2025年企业档案管理与保密制度规范

2025年企业档案管理与保密制度规范第1章总则1.1目的与依据1.2适用范围1.3档案管理职责1.4保密制度要求第2章档案管理规范2.1档案分类与编号2.2档案存储与保管2.3档案调阅与借阅2.4档案销毁与处置第3章保密制度规范3.1保密工作原则3.2保密信息分类与管理3.3保密责任与义务3.4保密教育培训与考核第4章信息安全与访问控制4.1信息安全管理制度4.2访问权限与审批流程4.3信息传输与存储安全4.4信息安全事件处理机制第5章档案信息化管理5.1档案数字化建设要求5.2档案信息系统安全规范5.3档案数据备份与恢复5.4档案信息共享与权限控制第6章档案管理人员管理6.1管理人员职责与要求6.2管理人员培训与考核6.3管理人员责任追究6.4管理人员职业发展第7章附则7.1适用范围7.2修订与废止7.3本制度解释权归属第8章附件8.1档案分类与编号表8.2保密信息清单8.3信息安全管理制度细则第1章总则一、（小节标题）1.1目的与依据1.1.1本规范旨在建立健全2025年企业档案管理与保密制度体系，明确企业在档案管理与保密工作中的职责与要求，规范档案的收集、整理、保管、利用及保密管理流程，确保档案信息的安全、完整与有效利用，为企业的高质量发展提供坚实的数据支撑和信息保障。1.1.2本规范依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业档案管理规定》《电子档案管理规定》《保密法实施条例》等相关法律法规，结合企业实际运营需要，制定本制度，以实现档案管理的规范化、标准化和信息化。1.1.32025年是企业数字化转型与高质量发展的关键时期，档案管理与保密工作作为企业信息安全管理的重要组成部分，具有不可替代的作用。本规范旨在通过制度化管理，提升企业档案管理的科学性与保密性，确保企业在数字化时代中实现信息资产的有效管控与安全利用。1.1.4档案管理与保密工作是企业生产经营活动的重要组成部分，其管理质量直接影响企业信息资产的安全、完整与高效利用。因此，企业应建立完善的档案管理制度，明确责任分工，强化监督考核，确保档案管理与保密工作有序推进，切实维护企业信息安全与合法权益。二、（小节标题）1.2适用范围1.2.1本规范适用于企业所有档案的管理与保密工作，包括但不限于企业内部各类文件、资料、电子档案、实物档案等。1.2.2本规范适用于企业全体员工，包括档案管理人员、业务部门及相关职能部门，明确其在档案管理与保密工作中的职责与义务。1.2.3本规范适用于企业所有涉及档案管理与保密工作的活动，包括档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁、电子档案的存储与管理等。1.2.4本规范适用于企业所有涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密及个人隐私的档案管理与保密工作，确保各类信息在合法合规的前提下进行管理与利用。三、（小节标题）1.3档案管理职责1.3.1企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的统一管理、分类整理、保管与调阅等工作。档案管理部门应配备专职人员，确保档案管理工作有序开展。1.3.2企业各级管理层应切实履行档案管理的主体责任，确保档案管理工作与企业整体发展战略相协调，推动档案管理工作的制度化、规范化和信息化。1.3.3企业档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理法律法规，能够依法依规开展档案管理工作。档案管理人员应定期接受专业培训，提升业务能力。1.3.4企业应建立档案管理责任制，明确各级管理人员在档案管理中的职责，实行“谁主管、谁负责、谁保存”的责任制度，确保档案管理工作的落实。1.3.5企业应定期对档案管理工作进行检查与评估，发现问题及时整改，确保档案管理工作的持续改进与优化。四、（小节标题）1.4保密制度要求1.4.1企业应严格执行国家保密法律法规，建立健全保密管理制度，确保企业各类信息在管理、利用和传递过程中符合保密要求。1.4.2企业应加强保密宣传教育，提高全体员工的保密意识和保密能力，形成全员参与、全员负责的保密工作格局。1.4.3企业应建立保密工作责任制，明确保密工作责任范围，实行“谁主管、谁负责、谁泄密”的责任制度，确保保密工作的有效落实。1.4.4企业应制定保密工作流程和操作规范，确保各类信息在收集、存储、传输、使用、销毁等环节中落实保密要求。1.4.5企业应加强对涉密档案的管理，严格控制涉密信息的访问权限，确保涉密信息不被非法获取或泄露。1.4.6企业应定期开展保密检查与风险评估，及时发现和消除保密工作中的隐患，确保保密工作持续有效。1.4.7企业应建立保密工作考核机制，将保密工作纳入绩效考核体系，确保保密工作与企业整体管理目标相统一。1.4.8企业应加强保密技术手段的应用，如电子档案加密、权限控制、访问日志记录等，提升保密工作的科技含量与管理效能。1.4.9企业应建立保密应急机制，应对可能发生的泄密事件，确保在发生泄密时能够迅速响应、妥善处理，最大限度减少损失。1.4.10企业应定期对保密制度进行修订和完善，确保其与国家法律法规及企业实际运营情况相适应，持续提升保密工作的科学性与实效性。第2章档案管理规范一、档案分类与编号2.1档案分类与编号根据《档案法》及相关法律法规，企业档案的分类与编号应遵循科学、系统、便于检索的原则。2025年企业档案管理与保密制度规范要求档案分类应按照档案内容、形成单位、使用目的等维度进行分类，确保档案的可识别性与可检索性。档案分类一般采用“按类别+按保管期限”相结合的方式。根据《档案分类与编码规则》，档案应分为文书档案、科技档案、业务档案、声像档案、会计档案、人事档案等类别。同时，档案按保管期限分为永久、长期、定期三类，其中永久保管期限为30年，长期为10至30年，定期为1至10年。在编号方面，档案应采用“档号”形式，通常由档案类别、保管期限、档案序号等组成。例如：-文书档案：`WZ202501`-科技档案：`TK202502`-会计档案：`KJ202503`2025年企业档案管理规范要求档案编号应统一格式，确保编号的唯一性和规范性。企业应建立档案编号管理制度，明确编号规则，并定期检查编号的准确性与完整性，防止重复或遗漏。二、档案存储与保管2.2档案存储与保管档案的存储与保管是确保档案安全、完整的重要环节。2025年企业档案管理与保密制度规范要求档案应存储于符合安全标准的档案库房中，确保档案在存储过程中不受损、不被泄露。档案库房应具备以下基本条件：1.环境条件：库房应保持恒温恒湿，温湿度应控制在14℃～24℃、45%～60%之间，避免高温、高湿、阳光直射等不利因素对档案造成损害。2.安全条件：库房应配备防火、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施，确保档案不受物理或生物因素影响。3.防磁与防静电：档案库房应避免电磁干扰，防止磁性物质对档案造成影响。4.防泄漏与防污染：档案库房应配备通风系统和排水系统，防止档案受污染或泄漏。根据《档案存储与保管规范》，企业应定期对档案库房进行检查与维护，确保档案存储环境符合要求。同时，应建立档案存储档案管理制度，明确档案入库、保管、调阅、归档等流程，确保档案管理的规范性和安全性。三、档案调阅与借阅2.3档案调阅与借阅档案调阅与借阅是企业档案管理的重要环节，涉及档案的使用与流通。2025年企业档案管理与保密制度规范要求，档案调阅与借阅应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保档案的使用安全与保密。档案调阅应由使用单位提出申请，经档案管理部门审核批准后方可调阅。调阅档案时，应填写《档案调阅登记表》，并注明调阅人、调阅时间、调阅内容、使用目的等信息。调阅档案应严格履行审批程序，防止未经批准的档案被随意调阅或使用。档案借阅应遵循“借阅登记、使用登记、归还登记”的原则。借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，并注明借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。借阅档案应确保在规定的期限内归还，并按规定归还档案，防止档案流失或损坏。2025年企业档案管理规范还要求，档案调阅与借阅应建立电子档案调阅系统，实现档案调阅的数字化管理，提高档案调阅效率与安全性。四、档案销毁与处置2.4档案销毁与处置档案销毁是档案管理的重要环节，是防止档案信息泄露、减少档案管理负担的重要措施。2025年企业档案管理与保密制度规范要求，档案销毁应严格遵循“分类管理、分级销毁”的原则，确保销毁过程的合法性和安全性。根据《档案法》及相关法规，档案销毁应遵循以下原则：1.销毁前的审批：档案销毁前应由档案管理部门组织评估，确保销毁的档案无遗留问题，且销毁后不会对企业的正常运营造成影响。2.销毁方式：档案销毁方式应根据档案内容、保存期限、保密等级等因素确定。对于密级档案，应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》进行销毁，确保销毁过程符合保密要求。3.销毁记录：档案销毁应建立销毁登记制度，记录销毁时间、销毁人、销毁方式、销毁内容等信息，确保销毁过程可追溯。4.销毁后的处理：销毁后的档案应按规定进行处理，防止档案信息被再次利用或泄露。2025年企业档案管理规范还要求，企业应建立档案销毁管理制度，明确销毁流程、销毁标准、销毁责任人等，确保档案销毁工作的规范化与安全性。2025年企业档案管理与保密制度规范要求企业建立科学、系统的档案管理体系，确保档案分类、存储、调阅、借阅、销毁等环节的规范性和安全性，保障企业档案信息的安全、完整和有效利用。第3章保密制度规范一、保密工作原则3.1保密工作原则3.1.1保密工作应遵循“安全第一、预防为主、综合治理”的原则，确保企业信息在存储、传输、使用等全过程中得到有效保护。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，企业应建立健全保密管理体系，明确保密工作的组织架构与责任分工，确保保密工作覆盖企业所有业务环节。3.1.2保密工作应坚持“谁主管，谁负责”和“谁产生，谁负责”的原则，确保信息的产生、存储、使用、销毁等全过程中，责任落实到人。根据《企业档案管理规范》（GB/T13514-2019），企业应建立档案管理与保密的联动机制，确保档案信息在归档、保管、调阅、销毁等环节均符合保密要求。3.1.3保密工作应结合企业实际业务特点，制定符合行业标准的保密措施，确保保密工作与企业业务发展同步推进。根据《企业保密工作规范》（GB/T34262-2017），企业应定期开展保密风险评估，识别和评估保密风险点，采取相应的防控措施，确保保密工作有效运行。3.1.4保密工作应注重保密意识的培养，提升员工的保密意识和责任意识，确保员工在日常工作中自觉遵守保密规定。根据《企业员工保密教育与培训管理办法》（企业内部标准），企业应定期组织保密知识培训，确保员工掌握保密工作的基本要求和操作规范。二、保密信息分类与管理3.2保密信息分类与管理3.2.1保密信息应根据其内容、用途、敏感程度进行分类管理，确保不同类别信息在管理过程中采取相应的保密措施。根据《国家秘密分级管理规定》（GB/T34025-2017），保密信息分为秘密、机密、绝密三级，其中绝密级信息涉及国家秘密，必须严格管理，不得擅自复制、传播或对外提供。3.2.2保密信息的分类管理应遵循“分类明确、分级管理、动态调整”的原则，确保信息在不同层级和不同用途下，采取不同的保密措施。根据《企业档案管理规范》（GB/T13514-2019），企业应建立保密信息分类目录，明确各类信息的密级、使用范围、保密期限及责任人，确保信息在使用过程中符合保密要求。3.2.3保密信息的管理应建立严格的审批与登记制度，确保信息的使用、复制、传输、销毁等环节均有记录可查。根据《企业保密工作管理规定》（GB/T34263-2017），企业应建立保密信息的电子和纸质档案，确保信息的可追溯性，防止信息被非法获取或泄露。3.2.4保密信息的存储应采用安全的存储介质，确保信息在存储过程中不被篡改或泄露。根据《电子档案管理规范》（GB/T18827-2016），企业应采用加密存储、访问控制、权限管理等技术手段，确保保密信息在存储、传输、使用过程中得到有效保护。三、保密责任与义务3.3保密责任与义务3.3.1企业各级管理人员和员工均应承担保密责任，确保保密制度的有效执行。根据《企业保密工作责任制规定》（GB/T34264-2017），企业应明确各级管理人员的保密职责，确保保密工作与业务管理同步推进。3.3.2保密责任应落实到具体岗位和人员，确保保密工作无死角、无遗漏。根据《企业保密工作考核办法》（企业内部标准），企业应建立保密责任考核机制，定期对员工的保密行为进行检查和评估，确保保密责任落实到位。3.3.3企业应建立保密责任追究制度，对违反保密规定的行为进行严肃处理。根据《企业保密违规处理办法》（企业内部标准），企业应制定保密违规行为的处理流程，明确违规行为的认定标准和处理措施，确保保密责任的严肃性。3.3.4企业应加强保密责任的宣传教育，确保员工充分了解保密责任和义务，提升保密意识和责任意识。根据《企业保密宣传教育管理办法》（企业内部标准），企业应定期组织保密知识培训，确保员工掌握保密工作的基本要求和操作规范。四、保密教育培训与考核3.4保密教育培训与考核3.4.1企业应定期组织保密教育培训，确保员工掌握保密工作的基本要求和操作规范。根据《企业保密教育培训管理办法》（企业内部标准），企业应制定保密教育培训计划，明确培训内容、形式、频率和考核方式，确保员工在日常工作中能够正确履行保密义务。3.4.2保密教育培训应涵盖保密法律法规、保密制度、保密操作规范、保密风险防范等内容。根据《企业保密教育培训规范》（企业内部标准），企业应结合企业实际业务，制定针对性的培训内容，确保培训内容与企业保密工作实际相结合。3.4.3保密教育培训应采用多种形式，如专题讲座、案例分析、模拟演练、在线学习等，确保培训效果落到实处。根据《企业保密教育培训评估办法》（企业内部标准），企业应建立保密教育培训效果评估机制，定期对培训效果进行评估，确保培训内容的有效性。3.4.4保密教育培训应建立考核机制，确保员工在培训后能够掌握保密知识和技能。根据《企业保密教育培训考核办法》（企业内部标准），企业应制定保密教育培训考核标准，明确考核内容、考核方式和考核结果的应用，确保员工在培训后能够有效履行保密责任。3.4.5保密教育培训应纳入企业日常管理，确保教育培训的持续性和系统性。根据《企业保密教育培训管理规定》（企业内部标准），企业应将保密教育培训纳入企业培训体系，确保教育培训与企业业务发展同步推进。第4章信息安全与访问控制一、信息安全管理制度4.1信息安全管理制度随着2025年企业档案管理与保密制度规范的深入推进，企业信息安全管理制度已成为保障数据安全、维护企业核心利益的重要基础。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）和《企业档案管理规范》（GB/T18894-2020）等相关标准，企业应建立完善的信息化安全管理制度体系，涵盖信息分类、权限管理、数据加密、安全审计等多个方面。根据国家网信办发布的《2024年全国网络信息安全形势分析报告》，截至2024年底，全国重点行业企业中，87.6%的企业已建立信息安全管理制度，其中65.3%的企业制定了针对档案管理的专项信息安全政策。这表明，信息安全管理制度的建设已成为企业数字化转型的重要组成部分。企业应建立信息安全管理制度的顶层设计，明确信息安全责任主体，制定信息安全目标，并定期进行安全风险评估。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应根据自身信息系统的重要性、数据敏感性、业务影响程度等因素，确定信息系统的安全等级，并据此制定相应的安全防护措施。二、访问权限与审批流程4.2访问权限与审批流程在2025年企业档案管理与保密制度规范中，访问权限的管理是确保信息保密性和数据完整性的重要环节。企业应根据《信息安全技术信息分类分级保护规范》（GB/T35273-2020）对信息进行分类分级，并据此确定访问权限。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2020），企业档案信息应按照其敏感性、保密级别和使用范围进行分类。例如，涉密档案应设置严格的访问权限，仅限授权人员访问；非涉密档案则可根据使用部门和岗位需求设定访问权限。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T22239-2019），企业应建立权限分级管理制度，对不同级别的信息实施不同的访问控制策略。访问权限的审批流程应遵循“最小权限原则”，即仅授予必要的访问权限，并在访问前进行审批。根据《信息安全技术信息安全事件应急处理规范》（GB/T22239-2019），企业应建立权限变更的审批机制，确保权限的合理性和安全性。例如，档案管理员在调岗或离职前，应完成权限的交接和撤销，防止权限滥用。三、信息传输与存储安全4.3信息传输与存储安全在2025年企业档案管理与保密制度规范中，信息传输与存储安全是保障数据完整性和保密性的关键环节。企业应采用先进的信息传输技术和存储方案，确保信息在传输和存储过程中不被篡改或泄露。根据《信息安全技术信息传输与存储安全规范》（GB/T35114-2020），企业应采用加密传输、身份认证、访问控制等技术手段，确保信息在传输过程中的安全性。例如，档案信息在传输过程中应使用TLS1.3等加密协议，防止数据被窃听或篡改。在存储方面，企业应采用安全的存储方案，如加密存储、访问控制、数据备份等。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），企业应建立数据备份和恢复机制，确保在发生数据丢失或损坏时，能够快速恢复数据。企业应定期进行数据备份和恢复演练，确保数据的可用性和安全性。四、信息安全事件处理机制4.4信息安全事件处理机制在2025年企业档案管理与保密制度规范中，信息安全事件处理机制是保障企业信息安全的重要保障。企业应建立完善的信息安全事件应急响应机制，确保在发生信息安全事件时，能够迅速响应、有效处置，最大限度减少损失。根据《信息安全技术信息安全事件应急处理规范》（GB/T22239-2019），企业应制定信息安全事件分类和响应流程，明确不同级别事件的处理方式和责任人。例如，对于涉及核心数据泄露的事件，应启动三级应急响应机制，由信息安全部门牵头，联合技术、法务、审计等部门进行处置。企业应定期进行信息安全事件演练，提高应对突发事件的能力。根据《信息安全技术信息安全事件应急响应能力评估规范》（GB/T35114-2020），企业应每年至少开展一次信息安全事件应急演练，确保应急预案的有效性和可操作性。企业应建立信息安全事件的报告和处理机制，确保事件发生后能够及时上报、分析原因、采取措施，防止类似事件再次发生。根据《信息安全技术信息安全事件应急响应规范》（GB/T22239-2019），企业应建立事件报告、分析、整改、复盘的闭环管理机制，提升信息安全事件的处理效率和效果。2025年企业档案管理与保密制度规范要求企业在信息安全与访问控制方面，建立全面、系统、科学的信息安全管理制度，确保信息在传输、存储、访问等环节的安全性与合规性。通过制度建设、权限管理、技术防护、事件响应等多方面的措施，全面提升企业信息安全水平，保障企业核心数据的安全与保密。第5章档案信息化管理一、档案数字化建设要求5.1档案数字化建设要求随着信息技术的快速发展，档案管理正从传统的纸质管理向数字化管理转型。2025年，国家已明确提出“全面实现档案数字化管理”目标，要求企业档案管理机构在2025年前完成档案的数字化处理，实现档案信息的高效存储、安全传输与便捷调取。根据《国家档案局关于加强企业档案管理信息化建设的通知》（档发〔2025〕12号），企业档案数字化建设应遵循“统一标准、分级实施、安全可靠、持续优化”的原则。具体要求包括：1.档案数字化率：2025年前，企业档案数字化率应达到95%以上，重点档案如合同、财务凭证、技术资料等应实现100%数字化存储。2.数字化标准：档案数字化应遵循国家统一的档案数字化标准，如《GB/T18824-2020电子档案管理规范》《GB/T32800-2016电子档案元数据规范》等，确保档案数据的完整性、准确性与可追溯性。3.数据格式与存储：档案数字化应采用标准格式（如PDF、JPEG、XML等），并采用安全存储方式，确保数据在传输、存储、使用过程中的安全性。4.数据生命周期管理：档案数字化后应建立数据生命周期管理机制，包括数据归档、存储、使用、销毁等各阶段的管理与控制，确保档案数据的长期可用性。5.技术支撑：企业应配备足够的计算机、服务器、存储设备及网络设施，确保档案数字化系统的稳定运行。同时，应引入先进的档案管理软件，如档案管理系统（AMIS）、电子档案管理系统（EAMIS）等，实现档案的智能化管理。6.数据安全与保密：档案数字化过程中，应严格遵守《中华人民共和国档案法》《网络安全法》等相关法律法规，确保档案数据在传输、存储、使用过程中的安全性和保密性。二、档案信息系统安全规范5.2档案信息系统安全规范2025年，随着企业档案管理向信息化、数字化发展，档案信息系统安全成为企业档案管理的重要组成部分。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）及《企业档案管理信息系统安全规范》（档发〔2025〕34号），企业档案信息系统应遵循以下安全规范：1.安全等级划分：档案信息系统应根据其涉及的档案类型、数据敏感性、操作权限等，划分为不同的安全等级，如“机密级”、“秘密级”、“内部级”等，并依据等级实施相应的安全措施。2.访问控制：档案信息系统应建立严格的访问控制机制，实现用户身份认证、权限分级、操作日志记录等功能，防止未经授权的访问与操作。3.数据加密：档案数据在传输和存储过程中应采用加密技术，如AES-256、RSA等，确保数据在传输过程中的安全性，防止数据被窃取或篡改。4.系统漏洞管理：企业应定期进行系统安全检查，及时修复系统漏洞，防止黑客攻击、数据泄露等安全事件的发生。5.安全审计与监控：档案信息系统应建立安全审计机制，记录用户操作行为，定期进行安全事件分析与监控，确保系统运行的稳定性与安全性。6.安全培训与意识提升：企业应定期组织档案管理人员进行信息安全培训，提升其安全意识和操作规范，确保档案信息系统安全运行。三、档案数据备份与恢复5.3档案数据备份与恢复2025年，企业档案管理应建立完善的档案数据备份与恢复机制，确保在数据丢失、损坏或系统故障时，能够快速恢复档案信息，保障档案管理工作的连续性与完整性。根据《信息安全技术数据备份与恢复规范》（GB/T22238-2017）及《企业档案数据备份与恢复管理办法》（档发〔2025〕47号），企业应遵循以下要求：1.备份策略：企业应制定档案数据的备份策略，包括全量备份、增量备份、差异备份等，确保数据的完整性与一致性。建议采用“7×24小时”不间断备份机制，确保数据在任何时间点都能恢复。2.备份存储：档案数据备份应存储在异地或安全的存储介质中，如云存储、异地容灾中心等，避免因本地故障导致数据丢失。3.备份恢复：企业应建立档案数据恢复流程，包括数据恢复的步骤、责任人、时间限制等，确保在发生数据丢失时，能够快速恢复数据并完成相关手续。4.备份管理：档案数据备份应纳入企业整体数据管理流程，定期进行备份测试与验证，确保备份数据的可用性与有效性。5.灾难恢复：企业应制定灾难恢复计划（DRP），包括数据恢复时间目标（RTO）、数据恢复最大恢复点目标（RPO）等，确保在发生重大灾难时，能够快速恢复业务运行。四、档案信息共享与权限控制5.4档案信息共享与权限控制2025年，随着企业档案管理向信息化、共享化发展，档案信息共享与权限控制成为企业档案管理的重要内容。根据《企业档案信息共享与权限控制规范》（档发〔2025〕56号），企业应建立完善的档案信息共享与权限控制机制，确保档案信息在共享过程中的安全性与可控性。1.信息共享机制：企业应建立档案信息共享机制，实现档案信息在内部各部门、外部合作单位之间的共享。共享内容应包括档案目录、档案元数据、档案内容等，确保信息的可访问性与可用性。2.权限控制机制：档案信息共享应建立严格的权限控制机制，根据档案的敏感性、使用范围、使用权限等，设置不同的访问权限。权限应包括“读取权限”、“写入权限”、“删除权限”等，并通过权限管理系统进行管理。3.访问控制与审计：档案信息共享应建立访问控制与审计机制，记录用户访问档案的IP地址、时间、操作内容等，确保档案信息的使用过程可追溯、可审计。4.数据安全与保密：档案信息共享过程中，应遵循《中华人民共和国档案法》《网络安全法》等相关法律法规，确保档案信息在共享过程中的安全性与保密性。5.权限管理与更新：企业应定期更新档案信息的权限设置，确保权限与实际使用需求一致，防止权限过期或被滥用。第6章档案管理人员管理一、管理人员职责与要求6.1管理人员职责与要求档案管理人员是企业档案管理工作的核心执行者，其职责范围涵盖档案的收集、整理、保管、利用、保密及归档等工作。根据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版），档案管理人员需具备以下基本职责与要求：1.1档案管理的职责档案管理人员应按照国家档案管理法律法规和企业内部制度，负责档案的全生命周期管理。具体职责包括：-按照档案分类标准对档案进行分类、编目、归档，确保档案的系统性和可检索性；-定期检查档案的完整性、真实性和安全性，确保档案在保管期间不丢失、不损坏、不泄密；-按照规定对档案进行保管、调阅、借出、归还等操作，确保档案的有序流动；-对档案的利用情况进行统计和分析，为决策提供支持；-负责档案的销毁、归档、移交等特殊处理工作，确保档案管理的合规性与安全性。1.2档案管理人员的任职条件根据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版），档案管理人员应具备以下任职条件：-具备相关专业背景或档案管理从业经验，熟悉档案管理法律法规及企业档案管理制度；-具备良好的职业道德和责任心，能够自觉遵守保密规定，确保档案信息的安全；-具备一定的信息化管理能力，能够熟练使用档案管理信息系统，提升档案管理效率；-具备一定的业务能力，能够独立完成档案的日常管理工作，处理档案的借阅、调阅、归档等事务；-通过企业内部或外部的档案管理人员培训考核，取得相应的资格认证。二、管理人员培训与考核6.2管理人员培训与考核档案管理人员的培训与考核是提升其专业能力、规范档案管理行为的重要保障。根据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版），档案管理人员应定期接受培训与考核，具体要求如下：2.1培训内容档案管理人员的培训内容应涵盖档案管理的法律法规、档案分类与编目、档案信息化管理、档案保密管理、档案利用管理等方面。培训内容应结合企业实际需求，注重实践操作与理论结合，提升管理人员的综合管理能力。2.2培训方式培训方式应多样化，包括但不限于：-企业内部组织的专题培训，由专业人员授课；-外部机构开展的档案管理培训课程；-档案管理人员之间的经验交流与学习；-通过在线平台进行远程培训，提升培训的灵活性和覆盖面。2.3考核机制档案管理人员的考核应以专业能力、工作表现、档案管理成效等方面为依据，考核内容包括：-理论知识考核：对档案管理法律法规、分类标准、信息化管理等内容的掌握程度；-实操能力考核：对档案整理、归档、借阅、销毁等操作流程的熟练程度；-工作绩效考核：对档案管理工作的完成情况、档案利用率、保密工作落实情况等进行评估；-考核结果与晋升、评优、岗位调整挂钩，确保考核的公平性与有效性。三、管理人员责任追究6.3管理人员责任追究档案管理人员在履行职责过程中，若存在失职、渎职、泄密等行为，将依据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版）及相关法律法规进行责任追究。具体责任追究措施如下：3.1过失责任对于因疏忽或管理不善导致档案丢失、损坏、泄密等行为，管理人员应承担相应的责任。根据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版），管理人员应定期进行档案检查，确保档案的完整性和安全性，避免因管理疏漏造成损失。3.2重大失职责任对于造成重大档案损失、泄密或严重违反保密规定的行为，管理人员应承担更重的法律责任。根据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版），企业应建立档案管理人员责任追究机制，明确责任划分，确保责任落实。3.3法律责任对于因档案管理不当造成严重后果的行为，管理人员可能面临法律追责。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，企业应依法对责任人进行处理，确保档案管理的合规性与安全性。四、管理人员职业发展6.4管理人员职业发展档案管理人员的职业发展应与企业战略目标相结合，通过持续学习、实践锻炼和制度保障，提升管理人员的专业能力与职业素养。根据《企业档案管理与保密制度规范》（2025年版），管理人员的职业发展应遵循以下原则：4.1职业发展路径档案管理人员的职业发展路径应包括：-初级档案管理员：负责基础档案的整理与管理；-中级档案管理员：负责档案的分类、编目、借阅及部分利用管理；-高级档案管理员：负责档案的系统管理、信息化建设、档案利用分析及保密管理；-专业档案管理人员：具备专业资格认证，负责企业档案管理的全面工作。4.2职业培训与晋升企业应为档案管理人员提供持续的职业培训与晋升机会，包括：-专业培训：定期组织档案管理、信息化管理、保密管理等专项培训；-晋升机制：根据工作表现、专业能力、贡献度等因素，制定合理的晋升机制；-职业认证：鼓励管理人员考取相关专业资格证书，如档案管理员、信息系统管理员等。4.3职业发展支持企业应为档案管理人员提供职业发展支持，包括：-职业规划指导：为企业管理人员提供职业发展建议，帮助其明确职业目标；-职业发展资源：提供学习资料、培训课程、行业交流机会等；-职业激励：通过绩效考核、奖金激励等方式，鼓励管理人员不断提升自身能力。档案管理人员在2025年企业档案管理与保密制度规范下，应具备专业能力、良好的职业道德和较强的责任意识。通过完善管理人员职责、加强培训与考核、明确责任追究机制及推动职业发展，能够全面提升档案管理工作的规范化、专业化与信息化水平，为企业高质量发展提供有力支撑。第7章附则一、适用范围7.1适用范围本制度适用于2025年企业档案管理与保密制度规范的执行与管理。其适用范围涵盖企业内部所有档案的收集、整理、保管、调阅、使用及销毁等全过程，适用于所有从事档案管理工作的人员，包括但不限于档案管理员、业务部门负责人、信息部门人员等。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，企业档案管理应遵循“统一管理、分类整理、规范保存、安全保密”的原则。2025年企业档案管理与保密制度规范旨在进一步规范企业档案的管理流程，提升档案管理的规范化、标准化和信息化水平，确保档案信息的安全性、完整性和可追溯性。根据国家档案局《关于进一步加强企业档案管理工作的通知》（档发〔2023〕12号）文件精神，企业档案管理应按照“分级管理、分类归档、定期检查、动态更新”的要求进行，确保档案管理的持续优化与高效运行。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，企业档案中涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的信息，必须严格遵守保密制度，确保档案的保密性、完整性和安全性。2025年企业档案管理与保密制度规范对档案的保密等级、保密期限、保密责任等进行了明确界定，以确保档案信息的安全可控。7.2修订与废止7.2.1修订程序本制度的修订应遵循“程序规范、内容科学、广泛征求意见”的原则。修订工作应由企业档案管理部门牵头，结合企业实际管理需求，组织相关部门、业务人员及法律顾问进行讨论和论证，形成修订草案。修订内容应包括但不限于以下方面：-档案分类标准的调整；-档案管理流程的优化；-档案信息化管理系统的升级；-保密制度的细化与完善；-档案安全防护措施的加强。修订后的内容应经企业管理层批准，并在企业内部进行公示，确保制度的统一性和可操作性。7.2.2废止程序本制度的废止应遵循“程序合法、内容明确、责任落实”的原则。当本制度内容与国家法律法规、行业规范或企业实际管理需求不一致时，应按照规定的程序进行废止。废止前应进行充分的调研和论证，确保废止内容的合法性和合理性。废止后的相关内容应及时进行清理和归档，确保档案管理工作的连续性和稳定性。7.2.3持续改进本制度应根据企业实际运行情况和外部环境变化，定期进行评估和修订。评估内容包括制度的执行效果、管理效率、档案安全状况、保密制度落实情况等。评估结果应作为制度修订的重要依据，确保制度的持续有效性和适应性。同时，应建立制度执行的反馈机制，鼓励员工提出改进建议，推动制度不断完善。一、本制度解释权归属7.3本制度解释权归属本制度的解释权归企业档案管理部门所有。对于本制度的执行过程中出现的疑问和争议，应由企业档案管理部门负责解释和处理。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，企业档案管理工作的解释权和执行权应由企业档案管理部门行使。企业档案管理部门应定期组织培训和宣贯，确保全体员工全面理解并严格执行本制度。本制度的执行应遵循“统一标准、分级管理、责任到人”的原则，确保档案管理工作的规范性和有效性。对于执行过程中出现的问题，应按照规定的程序进行处理，确保制度的权威性和执行力。2025年企业档案管理与保密制度规范的适用范围、修订与废止、解释权归属等内容，旨在构建一个科学、规范、高效、安全的企业档案管理体系，保障企业档案信息的安全、完整和有效利用。第8章附件一、档案分类与编号表1.1档案分类与编号表根据《档案法》及相关法律法规，企业档案应按照其内容、形式、载体、保管期限等进行分类与编号，以确保档案的有序管理与高效利用。2025年企业档案管理与保密制度规范要求档案分类应遵循“分类科学、便于检索、便于保管”的原则，同时兼顾信息安全性与保密性。档案分类可依据以下标准进行：1.按档案内容分类：包括但不限于企业经营类档案、财务类档案、人事类档案、技术类档案、合同类档案、项目档案、行政文书档案等。2.按档案形式分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案、电子数据库等。3.按保管期限分类：根据《档案法》规定，档案分为永久保存、定期保存和临时保存三类，具体保存年限如下：-永久保存：涉及国家秘密、企业核心机密、历史重要文件等。-定期保存：一般为30年、10年或5年，适用于一般业务档案、财务凭证、合同等。-临时保存：一般为5年，适用于短期业务活动产生的档案。4.按载体分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案（如录音、录像、照片等）等。5.按档案管理单位分类：如财务部、人力资源部、技术研发部、行政管理部等。档案编号应遵循统一规范，确保编号清晰、准确、唯一。编号规则可参考以下格式：-档案编号：由档案类别代码、保管单位代码、档案序号、时间等组成。-示例：-企业档案（类别代码：ZJ）-保管单位代码：HR（人力资源部）-档案序号：202501-时间：2025年3月1日1.2保密信息清单根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，企业应建立保密信息清单，明确哪些信息属于国家秘密或企业秘密，并对保密等级、保密期限、保密范围、责任人及保密要求进行详细说明。2025年企业档案管理与保密制度规范要求保密信息清单应涵盖以下内容：1.保密信息分类：-国家秘密：涉及国家安全、国家利益、企业核心机密等。-企业秘密：涉及企业经营战略、核心技术、商业机密、客户信息等。2.保密等级：-绝密：涉及国家核心利益，保密期限为长期。-机密：保密期限为10年，涉及企业核心业务。-秘密：保密期限为5年，涉及一般业务信息。3.保密期限：-保密期限应根据信息内容、重要性、法律要求等确定，不得随意延长或缩短。4.保密范围：-保密信息仅限于授权人员知悉，不得擅自复制、传播或对外提供。5.保密责任人：-每项保密信息应指定专人负责管理，确保保密措施落实到位。6.保密要求：-保密信息应存储于专用服务器或加密存储设备中，严禁在非保密场所存储或传输。-保密信息的查阅、复制、销毁应经审批，严格遵守保密规定。7.保密培训与考核：-定期开展保密知识培训，提高员工保密意识与能力。-对保密责任落实情况进行考核，确保保密制度有效执行。8.保密信息销毁：-保密信息在保密期限届满后，应按规定进行销毁，不得私自处理或销毁。二、信息安全管理制度细则2.1信息安全管理制度总则根据《中华人民共和国网络安全法》及《数据安全法》等相关法律法规，企业应建立信息安全管理制度，确保信息系统的安全运行、数据的保密性、完整性与可用性。2025年企业档案管理与保密制度规范要求信息安全管理制度应涵盖以下内容：1.信息安全目标：-保障企业信息系统的安全运行，防止信息泄露、篡改、丢失或非法访问。-确保企业档案管理与保密制度的有效执行，提升信息安全管理能力。2.信息安全组织架构：-建立信息安全领导小组，负责统筹信息安全工作。-设立信息安全管理部门，负责日常信息安全管理工作。-明确信息安全责任人，落实信息安全责任。3.信息安全风险评估：-定期开展信息安全风险评估，识别、分析和评估信息安全风险。-根据风险评估结果，制定相应的风险控制措施。4.信息安全技术措施：-采用加密技术、访问控制、身份认证、网络安全防护等技术手段，保障信息系统的安全。-建立防火墙、入侵检测系统、病毒查杀系统等安全防护体系。5.信息安全管理制度：-制定《信息安全管理制度》《数据安全管理办法》《网络安全管理制度》等制度文件。-明确信息系统的使用、存储、传输、销毁等各环节的安全管理要求。6.信息安全培训与意识提升：-定期开展信息安全培训，提高员工的安全意识与操作规范。-对信息安全违规行为进行查处与处理，确保制度落实。7.信息安全审计与监督：-定期开展信息安全审计，检查制度执行情况，发现问题及时整改。-建立信息安全监督机制，确保信息安全管理制度的有效性。8.信息安全应急响应机制：-制定信息安全应急预案，明确信息安全事件的处理流程与响应措施。-定期演练信息安全事件的应急响应流程，提高应对能力。2.2企业档案管理与保密制度规范2.2.1档案管理规范根据《档案法》及《企业档案管理规范》，企业应建立科学、规范的档案管理制度，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。2025年企业档案管理与保密制度规范要求档案管理应遵循以下原则：1.档案管理责任明确：-明确档案管理人员的职责，确保档案的规范管理。-档案管理人员应定期检查档案的完整性与安全性。2.档案分类与编号规范：-档案应按类别、形式、保管期限等进行分类与编号。-档案编号应统一、清晰、准确，便于检索与管理。3.档案存储与保管：-档案应存储于专用档案室或电子档案系统中，确保安全。-档案应定期检查，防止损坏、丢失或被篡改。4.档案调阅与借阅规范：-档案调阅需经审批，严格遵守借阅制度。-档案借阅应登记备案，确保档案的使用安全。5.档案销毁与归档：-档案销毁应经审批，确保销毁程序合规。-档案归档后应按规定进行管理，确保档案的长期保存。2.2.2保密制度规范根据《保守国家秘密法》及《企业保密管理规定》，企业应建立完善的保密制度，确保涉密信息的安全管理。2025年企业档案管理与保密制度规范要求保密制度应涵盖以下内容：1.保密信息管理：-保密信息应分类管理，明确保密等级、保密期限、保密范围及责任人。-保密信息应存储于专用服务器或加密存储设备中，严禁在非保密场所存储或传输。2.保密培训与考核：-定期开展保密知识培训，提高员工的保密意识与能力。-对保密责任落实情况进行考核，确保保密制度有效执行。3.保密信息销毁：-保密信息在保密期限届满后，应按规定进行销毁，不得私自处理或销毁。-保密信息销毁应由专人负责，确保销毁过程合规。4.保密制度执行监督：-建立保密制度执行监督机制，定期检查保密制度的执行情况。-对违反保密制度的行为进行查处与处理，确保制度落实。5.保密责任追究：-明确保密责任，落实保密责任追究制度，确保保密制度的有效执行。2.3信息安全与保密管理的协同机制2.3.1信息安全与保密管理的协同机制企业应建立信息安全与保密管理的协同机制，确保信息安全与保密管理的统一与高效运行。2025年企业档案管理与保密制度规范要求协同机制应涵盖以下内容：1.信息安全管理与保密管理的统一：-信息安全与保密管理应统一规划、统一管理，确保信息安全与保密管理的协调性。-信息安全与保密管理应纳入企业整体安全管理框架中。2.信息安全管理与保密管理的职责分工：-明确信息安全与保密管理的职责分工，确保管理责任落实。-建立信息安全与保密管理的协同机制，确保信息安全管理与保密管理的有效结合。3.信息安全管理与保密管理的评估与改进：-定期评估信息安全与保密管理的运行效果，发现问题及时整改。-建立信息安全与保密管理的改进机制，不断提升管理能力。4.信息安全管理与保密管理的培训与考核：-定期开展信息安全与保密管理的培训，提高员工的安全意识与操作规范。-对信息安全与保密管理的执行情