文书管理制度规范要求

PAGE文书管理制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司文书管理，确保文书的准确、及时、安全传递与妥善保存，提高公司工作效率和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在日常工作中所涉及的各类文书管理。（三）基本原则1.依法合规原则：文书管理应严格遵守国家法律法规及行业规范，确保文书的合法性、有效性。2.准确及时原则：文书内容应准确无误，传递应及时高效，避免延误和差错。3.安全保密原则：对涉及公司机密的文书，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。4.统一规范原则：文书格式、编号、处理流程等应统一规范，便于管理和查询。二、文书种类及定义（一）行政公文1.定义：公司依据国家行政公文管理规定，用于传达公司决策、部署工作、沟通情况等的正式文件。2.种类：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等。（二）业务文书1.定义：公司各业务部门在开展业务活动过程中形成的各类文件，如合同、协议、订单、业务报告等。2.种类：根据业务性质不同，分为市场营销类文书、财务管理类文书、人力资源管理类文书、技术研发类文书等。（三）内部管理文书1.定义：公司为加强内部管理而制定的各类规章制度、工作流程、会议纪要、工作计划与总结等文件。2.种类：涵盖行政管理制度、财务管理制度、人力资源管理制度、项目管理制度等。（四）其他文书1.定义：除上述三类文书外，公司在对外交往、宣传推广、文化建设等方面形成的文件，如宣传资料、新闻稿件、企业文化活动记录等。2.种类：根据具体用途分为宣传类文书、公关类文书、文化活动类文书等。三、文书格式规范（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸（210mm×297mm）。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.54cm。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体加粗，居中排列。2.正文：一般用三号仿宋体，行距为固定值28磅。3.一级标题：用三号黑体，序号为“一、”。4.二级标题：用三号楷体，序号为（一）。5.三级标题：用三号仿宋体加粗，序号为1.。（三）编号规范1.行政公文：按照公司规定的公文编号规则进行编号，如“[年份]××号”。2.业务文书：根据业务类型和年份进行编号，如“营销[年份][序号]”。3.内部管理文书：按照管理制度的类别和年份编号，如“行政管理制度[年份][序号]”。4.其他文书：根据文书性质和年份进行编号，如“宣传资料[年份][序号]”。（四）落款规范1.发文部门：在正文下方靠右空两格注明发文部门全称。2.发文日期：在发文部门下方靠右空两格注明发文日期，日期用阿拉伯数字完整写出年、月、日。四、文书起草与审核（一）起草要求1.内容准确：文书起草应依据实际情况，确保内容真实、准确、完整，数据可靠。2.逻辑清晰：结构合理，层次分明，语言表达流畅，逻辑严谨，避免出现前后矛盾、条理不清的情况。3.语言规范：使用规范的汉字和标点符号，避免使用生僻字、错别字和不规范的简化字。（二）审核流程1.部门初审：文书起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核内容是否符合实际情况、格式是否规范、语言是否准确等。2.归口审核：涉及特定业务领域的文书，需提交归口管理部门进行审核，确保文书符合该领域的专业要求和政策法规。3.领导审批：初审和归口审核通过后的文书，提交公司领导审批。领导应根据文书内容和公司实际情况，做出准确的批示。五、文书收发与传递（一）收文管理1.签收登记：公司收发室收到外部来文后，应及时进行签收，并详细登记来文日期、发文单位、文号、标题等信息。2.分类传阅：根据文书内容和性质，将收文分类后呈送相关领导和部门传阅。传阅时应填写《文件传阅单》，注明传阅人姓名、传阅日期等。3.办理反馈：相关部门和人员收到传阅文件后，应及时办理，并将办理结果反馈给收发室。收发室负责跟踪文件办理情况，确保文件得到妥善处理。（二）发文管理1.拟稿排版：文书起草部门按照格式规范要求进行拟稿和排版。2.审核签发：经部门初审、归口审核后，提交公司领导签发。领导签发后的文书方可印发。3.编号印制：对签发后的文书进行编号，并按照规定格式进行印制。印制过程中应确保文书内容清晰、格式规范。4.盖章分发：文书印制完成后，加盖公司公章，并按照发文范围进行分发。分发时应填写《文件分发登记表》，注明分发日期、收件单位、份数等信息。（三）传递方式及要求1.纸质文书传递：重要文件应通过专人送达或机要通信方式传递，确保文件安全、及时送达。一般文件可通过公司内部文件交换站传递。2.电子文书传递：通过公司内部办公系统或电子邮件等方式传递电子文书时，应确保文件格式正确、内容完整，并设置相应的权限和密码，防止文件被非法获取或篡改。六、文书归档与保管（一）归档范围1.行政公文：包括公司发布的各类行政公文及收到的上级机关、同级单位的行政公文。2.业务文书：如合同、协议、订单、业务报告等具有保存价值的业务文件。3.内部管理文书：公司制定的各项规章制度、工作流程、会议纪要等内部管理文件。4.其他文书：公司在对外交往、宣传推广、文化建设等方面形成的有保存意义的文件。（二）归档要求1.整理分类：按照文书种类、年度、保管期限等进行分类整理，确保归档文件的系统性和完整性。2.编号编目：为归档文件编制唯一的编号，并建立详细的目录，便于查询和检索。3.装订成册：对纸质归档文件进行装订，确保文件整齐、牢固，便于长期保存。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大决策、核心机密、历史记录等重要文件，应永久保管。2.定期保管：其他文件根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。（四）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫等设施，对纸质档案进行妥善保管。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。七、文书借阅与查阅（一）借阅规定1.借阅申请：因工作需要借阅文书的人员，应填写《文书借阅申请表》，注明借阅文书的名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息。2.审批流程：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据文书的密级和保管要求，决定是否批准借阅。3.借阅期限：一般文书借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.归还要求：借阅人员应在规定期限内归还所借文书，归还时档案管理人员应认真核对文书的完整性和准确性。（二）查阅规定1.查阅申请：因工作需要查阅文书的人员，应填写《文书查阅申请表》，注明查阅文书的名称、文号、查阅目的等信息。2.审批流程：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据文书的密级和保管要求，确定查阅方式和地点。3.查阅方式：一般文书可在档案管理部门指定的查阅室查阅；涉及机密的文书，需在档案管理人员的监督下查阅。4.查阅记录：查阅人员应在《文书查阅登记表》上记录查阅时间、查阅内容等信息。八、文书保密与销毁（一）保密措施1.人员管理：加强对涉及文书管理工作的人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.环境管理：档案室应设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。3.文件管理：对涉及公司机密的文书，应严格按照保密规定进行保管和处理，限制知悉范围。（二）销毁规定1.销毁范围：对已超过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的文书，应及时进行销毁。2.销毁流程：由档案管理部门提出销毁申请，填写《文书销毁申请表》，注明拟销毁文书的名称、文号、数量等信息。经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。3.销毁方式：纸质文书一般采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子文书应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行