药品采购规范制度

PAGE药品采购规范制度一、总则（一）目的为加强公司药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，保障用药安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有药品采购活动，包括但不限于医疗机构、药品经营企业等采购渠道。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的药品供应商，确保所采购药品符合质量标准。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部监管。4.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据业务需求和库存情况，定期编制药品采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核后报采购部门汇总。采购部门应综合考虑各部门需求，结合市场供应情况和库存水平，编制年度、季度和月度采购计划。（二）预算管理1.采购部门应根据采购计划编制采购预算，明确采购资金的来源和使用计划。采购预算需经财务部门审核后报公司领导审批。2.采购预算应严格执行，不得随意突破。如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商评估和选择标准，包括企业资质、信誉、生产能力、质量保证体系等方面。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合条件的供应商中选择优质供应商。3.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括药品质量、交货期、售后服务等方面。对于评估不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（二）供应商档案管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、采购合同、质量反馈等内容。2.供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据采购计划填写采购申请表，详细说明采购药品的名称、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和合规性。2.对于金额较大或重要药品的采购，采购部门应组织相关部门进行会审，并报公司领导审批。（三）采购实施1.根据审批后的采购申请表，采购部门选择合适的采购方式进行采购。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。3.采购合同签订后，采购人员应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）验收与入库1.药品到货后，采购部门应及时通知质量管理部门进行验收。验收人员应按照药品质量标准和验收操作规程进行验收，确保药品质量符合要求。2.验收合格的药品应及时办理入库手续，填写入库单，注明药品名称、规格、数量、供应商等信息。入库单应经仓库管理人员签字确认。3.验收不合格的药品应及时与供应商联系，办理退货或换货手续，并做好记录。（五）付款管理1.采购部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。2.付款申请需经采购部门负责人审核签字后报财务部门。财务部门应审核付款申请的真实性、合法性和准确性，确保付款金额与采购合同一致。3.对于符合付款条件的采购业务，财务部门应及时安排付款，确保供应商的合法权益得到保障。五、质量控制（一）质量标准1.严格执行国家药品质量标准和相关行业标准，确保所采购药品质量合格。2.采购部门应要求供应商提供药品质量标准文件，并在采购合同中明确质量标准条款。（二）验收管理1.质量管理部门应制定药品验收操作规程，明确验收流程、验收方法和验收标准。2.验收人员应按照验收操作规程对到货药品进行逐批验收，检查药品的外观、包装、标签、说明书、合格证等内容，并进行抽样检验。3.验收合格的药品应出具验收报告，验收报告应包括药品名称、规格、数量、供应商、验收结果等信息。验收不合格的药品应出具不合格报告，并及时通知采购部门和供应商处理。（三）质量跟踪与反馈1.采购部门应建立药品质量跟踪机制，定期收集药品质量信息，对药品质量情况进行分析和评估。2.对于质量不稳定或出现质量问题的药品，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取措施进行整改，并跟踪整改情况。3.将药品质量跟踪与反馈情况及时反馈给质量管理部门和相关部门，作为药品采购决策的参考依据。六、信息管理（一）采购信息记录1.采购部门应建立完善的采购信息记录制度，对采购活动的全过程进行记录，包括采购申请、采购审批记录、采购合同、验收报告、付款记录等。2.采购信息记录应真实、准确、完整，保存期限应符合相关法律法规和行业标准的要求。（二）信息查询与统计1.建立采购信息查询系统，方便各部门查询采购信息。采购信息查询系统应具备查询、统计、分析等功能，能够满足不同部门的信息需求。2.采购部门应定期对采购信息进行统计分析，为公司决策提供数据支持。统计分析内容包括采购金额、采购数量、供应商分布、药品品种结构等方面。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对药品采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合法合规，采购流程是否规范，采购合同是否履行等情况。2.在采购过程中，公司内部其他部门有权对采购活动进行监督，发现问题及时向采购部门或公司领导反映。（二）外部监管1.积极配合药品监管部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料和信息。2.对于药品监管部门提出的整改意见，应及时采取措施进行整改，并将整改情况报告药品监管部门。（三）考核评价1.建立采购人员考核评价制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、廉洁自律等方面进行考核