函件通知催收的管理制度(3篇)

第1篇一、总则第一条为加强公司函件通知催收管理，提高催收效率，降低坏账风险，保障公司资产安全，特制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有涉及函件通知催收的部门及人员。第三条函件通知催收工作应遵循合法、合规、高效、保密的原则。二、职责分工第四条公司设立催收管理部门，负责制定催收管理制度，组织实施催收工作，并对催收效果进行监督和评估。第五条各部门应明确催收责任人，负责本部门催收工作的具体实施。第六条催收责任人应具备以下条件：（一）熟悉公司业务流程和法律法规；（二）具备良好的沟通能力和谈判技巧；（三）责任心强，具备较强的抗压能力。三、催收流程第七条催收流程分为以下阶段：（一）准备阶段1.催收管理部门根据逾期情况，制定催收计划，明确催收目标和时间节点。2.各部门根据催收计划，梳理逾期账款，确定催收责任人。（二）通知阶段1.催收责任人通过函件形式，向债务人发出催收通知，内容包括逾期账款金额、逾期时间、还款期限、违约责任等。2.催收通知应加盖公司公章，确保函件的真实性和有效性。（三）跟进阶段1.催收责任人跟踪函件送达情况，确认债务人收到通知。2.如债务人未在规定期限内还款，催收责任人应进行电话催收，了解逾期原因，并采取相应措施。（四）协商阶段1.催收责任人与债务人进行协商，争取达成还款协议。2.协商过程中，催收责任人应充分了解债务人的还款能力，确保还款协议的可行性。（五）执行阶段1.债务人按照还款协议履行还款义务。2.催收责任人跟踪还款进度，确保款项及时到账。（六）反馈阶段1.催收责任人将催收结果反馈至催收管理部门。2.催收管理部门对催收效果进行评估，并对催收工作进行持续改进。四、催收要求第八条催收责任人应严格按照以下要求进行催收：（一）认真核实逾期账款信息，确保催收工作的准确性。（二）保持与债务人的良好沟通，尊重债务人合法权益。（三）依法合规开展催收工作，不得采取暴力、威胁等非法手段。（四）对催收过程中获取的债务人信息，应严格保密。（五）及时反馈催收情况，确保催收工作的连续性。五、考核与奖惩第九条公司对催收工作进行考核，考核内容包括：（一）催收效率；（二）催收效果；（三）合规性。第十条对在催收工作中表现突出的催收责任人，公司给予表彰和奖励。第十一条对违反本制度规定，造成不良影响的催收责任人，公司给予警告、记过、降职等处分。六、附则第十二条本制度由公司催收管理部门负责解释。第十三条本制度自发布之日起实施。七、具体实施细则（一）函件通知格式1.函件标题：应明确表示催收目的，如“逾期账款催收通知”。2.受文单位：应写明债务人名称。3.发文单位：应写明公司名称。4.发文日期：应写明函件发出日期。5.正文：应详细说明逾期账款金额、逾期时间、还款期限、违约责任等。6.附件：如有附件，应注明附件名称。（二）函件送达方式1.邮寄：通过快递或挂号信等方式邮寄给债务人。2.电子邮件：通过公司官方邮箱发送给债务人。3.面交：如债务人地址明确，可派人亲自送达。（三）函件送达确认1.邮寄：保留邮寄凭证，确认函件已寄出。2.电子邮件：保留发送记录，确认函件已发送。3.面交：保留送达证明，确认函件已送达。（四）催收跟进1.电话催收：催收责任人应在函件发出后3个工作日内进行电话催收。2.短信催收：催收责任人可适时发送短信提醒债务人还款。3.跟进记录：催收责任人应详细记录催收过程，包括沟通内容、时间、方式等。（五）协商还款1.催收责任人应充分了解债务人的还款能力，制定合理的还款方案。2.协商过程中，催收责任人应尊重债务人意愿，争取达成双方满意的还款协议。（六）执行还款1.债务人按照还款协议履行还款义务。2.催收责任人跟踪还款进度，确保款项及时到账。（七）反馈结果1.催收责任人将催收结果反馈至催收管理部门。2.催收管理部门对催收效果进行评估，并对催收工作进行持续改进。（八）保密义务1.催收责任人应对催收过程中获取的债务人信息严格保密。2.未经授权，不得泄露债务人信息。八、注意事项（一）函件通知催收工作应遵循合法、合规、高效、保密的原则。（二）催收责任人应具备良好的沟通能力和谈判技巧，提高催收成功率。（三）催收过程中，应尊重债务人合法权益，避免采取暴力、威胁等非法手段。（四）对催收过程中获取的债务人信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。（五）催收责任人应及时反馈催收情况，确保催收工作的连续性。（六）公司对催收工作进行考核，考核内容包括催收效率、催收效果、合规性等。（七）对在催收工作中表现突出的催收责任人，公司给予表彰和奖励。（八）对违反本制度规定，造成不良影响的催收责任人，公司给予警告、记过、降职等处分。九、本制度未尽事宜，由公司催收管理部门负责解释。十、本制度自发布之日起实施。第2篇第一章总则第一条为加强公司函件通知催收工作的规范化、制度化，提高催收效率，降低坏账风险，维护公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司内部所有涉及函件通知催收的部门和个人。第三条函件通知催收工作应遵循以下原则：1.实事求是，依法合规；2.及时高效，确保催收效果；3.协同配合，形成合力；4.保密原则，保护客户隐私。第二章催收流程第四条催收流程分为以下几个阶段：1.初次催收：在客户逾期后，由业务部门或客户关系管理部门向客户发送初次催收函件，告知逾期情况及可能产生的后果。2.二次催收：初次催收后，如客户仍未按时还款，业务部门或客户关系管理部门应进行二次催收，发送二次催收函件，并电话或短信提醒客户。3.三次催收：在二次催收后，如客户仍未还款，业务部门或客户关系管理部门应进行第三次催收，发送第三次催收函件，并采取上门催收等方式。4.法律诉讼：在三次催收无效后，如客户仍不还款，业务部门应将案件移交法律部门，通过法律途径追讨欠款。第五条催收函件的内容应包括：1.客户基本信息：包括客户名称、地址、联系方式等；2.欠款金额及逾期天数；3.催收依据及法律依据；4.催收期限及后果；5.联系人及联系方式。第六条催收函件的发送方式：1.邮寄：通过邮政系统邮寄至客户地址；2.电子邮件：发送至客户电子邮箱；3.短信：发送至客户手机；4.传真：发送至客户传真号码。第三章催收管理第七条建立催收档案，详细记录催收过程，包括函件发送、电话沟通、上门催收等情况。第八条催收人员应具备以下条件：1.具备良好的职业道德和敬业精神；2.具备一定的法律知识；3.具备良好的沟通能力和谈判技巧；4.具备较强的责任心和执行力。第九条催收人员应定期接受培训，提高催收技能和业务水平。第十条建立催收考核制度，对催收人员进行绩效考核，奖优罚劣。第四章催收保密第十一条催收人员在工作中应严格遵守保密原则，不得泄露客户隐私和公司商业秘密。第十二条催收人员不得利用催收工作之便谋取私利，不得收受贿赂。第五章附则第十三条本制度由公司财务部门负责解释。第十四条本制度自发布之日起施行。函件通知催收管理制度实施细则一、初次催收1.初次催收函件应在客户逾期后3个工作日内发送。2.初次催收函件应采用邮寄方式，并要求客户签收。3.初次催收函件应包含以下内容：a.客户基本信息；b.欠款金额及逾期天数；c.催收依据及法律依据；d.催收期限及后果；e.联系人及联系方式。二、二次催收1.二次催收应在初次催收后5个工作日内进行。2.二次催收函件可采用邮寄、电子邮件、短信或传真等方式发送。3.二次催收函件应包含以下内容：a.客户基本信息；b.欠款金额及逾期天数；c.催收依据及法律依据；d.催收期限及后果；e.联系人及联系方式。三、三次催收1.三次催收应在二次催收后5个工作日内进行。2.三次催收函件可采用邮寄、电子邮件、短信或传真等方式发送。3.三次催收函件应包含以下内容：a.客户基本信息；b.欠款金额及逾期天数；c.催收依据及法律依据；d.催收期限及后果；e.联系人及联系方式。四、上门催收1.上门催收应在三次催收后进行。2.上门催收人员应提前与客户预约时间，并携带相关证件。3.上门催收人员应礼貌待人，耐心沟通，争取客户理解。五、法律诉讼1.法律诉讼应在三次催收无效后进行。2.法律诉讼案件应由法律部门负责办理。3.法律诉讼过程中，催收人员应积极配合法律部门工作。六、催收档案管理1.建立催收档案，详细记录催收过程。2.催收档案应包括以下内容：a.催收函件；b.电话录音；c.面谈记录；d.上门催收记录；e.法律诉讼文件。3.催收档案应妥善保管，确保信息安全。七、催收人员管理1.催收人员应具备良好的职业道德和敬业精神。2.催收人员应定期接受培训，提高催收技能和业务水平。3.催收人员应遵守公司规章制度，不得违反法律法规。4.催收人员应接受绩效考核，奖优罚劣。八、保密管理1.催收人员应严格遵守保密原则，不得泄露客户隐私和公司商业秘密。2.催收人员不得利用催收工作之便谋取私利，不得收受贿赂。九、附则1.本实施细则由公司财务部门负责解释。2.本实施细则自发布之日起施行。第3篇第一章总则第一条为加强我单位函件通知催收工作的规范化、制度化，提高催收效率，保障单位资金安全，特制定本制度。第二条本制度适用于我单位所有涉及函件通知催收的业务领域，包括但不限于应收账款、贷款、租赁、服务费等。第三条函件通知催收工作应遵循以下原则：（一）依法合规：严格按照国家法律法规和行业规范进行催收；（二）诚信为本：坚持诚信原则，维护单位及客户的合法权益；（三）分类管理：根据欠款金额、逾期时间等因素，分类制定催收策略；（四）及时高效：确保催收工作及时、高效完成。第二章组织机构与职责第四条成立函件通知催收工作领导小组，负责统筹协调函件通知催收工作。第五条函件通知催收工作领导小组职责：（一）制定函件通知催收管理制度；（二）监督、检查函件通知催收工作的执行情况；（三）协调解决函件通知催收工作中遇到的问题；（四）定期对函件通知催收工作进行总结、评估。第六条设立函件通知催收部门，负责具体实施函件通知催收工作。第七条函件通知催收部门职责：（一）制定函件通知催收方案；（二）组织实施函件通知催收工作；（三）收集、整理催收资料；（四）跟踪催收进度，反馈催收情况；（五）处理催收过程中出现的问题。第三章催收流程第八条函件通知催收流程分为以下步骤：1.初步调查：对欠款情况进行初步了解，包括欠款金额、逾期时间、欠款原因等。2.制定催收方案：根据欠款情况，制定相应的催收方案，包括催收方式、催收时间、催收人员等。3.发函通知：按照催收方案，向欠款人发送函件通知，明确还款期限、还款方式等。4.跟踪催收：对函件通知后的还款情况进行跟踪，确保欠款人按时还款。5.采取法律手段：对逾期未还款的欠款人，采取法律手段进行催收，包括但不限于诉讼、仲裁等。6.催收总结：对催收工作进行总结，分析催收效果，为今后催收工作提供参考。第四章催收方式第九条函件通知催收方式包括以下几种：1.书面函件：通过邮寄、电子邮件等方式，向欠款人发送书面函件，要求其按时还款。2.电话催收：通过电话联系欠款人，了解还款意愿，提醒其按时还款。3.面谈催收：与欠款人进行面对面沟通，了解欠款原因，协商还款事宜。4.联合催收：与其他部门或机构合作，共同开展催收工作。5.法律手段：通过诉讼、仲裁等法律途径，追回欠款。第五章催收资料管理第十条函件通知催收资料应妥善保管，包括但不限于以下内容：1.催收函件：包括发送的函件、回执等。2.电话录音：记录电话催收过程中的重要信息。3.面谈记录：记录面谈过程中的重要信息。4.法律文件：包括诉讼、仲裁等相关法律文件。5.其他相关资料：如欠款人身份证明、还款凭证等。第十一条催收资料应按照以下要求进行管理：1.分类存放：根据催收资料的性质，进行分类存放。2.保密措施：对涉及欠款人隐私的催收资料，采取保密措施。3.期限管理：按照国家法律法规和单位规定，对催收资料进行期限管理。4.备