供应链管理货物分类与编码规则手册

供应链管理货物分类与编码规则手册第一章适用业务场景本分类与编码规则适用于供应链管理全流程中的货物标准化管理，具体场景包括但不限于：采购管理：规范采购需求提报、供应商报价及合同签订中的货物描述，避免因货物名称不统一导致的采购偏差；库存管理：通过统一编码实现库存货物的精准识别、分区存放与动态盘点，提升库存周转率；物流调度：在运输、仓储、配送环节中通过编码快速定位货物属性（如尺寸、温控要求、危险等级等），保证物流作业高效准确；订单履约：关联订单编码与货物编码，实现从订单下达到出库全流程的可追溯性，减少错发、漏发风险；数据分析：基于分类编码维度（如行业、用途、材质）进行采购成本、库存结构、物流效率等数据分析，支撑供应链优化决策。第二章分类编码管理流程一、项目启动与需求调研成立专项小组：由供应链管理部*经理牵头，联合采购部、仓储部、物流部、IT部等相关部门人员组成项目组，明确职责分工（如IT部负责系统支持，仓储部负责货物属性梳理）。需求收集：通过访谈、问卷等形式，收集各部门对货物分类维度的具体需求（如采购部需按“供应商行业”分类，仓储部需按“存储温区”分类），整理成《货物分类需求清单》。二、分类维度设计根据业务需求，构建多层级分类体系，保证分类逻辑清晰、覆盖全面。推荐采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级结构，示例维度一级分类：按货物行业属性划分（如“工业原料”“办公用品”“快消品”）；二级分类：按货物功能用途划分（如“工业原料”下分“金属材料”“化工原料”“电子元器件”）；三级分类：按货物特性划分（如“金属材料”下分“型钢”“板材”“管材”）。注：分类层级可根据企业业务复杂度调整，建议不超过四级，避免层级过深导致编码冗长。三、编码规则制定采用“字母+数字”混合编码结构，保证编码唯一性、可读性与可扩展性，规则编码结构：一级分类代码（2位字母）+二级分类代码（2位字母）+三级分类代码（2位字母）+流水号（3位数字）；代码含义：一级分类代码：用大写字母表示（如“GY”代表“工业原料”，“BG”代表“办公用品”）；二级/三级分类代码：用大写字母缩写表示（如“JS”代表“金属”，“CL”代表“材料”）；流水号：从“001”开始递增，保证同一分类下货物编码唯一。示例：“GYJSCL001”表示“工业原料-金属材料-材料-001号货物（如Q235钢板）”。四、编码编制与测试编制初稿：根据分类维度和编码规则，梳理企业现有货物清单，编制《货物分类编码初稿表》，包含货物名称、规格、分类、编码等字段。验证测试：选取100-200种典型货物（含高频采购、高库存周转品类），组织仓储、采购、物流部门人员进行编码验证，重点检查：分类准确性：货物是否归属正确的分类层级；编码唯一性：是否存在重复编码；易用性：编码是否便于记忆、录入与识别。修订完善：根据测试反馈调整分类维度或编码规则，形成《货物分类编码终稿表》。五、系统部署与培训系统录入：IT部将终稿编码数据导入ERP/WMS系统，配置编码查询、关联订单等功能，保证系统支持编码的增删改查及数据同步。全员培训：组织供应链相关部门开展培训，内容包括分类维度解读、编码规则说明、系统操作演示（如编码查询、新增编码申请流程），并通过考核保证培训效果。六、运行维护与更新日常维护：设立编码管理员（由供应链管理部专员*担任），负责接收新增货物编码申请（需提供货物名称、规格、分类说明等材料），审核后分配编码并更新系统。定期回顾：每半年组织一次分类编码评审会，结合业务变化（如新增品类、供应商调整）优化分类维度或扩展编码规则，保证编码体系持续适配业务需求。第三章分类与编码参考模板一、货物分类表示例一级分类代码一级分类名称二级分类代码二级分类名称三级分类代码三级分类名称分类说明适用货物示例GY工业原料JS金属材料XG型钢按截面形状分为型钢、板材、管材等角钢、槽钢、H型钢GY工业原料HG化工原料CL材料按化学成分分为无机、有机、高分子材料硫酸、烧碱、聚乙烯BG办公用品WB文具BY笔类按书写工具类型分类钢笔、圆珠笔、马克笔BG办公用品BS办公设备DJ电脑设备按设备功能分类台式机、笔记本、打印机二、货物编码表示例货物编码货物全称规格型号材质/工艺所属分类（一级-二级-三级）供应商简称启用日期维护人备注GYJSCL001Q235热轧钢板2000mm1000mm10mm碳素结构钢工业原料-金属材料-材料首钢集团2023-01-15*明用于机械加工BGWBBY0020.5mm中性签字笔黑色、按盒包装塑料笔身办公用品-文具-笔类晨光股份2023-02-20*芳日常办公使用GYHGDJ003联想ThinkPad笔记本14英寸、16G内存、512G固态金属机身工业原料-电子设备-电脑设备联想中国2023-03-10*伟业务员出差用第四章实施关键要点一、保证编码唯一性严格执行“一物一码”原则，同一规格、材质的货物对应唯一编码，避免因编码重复导致数据混乱。对于不同供应商但规格相同的货物，可在编码中增加“供应商简称”后缀（如“GYJSCL001-SG”代表“首钢集团的Q235钢板”）。二、预留扩展空间编码规则中需预留分类代码和流水号的扩展位（如三级分类代码可从2位扩展至3位，流水号可从3位扩展至4位），适应新增品类需求，避免频繁调整编码结构。三、提升编码易用性编码命名应简洁明了，避免使用生僻字母或复杂缩写（如“电子元器件”可用“DZ”而非“DZYQJD”），便于一线人员快速识别与记忆。同时在系统中配置编码关键词搜索功能（如输入“钢板”可自动关联“GYJSCL”编码）。四、强化动态维护建立编码变更审批流程：当货物属性（如材质、规格）发生重大变化时，需由使用部门提交《编码变更申请表》，经编码管理员审核、供