企业采购询价文件范本及编制指南

企业采购询价文件范本及编制指南在企业采购管理中，询价文件是连接需求方与供应商的核心工具，其规范性、严谨性直接影响采购效率、成本控制及风险防控。一份优质的询价文件，既能清晰传递采购需求，又能为后续评审、合同签订奠定基础。本文结合实务经验，提供询价文件范本及编制指南，助力企业规范采购流程。一、询价文件核心组成与编写要点询价文件需围绕“需求清晰、权责明确、流程合规”展开，核心模块包括项目基本信息、采购需求、报价要求、响应文件要求、评审规则、合同条款等，各模块编写要点如下：（一）项目基本信息内容：项目名称、采购人信息（名称、联系人、联系地址）、预算金额（≤4位数字，如“约5万元”）、项目背景、交付地点、交付时间等。要点：信息需准确完整，便于供应商快速识别项目边界。例如，交付时间需明确“合同签订后10个工作日内完成交付”，避免模糊表述。（二）采购需求说明（核心模块）内容：采购标的的技术规格、数量、质量标准、服务要求、验收标准等。要点：需求需可量化、可验证，避免模糊描述。例如：错误表述：“采购高性能电脑”；正确表述：“电脑配置：CPUi____及以上、内存16GB、硬盘512GBSSD、23.8英寸IPS屏，预装正版Windows10，三年整机保修，上门响应≤24小时”。（三）报价要求内容：报价形式（总价/单价）、报价有效期（如“30天”）、报价包含的费用（如“含税全包价，含运输、安装、培训、售后”）、报价单格式等。要点：明确报价“边界”，避免后期争议。例如，注明“报价为最终结算价，不因市场波动、政策调整等因素变更”。（四）响应文件要求内容：供应商需提交的文件（营业执照、报价单、技术响应表、售后服务方案、资质证明等）、文件格式（如“胶装、一式三份、每页加盖公章”）。要点：文件清单需穷尽核心要件，避免供应商遗漏关键材料（如厂家授权书、业绩证明）。（五）评审与定标规则内容：评审方式（如“综合评分法”）、评分标准（价格、技术、服务、商务等维度）、定标原则（如“得分最高且符合需求”）。要点：评分标准需客观量化，避免主观随意性。例如，综合评分中“价格占30分（以最低报价为基准价，报价得分=基准价/供应商报价×30）、技术响应占40分（逐项对比需求，每不满足1项扣5分）”。（六）合同主要条款（摘要）内容：付款方式（如“预付款30%，验收后付65%，质保金5%”）、交货期、质量保证期、违约责任（如“逾期交货每日扣总价1%”）等。要点：合同条款需与询价文件逻辑一致，提前明确权责，降低履约风险。二、询价文件范本（以“办公设备采购”为例）XX科技有限公司办公设备采购询价文件一、项目基本信息1.项目名称：办公电脑及打印机采购项目2.采购人：XX科技有限公司3.联系人及电话：XXX（0XX-XXXXXXX）4.预算金额：约5万元5.交付地点：XX市XX区XX路XX号6.交付时间：合同签订后10个工作日内二、采购需求说明（一）办公电脑（10台）配置要求：CPU：Inteli____/AMDRyzen55600及以上；内存：16GBDDR43200MHz；硬盘：512GBSSD（NVMe协议）；显示器：23.8英寸IPS屏（1920×1080），支持壁挂；系统：预装正版Windows10专业版；服务：三年整机保修，上门响应≤24小时，含原装键盘、鼠标。（二）激光打印机（2台）功能要求：黑白激光，A4幅面，打印/复印/扫描三合一；性能参数：打印速度≥25页/分钟，分辨率≥1200×1200dpi；服务：鼓粉分离，原装耗材，三年耗材价格承诺，整机一年保修。三、报价要求1.报价形式：总价报价（含设备、运输、安装、培训、税费、三年售后）；2.报价有效期：自提交之日起30天；3.提交方式：密封报价，2024年X月X日17:00前送达XX市XX区XX路XX号XX室，封面注明“办公设备采购报价文件”。四、响应文件要求1.必备文件：营业执照副本复印件（加盖公章）；报价单（含设备型号、配置、单价、总价、售后承诺）；技术响应表（逐项响应采购需求，注明“满足/部分满足/不满足”）；售后服务方案（保修期限、响应流程、备件储备）；厂家授权书（若为代理商）。2.装订要求：胶装成册，一式三份（正本1份，副本2份），每页加盖公章。五、评审与定标规则1.评审方式：综合评分法（满分100分）：价格（30分）：以最低有效报价为基准价，得分=（基准价/供应商报价）×30；技术响应（40分）：逐项对比需求，每不满足1项扣5分（扣完为止）；售后服务（20分）：保修每增半年加5分（最高10分），响应≤24小时得5分，备件方案合理得5分；商务资质（10分）：厂家直供得5分，近2年同类业绩≥3个得5分（每个加1分）。2.定标原则：得分最高者为成交候选人，得分相同则报价低者优先。六、合同主要条款（摘要）1.付款方式：预付款30%（合同签订后7日），验收后付65%，质保金5%（质保期满后10日）；2.质保期：电脑三年、打印机一年（非人为损坏免费维修）；3.违约责任：逾期交货每日扣总价1%，逾期付款每日扣未付款0.5%。三、编制指南：从需求到落地的关键环节（一）需求调研：跨部门协同，量化需求联合使用部门、IT、财务等团队，明确“真实需求”（如采购软件需确认兼容性，采购设备需确认使用场景）；将模糊需求转化为可衡量的参数（如“打印速度快”→“≥25页/分钟”），避免后期变更纠纷。（二）报价与响应设计：清晰边界，规避争议报价维度需“全周期覆盖”：明确包含运输、安装、培训、售后等所有费用，避免“低价中标、高价结算”；响应文件要求“逐条对标”：要求供应商针对采购需求逐项响应（如“满足/不满足”），便于评审时快速对比。（三）评审规则：科学量化，公平透明权重分配需贴合项目属性：货物类项目价格权重可高（30-40%），服务类项目服务权重可高（40-50%）；评分项需“可验证”：避免主观描述（如“技术先进”→“配置满足需求的项数”），确保评审有据可依。（四）合同条款：权责对等，风险前置条款需与询价文件“逻辑闭环”：询价文件约定的付款方式、交货期、质保期等，需在合同中完全体现；违约责任需“对等合理”：如供应商逾期交货扣总价1%，采购人逾期付款扣未付款0.5%，避免单方严苛条款。（五）常见问题与优化建议问题场景核心痛点优化建议------------------------------需求模糊导致报价偏差需求笼统（如“办公桌椅”未明确材质、尺寸），供应商报价差异大制作《需求确认表》，由使用部门签字确认参数、数量、交付标准，作为询价文件附件评审标准不透明引发质疑评审标准模糊（如“综合实力强”），供应商质疑公正性细化评分项（如“企业成立≥5年得5分”“近3年同类业绩≥5个得10分”），并在文件中公示合同条款与询价文件冲突询价文件约定“到货付款”，合同改为“验收后付款”，供应商拒签询价文件提前公示“拟签订合同主要条款”，确保前后一致四、结语询价文件的编制是企业采购“规范化、专业