2026年环保公司采购合同管理制度第一章总则第一条为规范环保餐具科技公司采购合同管理工作，建立健全采购合同管理体系，防范合同风险，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有的采购合同管理活动，包括原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购合同的签订、履行、变更、终止等管理工作。第三条采购合同管理应当坚持合法合规、平等自愿、诚实信用、风险防范的原则，确保采购合同的合法性、有效性和可执行性。第四条公司采购合同管理实行统一领导、分级负责、分工协作的管理体制，建立健全合同管理机构和工作机制。第五条采购部是公司采购合同管理的归口部门，负责采购合同的起草、审核、签订、履行等管理工作；法务部负责采购合同的法律审核工作。第二章合同管理机构第六条合同管理领导小组公司成立合同管理领导小组，由总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，相关部门负责人为成员，负责重大合同事项的决策和协调工作。第七条合同管理工作小组合同管理工作小组由采购部经理担任组长，相关部门人员为成员，负责采购合同的具体管理工作。第八条合同管理员采购部应当配备专职合同管理员，负责采购合同的日常管理工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、归档等工作。第九条法务审核人员法务部应当配备专职法务审核人员，负责采购合同的法律审核工作，确保合同的合法性和合规性。第三章合同签订管理第十条合同签订前准备在签订采购合同前，应当进行充分的市场调研和供应商评估，了解供应商的资质、信誉、产品质量、价格等情况，选择合适的供应商。第十一条合同起草采购合同应当由采购部负责起草，合同内容应当包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。第十二条合同审核采购合同起草完成后，应当经过相关部门审核，包括技术部审核技术条款、财务部审核价格条款、法务部审核法律条款等，确保合同条款的合理性和合法性。第十三条合同审批采购合同审核通过后，应当按照公司规定的审批权限和程序进行审批，重大合同应当报总经理审批。第十四条合同签订采购合同应当由法定代表人或者授权代表签订，签订合同时应当加盖公司公章，确保合同的法律效力。第十五条合同备案采购合同签订后，应当及时进行备案，合同副本应当送财务部、审计部等相关部门备案。第四章合同履行管理第十六条履行准备采购合同签订后，采购部应当及时与供应商沟通，明确合同履行的具体要求和时间节点，做好履行准备工作。第十七条到货验收供应商交货时，采购部应当组织相关部门进行验收，检查货物的数量、质量、规格等是否符合合同要求，验收合格后方可入库。第十八条质量检验对采购的货物应当进行质量检验，检验合格后方可使用，发现质量问题应当及时与供应商沟通解决。第十九条货款支付财务部应当按照合同约定的付款条件和时间支付货款，确保货款支付的及时性和准确性。第二十条履行跟踪采购部应当对合同履行情况进行跟踪，及时了解供应商的履行情况，发现问题及时协调解决。第二十一条履行记录应当建立合同履行记录，详细记录合同履行的情况，包括到货时间、数量、质量、付款时间、金额等信息。第五章合同变更和解除第二十二条合同变更在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同的，应当经双方协商一致，签订书面变更协议，变更协议应当与原合同具有同等法律效力。第二十三条变更程序合同变更应当按照合同签订的程序进行审核和审批，确保变更的合法性和合理性。第二十四条合同解除因不可抗力或者其他原因导致合同无法履行的，可以解除合同，合同解除应当经双方协商一致，签订书面解除协议。第二十五条解除程序合同解除应当按照合同签订的程序进行审核和审批，确保解除的合法性和合理性。第二十六条善后处理合同变更或者解除后，应当妥善处理善后事宜，包括已履行部分的结算、未履行部分的处理等。第六章合同纠纷处理第二十七条纠纷预防应当加强合同履行的监督和管理，及时发现和解决合同履行中的问题，预防合同纠纷的发生。第二十八条纠纷处理原则合同纠纷处理应当坚持协商优先、合法合规、及时有效的原则，最大限度地维护公司合法权益。第二十九条协商解决合同纠纷发生后，应当首先通过协商解决，协商不成的，可以通过调解、仲裁或者诉讼等方式解决。第三十条调解解决协商不成的，可以申请相关部门进行调解，调解达成协议的，应当签订调解协议。第三十一条仲裁解决合同中约定仲裁条款的，可以申请仲裁解决，仲裁裁决是终局的，对双方具有约束力。第三十二条诉讼解决合同中没有约定仲裁条款的，可以向人民法院提起诉讼，通过诉讼解决合同纠纷。第七章合同档案管理第三十三条档案内容采购合同档案包括合同文本、合同审批表、供应商资料、验收记录、付款凭证、变更协议、解除协议等相关资料。第三十四条档案整理应当及时整理采购合同档案，按照合同编号、签订时间等进行分类整理，确保档案的完整性和系统性。第三十五条档案保存采购合同档案应当妥善保存，建立档案台账，明确保存期限和保存方式，确保档案的安全和可追溯性。第三十六条档案查阅建立档案查阅制度，明确查阅权限和程序，确保档案的安全和保密。第三十七条档案销毁超过保存期限的合同档案，应当按照规定程序进行销毁，销毁前应当进行登记和审批。第八章合同风险管理第三十八条风险识别应当加强合同风险识别工作，识别合同签订、履行、变更、解除等各个环节的风险，包括法律风险、信用风险、履约风险等。第三十九条风险评估对识别出的合同风险进行评估，分析风险的可能性和影响程度，确定风险等级。第四十条风险控制根据风险评估结果，制定相应的风险控制措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等，确保合同风险得到有效控制。第四十一条风险监控应当加强合同风险监控工作，及时跟踪合同风险的变化情况，发现问题及时采取措施。第四十二条风险预警建立合同风险预警机制，设定风险预警指标和预警阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，采取相应的防范措施。第九章合同监督检查第四十三条监督检查职责审计部、法务部等部门应当对采购合同管理工作进行监督检查，确保合同管理工作的合法性和规范性。第四十四条监督检查内容监督检查内容主要包括合同签订程序的合规性、合同条款的合法性、合同履行的真实性、合同档案的完整性等方面。第四十五条监督检查方式监督检查方式包括定期检查和不定期抽查，定期检查每半年进行一次，不定期抽查根据需要进行。第四十六条问题整改对监督检查中发现的问题，应当及时提出整改意见，督促相关部门进行整改，确保问题得到及时解决。第十章责任追究第四十七条责任追究原则责任追究应当坚持实事求是、客观公正、权责一致、惩教结合的原则，根据违规行为的性质、情节和后果，给予相应的处理。第四十八条违规行为禁止任何单位和个人在采购合同管理中进行弄虚作假、滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等违法违规行为。第四十九条责任形式责任形式包括行政责任、经济责任和法律责任，根据违规行为的性质和情节，给予相应的处理。第五十条追究程序责任追究应当按照规定程序进行，包括调查核实、提出处理意见、审批决定、执行处