2026年机器人集成公司采购退货与索赔管理制度

2026年机器人集成公司采购退货与索赔管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购退货与索赔管理工作，明确退货与索赔的适用情形、操作流程及责任分工，保障公司合法权益，减少因采购质量、履约偏差等问题造成的经济损失，提升采购供应链风险防控能力，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程中因供应商履约不当引发的采购退货与索赔全环节管理工作；涉及的采购类型包括机器人本体采购、核心零部件采购、辅助物料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务；同时适用于与公司合作的所有供应商（含外包服务商、合作单位）相关的退货与索赔事宜。第三条核心原则（一）合法合规原则。退货与索赔工作需严格遵循相关法律法规及采购合同约定，确保流程合规、依据充分、权责明晰，不得采取违规手段开展退货与索赔。（二）及时高效原则。发现采购质量、履约偏差等问题后，相关部门需第一时间启动核查与上报流程，快速推进退货与索赔工作，避免损失扩大。（三）证据充分原则。退货与索赔需以采购合同、检测报告、验收记录、沟通记录等合法有效的证据为依据，确保索赔诉求合理、退货理由充分。（四）权责明晰原则。明确各部门在退货与索赔工作中的职责，建立“问题发现-核查确认-流程推进-结果落实”的闭环管理机制，确保责任到人。（五）预防为主原则。通过退货与索赔工作复盘总结供应商履约问题，优化供应商选择与管理机制，强化采购前置管控，减少退货与索赔事项发生。第四条管理职责（一）公司管理层：负责审定公司采购退货与索赔管理制度及重大退货、索赔事项（单次索赔金额超过10万元或涉及核心供应商）；审批重大退货与索赔方案；协调解决退货与索赔过程中的重大争议与资源调配问题；监督退货与索赔工作整体推进情况。（二）采购部门：作为退货与索赔工作的牵头部门，负责接收采购问题反馈，组织相关部门开展核查；牵头与供应商沟通协商退货、索赔事宜；起草退货协议、索赔函等相关文件；跟踪退货与索赔事项的推进进度，确保结果落地；建立退货与索赔管理台账，留存相关资料。（三）质量部门：负责对采购物料/设备的质量问题进行检测、鉴定，出具正式的质量检测报告；明确质量问题的性质、程度及责任归属；参与退货与索赔的核查与协商工作，提供质量层面的专业意见；跟踪不合格品的退货处置过程。（四）财务部门：负责核算退货与索赔相关的经济损失（含直接损失、间接损失）；审核退货退款金额、索赔金额的合理性；办理退货相关的账务处理（如进项税转出、退款冲账等）；跟踪索赔款项的到账情况；对退货与索赔的资金流向进行管控。（五）业务部门/项目部门：负责及时发现并反馈采购物料/设备/服务的履约问题（如质量不达标、规格不符、延期交付等）；提供问题发生的具体场景、损失情况等基础信息；配合采购部门、质量部门开展问题核查与证据收集；参与退货与索赔的效果评估。（六）技术部门：负责对采购设备与物料的技术规格偏差、性能不达标等问题进行技术鉴定，出具技术评估报告；明确技术层面的整改要求或退货依据；参与重大技术类退货与索赔的协商工作，提供技术支持。（七）法务部门：负责审核退货协议、索赔函等文件的合规性与法律效力；协助处理退货与索赔过程中的法律争议；为通过法律途径解决索赔纠纷提供专业支持（如起草法律文书、参与诉讼准备等）；指导各部门规范开展退货与索赔工作，防范法律风险。（八）全体相关人员：严格遵守本制度规定，及时反馈采购过程中发现的履约问题；配合相关部门开展问题核查、证据收集等工作；保守退货与索赔过程中的商业秘密。第二章采购退货与索赔的适用情形第五条采购退货适用情形出现以下情形之一的，可启动采购退货流程：（一）质量不合格。采购的机器人本体、核心零部件等物料不符合国家/行业质量标准、采购合同约定的质量要求，经质量部门检测鉴定确认存在质量缺陷（如机器人重复定位精度不达标、零部件材质不符、设备运行故障等），且无法通过整改达到使用要求的。（二）规格与约定不符。采购物料/设备的型号、参数、尺寸、性能等技术规格与采购合同约定、采购需求不符，导致无法适配项目使用场景，且无法通过技术调整弥补的。（三）延期交付且无法满足需求。供应商未按采购合同约定的时间交付物料/设备，导致项目进度严重受阻，后续交付已无法满足业务需求的。（四）数量短缺或错发。到货物料/设备的数量与采购订单、到货清单不符，存在短缺、多发或错发型号等问题，经核实后供应商无法及时补齐或调换的。（五）服务履约不达标。采购的技术服务、工程配套等服务未按合同约定的标准完成，服务成果存在严重缺陷，无法满足业务需求，且供应商拒绝整改或整改后仍不合格的。（六）其他符合退货条件的情形。如供应商存在虚假承诺、隐瞒产品缺陷等欺诈行为，或因政策调整、项目变更等原因导致采购物料/设备无法使用，且符合采购合同退货约定的。第六条采购索赔适用情形出现以下情形之一的，可启动采购索赔流程：（一）质量问题导致损失。因采购物料/设备质量不合格，导致项目停工、返工、报废，或造成设备损坏、人员伤亡、声誉损失等经济损失的。（二）延期交付违约金。供应商未按采购合同约定的时间交付物料/设备/服务，构成违约，且采购合同明确约定延期交付违约金计算标准的。（三）规格不符导致额外支出。因采购物料/设备规格与约定不符，需紧急采购替代物料/设备或采取临时补救措施，产生的额外采购成本、人工成本等。（四）虚假承诺或欺诈行为。供应商在投标、报价或履约过程中存在虚假承诺（如虚假标注产品参数、隐瞒企业资质缺陷等），导致公司产生经济损失的。（五）拒绝履行或不完全履行合同。供应商无正当理由拒绝履行采购合同约定的义务，或未按合同要求完成履约，导致公司采购目的无法实现的。（六）其他违约情形。供应商存在其他违反采购合同约定的行为，导致公司产生直接或间接经济损失，且符合合同索赔条款或法律法规规定的。第三章采购退货流程第七条退货申请与初步核查（一）申请提交。业务部门/项目部门或采购部门发现符合退货情形的问题后，需在3个工作日内填写《采购退货申请表》，详细说明采购项目名称、供应商名称、物料/设备名称、数量、退货原因、问题描述等信息，并附上初步证据（如验收记录、现场照片、检测初步结果等），经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）初步核查。采购部门收到退货申请后，2个工作日内组织质量部门、技术部门（涉及技术问题时）开展初步核查，核实退货原因的真实性、证据的完整性；对需要进一步检测的，由质量部门/技术部门在5个工作日内完成专项检测/评估，出具正式检测报告或技术评估报告。（三）审核审批。初步核查确认符合退货条件的，由采购部门将《采购退货申请表》及相关证据、检测/评估报告提交财务部门、法务部门审核；审核通过后，按以下权限审批：单次退货金额低于5万元的，由采购部门负责人审批；单次退货金额5-10万元的，报公司分管领导审批；单次退货金额超过10万元或涉及核心供应商的，报公司管理层审批。审核未通过的，退回申请部门补充完善或终止退货流程。第八条退货协商与协议签订（一）协商沟通。退货申请审批通过后，采购部门在3个工作日内与供应商取得联系，告知退货原因、依据及初步退货方案（含退货数量、退货时间、运输责任等），开展退货协商；协商过程中需做好沟通记录，留存相关书面或电子沟通凭证。（二）协议签订。双方就退货事宜达成一致后，采购部门牵头起草《采购退货协议》，明确退货范围、数量、运输方式及责任、退货验收标准、退款金额及到账时限、违约责任等核心条款；《采购退货协议》经法务部门审核、相关部门会签后，由采购部门与供应商签订生效；若供应商拒绝退货或协商无法达成一致的，由采购部门联合法务部门制定后续处理方案（如启动索赔流程、法律途径解决等）。第九条退货执行与验收（一）退货准备。采购部门根据《采购退货协议》要求，组织相关部门做好退货准备工作，如对退货物料/设备进行整理、包装、标识，明确运输方式及对接人；若协议约定由供应商负责运输，采购部门需督促供应商按时安排运输车辆；若由公司负责运输，需选择合格的运输服务商，确保物料/设备在运输过程中不发生二次损坏。（二）退货发出。退货物料/设备发出前，采购部门、仓库管理人员共同核对退货数量、规格，签署《退货发出确认单》；运输过程中需跟踪物流进度，确保退货物料/设备安全送达供应商指定地点。（三）退货验收。供应商收到退货物料/设备后，采购部门需督促供应商在协议约定的时限内完成验收；验收合格的，由供应商出具《退货验收确认单》；若供应商对退货物料/设备提出异议，采购部门需组织相关部门与供应商进一步核实，协商解决争议；争议无法解决的，按《采购退货协议》约定的争议解决方式处理。第十条退货账务处理与台账更新（一）账务处理。采购部门将《采购退货协议》《退货验收确认单》等相关凭证提交财务部门，财务部门根据凭证及时办理账务处理，如冲减采购成本、办理进项税转出、跟踪退款到账情况；若存在已支付货款的，需督促供应商在协议约定时限内退还货款；退款到账后，财务部门及时核对确认，完成账务闭环。（二）台账更新。采购部门及时将退货申请、审核审批记录、协商记录、《采购退货协议》、退货验收记录、账务处理结果等信息录入采购退货管理台账，确保所有退货环节可追溯；同时将退货信息同步至供应商管理档案，作为供应商评价的重要依据。第四章采购索赔流程第十一条索赔申请与证据收集（一）申请提交。业务部门/项目部门或采购部门发现符合索赔情形的问题后，需在5个工作日内填写《采购索赔申请表》，详细说明采购项目名称、供应商名称、索赔原因、损失情况、索赔金额及计算依据等信息，附上相关证据（如采购合同、检测报告、损失清单、沟通记录、现场照片、误工证明等），经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）证据收集与核实。采购部门收到索赔申请后，牵头组织财务部门、质量部门、技术部门等相关部门开展证据收集与损失核实工作；财务部门负责核算直接损失与间接损失的具体金额，出具损失核算报告；质量部门/技术部门负责核实问题责任归属，补充相关检测/评估证据；采购部门需确保收集的证据合法、真实、完整，能够支撑索赔诉求。第十二条索赔审核与审批（一）审核流程。采购部门将《采购索赔申请表》、损失核算报告、相关证据等资料提交财务部门、法务部门审核；财务部门审核索赔金额的合理性、损失核算的准确性；法务部门审核索赔依据的合法性、证据的有效性及索赔流程的合规性；审核过程中发现证据不足或信息不完整的，退回采购部门补充完善。（二）审批权限。审核通过后，按以下权限审批：单次索赔金额低于2万元的，由采购部门负责人审批；单次索赔金额2-10万元的，报公司分管领导审批；单次索赔金额超过10万元或涉及核心供应商、可能引发法律纠纷的，报公司管理层审批。审批未通过的，终止索赔流程或退回补充完善。第十三条索赔协商与谈判（一）索赔通知。索赔申请审批通过后，采购部门在3个工作日内起草《采购索赔函》，经法务部门审核后送达供应商，明确告知索赔原因、依据、索赔金额及处理要求，督促供应商在7个工作日内予以答复。（二）协商谈判。供应商对索赔事宜无异议的，双方协商确定索赔款项支付方式、时限等细节，签订《采购索赔协议》；若供应商对索赔诉求提出异议，采购部门组织财务部门、法务部门及相关技术人员与供应商开展谈判，谈判过程中需做好详细记录，留存谈判纪要；谈判可采取面对面沟通、视频会议等方式开展，必要时可邀请第三方机构参与调解。（三）争议处理。若协商谈判无法达成一致，法务部门需对争议事项进行法律分析，评估通过法律途径解决的可行性与风险，提出处理建议；经公司管理层审批后，可启动仲裁、诉讼等法律程序，由法务部门牵头负责相关法律事务，各相关部门配合提供证据支持。第十四条索赔执行与款项追踪（一）索赔执行。双方达成索赔协议或通过法律途径确定索赔结果后，采购部门负责跟踪索赔款项的支付进度，督促供应商按约定时限足额支付索赔款；若供应商以抵扣货款等方式履行索赔义务，采购部门需与财务部门协同核实抵扣金额的准确性，确保抵扣流程合规。（二）款项确认。索赔款项到账后，财务部门及时核对确认，办理相关账务处理，冲减对应损失或成本，并将到账情况反馈给采购部门；若供应商未按约定履行索赔义务，采购部门需及时告知法务部门，启动后续追责程序。第十五条索赔后续管理（一）台账更新。采购部门将索赔申请、审核审批记录、协商记录、《采购索赔协议》、索赔款项到账记录等信息录入采购索赔管理台账，确保索赔全流程可追溯；同时将索赔信息纳入供应商信用档案，作为供应商分级、评价及后续合作的重要依据。（二）复盘总结。采购部门每季度对索赔事项进行复盘总结，分析索赔事项发生的原因、管理过程中存在的问题，提出优化采购管控的改进措施，避免类似问题重复发生；复盘结果需形成报告提交公司管理层。第五章监督考核与责任追究第十六条监督机制（一）日常监督。采购部门对退货与索赔全流程开展日常监督，重点核查申请的及时性、证据的完整性、流程的合规性及结果的落实情况，建立监督台账，及时纠正存在的问题；对超过时限未推进的事项，及时督促相关责任人处理。（二）专项监督。公司管理层每半年组织开展一次退货与索赔专项监督检查，由采购部门、审计部门、财务部门联合实施，重点核查重大退货与索赔事项的处理流程、证据留存、款项追踪及账务处理情况，评估退货与索赔工作的成效，形成专项监督报告，提出整改建议并督促落实。（三）审计监督。审计部门将采购退货与索赔管理工作纳入年度内部审计范围，定期对退货与索赔的真实性、合规性、准确性进行审计，核查是否存在虚假退货、虚假索赔、徇私舞弊等违规行为，防范管理风险。第十七条考核机制将采购退货与索赔管理工作纳入各相关部门及岗位的绩效评价体系，核心考核指标包括：退货/索赔申请及时率、证据完整性、流程合规率、索赔成功率、款项到账及时率、供应商后续管理有效性等；采购部门牵头制定具体考核指标体系与评分标准。考核结果与绩效奖金、评优评先、岗位调整直接挂钩，对考核优秀的部门及个人（如及时发现重大履约问题、成功追回大额索赔款的）给