行政部规范化管理制度

PAGE行政部规范化管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政部的管理，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规范化管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部全体员工，以及公司各部门涉及行政事务的相关工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保行政工作合法合规。2.规范化原则：各项行政工作流程明确、标准统一，实现规范化管理。3.高效性原则：优化工作流程，提高行政工作效率，为公司运营提供有力支持。4.服务性原则：以服务公司各部门和员工为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、组织架构与职责（一）行政部组织架构行政部设经理一名，副经理一名，下设行政事务组、人力资源组、后勤保障组等。（二）各岗位职责1.行政部经理全面负责行政部的管理工作，制定行政部工作计划和目标，并组织实施。协调行政部与公司其他部门的工作关系，确保行政工作的顺利开展。负责行政部人员的绩效考核和培训发展，提升团队整体素质。审核行政部各项费用支出，控制行政成本。参与公司重大行政决策，为公司发展提供行政支持。2.行政部副经理协助经理开展行政部日常管理工作，负责部分行政事务的具体执行。负责行政文件的起草、审核和归档工作，确保文件管理规范。组织公司会议、活动等，做好会议记录和活动安排。协助处理公司对外联络事务，维护公司良好形象。完成经理交办的其他临时性工作任务。3.行政事务组负责公司公文的收发、登记、传阅、归档等工作。制定和完善公司行政管理制度和流程，并监督执行。管理公司办公用品、固定资产等，做好采购、发放和盘点工作。负责公司车辆的调度、使用和维护管理。办理公司各类证照的申请、变更和年检等手续。协助做好公司安全保卫工作，制定安全制度和应急预案。4.人力资源组负责公司人力资源规划、招聘、培训、绩效管理、薪酬福利等工作。制定员工培训计划，组织开展各类培训活动，提升员工业务能力。建立和维护员工人事档案，办理员工入职、离职、调动等手续。负责公司劳动用工管理，签订劳动合同，处理劳动纠纷。开展员工满意度调查，了解员工需求，提出改进建议。5.后勤保障组负责公司办公区域的环境卫生管理，定期进行清洁和消毒。管理公司食堂，确保食品安全和餐饮质量，合理安排员工就餐。负责公司宿舍的管理，为员工提供良好的住宿条件。做好公司水电、空调等设备的维护和管理，保障正常运行。负责公司各类物资的仓库管理，做好物资的出入库登记和保管工作。三、行政事务管理（一）公文管理1.公文种类包括通知、报告、请示、批复、函等。2.公文起草应符合公司实际情况和相关政策法规，语言规范、表述准确。3.公文审核实行分级审核制度，重要公文需经部门负责人、分管领导和总经理审核签字。4.公文收发应及时登记，注明收发时间、文号、标题、来文单位等信息，并按照规定流程进行传阅。5.公文归档应分类整理，按照年度、类别、保管期限等进行编号，确保文件查找方便。（二）制度管理1.行政部负责制定和完善公司各项行政管理制度，经公司领导批准后发布实施。2.制度发布后，行政部应组织相关部门和员工进行培训学习，确保制度的有效执行。3.定期对公司制度进行评估和修订，根据公司发展和实际情况，及时调整完善制度内容。（三）办公用品与固定资产管理1.办公用品采购应根据实际需求，制定采购计划，选择合格供应商，确保办公用品质量。2.办公用品发放应建立领用登记制度，明确领用标准和流程，严格控制办公用品消耗。3.固定资产管理应建立台账，记录固定资产的购置、使用、折旧、维修、报废等情况。4.定期对固定资产进行盘点，确保账实相符，对盘盈、盘亏的固定资产应及时查明原因并进行处理。（四）车辆管理1.公司车辆实行统一调度管理，由行政事务组负责安排车辆使用。2.车辆使用部门或个人应提前填写用车申请单，注明用车时间、地点、事由等信息，经审批后安排车辆。3.驾驶员应严格遵守交通法规，定期对车辆进行维护保养，确保车辆安全运行。4.车辆维修应填写维修申请单，经审批后到指定维修厂进行维修，维修费用报销应严格按照规定流程进行。（五）证照管理1.行政部负责公司各类证照的申请、变更和年检等工作，确保证照合法有效。2.建立证照管理台账，记录证照的办理时间、有效期、年检情况等信息。3.证照使用应履行登记手续，使用后及时归还行政部保管。（六）安全保卫管理1.制定公司安全保卫制度，明确安全责任和防范措施。2.加强公司办公区域的安全巡查，发现安全隐患及时报告并处理。3.做好公司门禁管理，严格控制人员和车辆出入，确保公司安全。4.制定安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。四、人力资源管理（一）人力资源规划1.根据公司发展战略和业务需求，制定人力资源规划，明确人力资源需求和配置计划。2.定期对人力资源规划执行情况进行评估和调整，确保人力资源与公司发展相适应。（二）招聘与配置1.制定招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求等信息。2.通过多种渠道进行招聘，如网络招聘、人才市场招聘、内部推荐等，筛选合适的候选人。3.组织面试、笔试等招聘环节，对应聘人员进行综合评估，确定录用人员。4.办理新员工入职手续，签订劳动合同，安排入职培训，使其尽快适应公司环境和工作岗位。（三）培训与开发1.制定员工培训计划，根据员工岗位需求和个人发展意愿，提供多样化的培训课程。2.培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习等，确保培训效果。3.建立员工培训档案，记录培训情况和考核结果，作为员工晋升、调薪的参考依据。4.鼓励员工自主学习和自我提升，对取得相关职业资格证书或学历提升的员工给予一定奖励。（四）绩效管理1.建立科学合理的绩效管理制度，明确绩效目标、考核标准和考核周期。2.定期对员工进行绩效考核，考核方式包括上级评价、同事评价、自我评价等。3.根据绩效考核结果，进行绩效反馈和沟通，帮助员工改进工作，提升绩效。4.绩效结果应用于员工薪酬调整、晋升、奖励等方面，激励员工积极工作。（五）薪酬福利管理1.制定薪酬福利制度，明确薪酬结构、计算方法和福利待遇标准。2.根据员工岗位、绩效等因素，确定员工薪酬水平，确保薪酬公平合理。3.按时发放员工工资、奖金等薪酬，缴纳社会保险、住房公积金等福利费用。4.定期对薪酬福利制度进行评估和调整，根据市场行情和公司实际情况，优化薪酬福利方案。（六）劳动用工管理1.严格遵守国家劳动法律法规，签订劳动合同，明确双方权利和义务。2.办理员工入职、离职、调动等手续，做好档案转移和社会保险增减员等工作。3.处理劳动纠纷，维护公司和员工的合法权益，确保劳动关系和谐稳定。五、后勤保障管理（一）环境卫生管理1.制定办公区域环境卫生管理制度，明确清洁标准和责任分工。2.安排专人负责办公区域的日常清洁工作，定期进行消毒，保持环境整洁卫生。3.对环境卫生情况进行检查和监督，及时发现问题并督促整改。（二）食堂管理1.选择合格的食堂承包商，签订承包合同，明确服务标准和质量要求。2.监督食堂承包商做好食品安全管理工作，确保食品卫生安全。3.合理安排员工就餐时间，提供营养均衡、口味多样的饭菜。4.收集员工对食堂饭菜的意见和建议，及时反馈给食堂承包商进行改进。（三）宿舍管理1.制定宿舍管理制度，规范员工宿舍居住行为。2.合理安排宿舍房间，确保员工住宿条件舒适。3.加强宿舍安全管理，定期检查宿舍设施设备，消除安全隐患。4.处理员工宿舍纠纷，维护宿舍正常秩序。（四）设备维护管理1.建立公司水电、空调等设备维护管理制度，明确维护责任和流程。2.定期对设备进行巡检，及时发现设备故障和隐患，并安排维修人员进行维修。3.做好设备维修记录，建立设备档案，跟踪设备运行情况。4.根据设备使用情况和寿命周期，制定设备更新计划，确保设备正常运行。（五）物资仓