进馆印章利用制度规范

PAGE进馆印章利用制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织进馆印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的正常运营秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及进馆印章使用的部门和人员。进馆印章包括但不限于公司/组织公章、合同专用章、财务专用章、法人章以及其他经授权刻制并用于进馆相关事务的印章。（三）基本原则1.依法依规原则印章的使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用行为的合法性和合规性。2.审批授权原则印章使用应经过严格的审批流程，明确授权范围和权限，未经授权不得擅自使用印章。3.安全保密原则加强印章的保管和使用安全，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保印章使用过程中的信息安全和保密。4.责任追究原则对印章使用过程中出现的违规行为，将依法依规追究相关责任人的责任。二、印章的保管（一）保管部门及人员1.公司/组织公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章由公司/组织指定的专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.其他经授权刻制并用于进馆相关事务的印章，由相应的业务部门指定专人保管，并报公司/组织印章管理部门备案。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有监控设备的区域，确保印章的存放安全。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章转借他人使用或带出保管区域。如因特殊情况需要带出的，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全措施。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司/组织领导，并采取相应的措施进行处理。三、印章的使用审批（一）审批流程1.用印申请人填写《进馆印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并签字确认。2.申请表经用印申请人所在部门负责人审核签字，确认用印事项的真实性和必要性。3.将申请表提交至公司/组织印章管理部门，印章管理部门负责人对用印事项进行再次审核，并根据审批权限报公司/组织领导审批。4.经公司/组织领导审批同意后，印章管理部门方可通知印章保管人员办理用印手续。（二）审批权限1.公司/组织公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章的使用，需经公司/组织法定代表人或其授权的负责人审批。2.其他经授权刻制并用于进馆相关事务的印章，根据用印事项的重要程度和金额大小，设定相应的审批权限。一般事项由部门负责人审批，重要事项或涉及金额较大的事项需报公司/组织分管领导审批。四、印章的使用（一）用印方式1.原则上应采用原件盖章的方式，如因特殊情况需要在复印件上盖章的，必须在复印件上注明“此复印件与原件一致”字样，并由用印申请人签字确认。2.印章使用应清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。盖章位置应符合文件格式和要求，确保印章与文件内容的关联性和完整性。（二）用印登记1.印章保管人员在用印前，应仔细核对用印申请表与用印文件的内容是否一致，并进行登记。登记内容包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印申请人、审批人等信息。2.用印登记应使用专门的《进馆印章使用登记簿》，登记簿应妥善保管，以备查阅。（三）用印监督1.印章使用过程中，印章保管人员应在现场进行监督，确保用印行为符合审批要求和制度规定。2.对于重要文件或涉及金额较大的合同等用印事项，公司/组织审计部门或其他相关监督部门可进行现场监督。五、印章的停用与销毁（一）停用条件1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章不再使用的，应及时办理停用手续。2.印章出现损坏、丢失等情况，无法正常使用的，应立即停用，并采取相应的措施进行处理。（二）停用程序1.印章保管人员填写《进馆印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因、停用时间等信息，并签字确认。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至公司/组织印章管理部门。3.印章管理部门对申请表进行审核，并报公司/组织领导审批。4.经公司/组织领导审批同意后，印章管理部门通知印章保管人员将停用印章交回，并办理交接手续。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由公司/组织印章管理部门会同相关部门组成销毁小组，对印章进行销毁。2.销毁印章时，应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。3.销毁记录应妥善保管，以备查阅。六、印章使用的风险防范（一）风险识别1.加强对印章使用风险的识别和评估，定期对印章使用情况进行检查和分析，及时发现潜在的风险点。2.关注印章使用过程中的异常情况，如频繁用印、涉及重大金额或敏感事项的用印等，及时进行调查和处理。（二）风险应对措施1.针对不同的风险点，制定相应的风险应对措施。如加强审批流程控制、完善印章保管制度、提高印章保管人员的安全意识等。2.建立印章使用风险预警机制，对可能出现的风险及时发出预警信号，采取相应的措施进行防范和化解。七、印章管理的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织审计部门或其他相关监督部门定期对印章使用情况进行审计和检查，确保印章使用符合制度规定和审批要求。2.加强对印章保管人员的监督，检查其是否严格履行印章保管职责，有无违规使用印章的行为。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等外部部门的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.根据外部监督检查意见，及时整改存在的问题，完善印章管理制度。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章的。2.超越审批权限使用印章的。3.在空白文件或纸张上加盖印章的。4.将印章转借他人使用的。5.印章保管不善，导致印章被盗用、冒用或滥用的。6.其他违反印章管理制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司/组织将视情节轻重，给予相应的处理。情节较轻的，给予批评教育、警告等处分；情节严重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。2.因违规使用印章给公司/组织造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应