码头采购制度规范

PAGE码头采购制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司码头采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保证所采购物资和服务符合公司生产运营需求，同时遵循相关法律法规和行业标准，防范采购风险，提高公司经济效益。（二）适用范围本制度适用于公司在码头进行的各类物资采购、设备采购、服务采购等活动，包括但不限于原材料、燃料、备品备件、装卸设备、运输服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准和规范。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，按照公正的程序进行采购决策。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务能够满足公司生产运营的质量要求。5.诚实守信原则：采购人员与供应商应诚实守信，履行合同约定，维护公司和供应商的合法权益。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和实际生产情况，及时提出原材料、燃料等物资的采购需求，详细说明物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.设备管理部门：依据设备维护计划和设备更新需求，提出备品备件、设备采购等需求，明确设备的技术参数、性能要求、售后服务等内容。3.其他部门：如行政部门、后勤部门等根据工作需要，提出办公用品、劳保用品、运输服务等采购需求。（二）采购申请审批1.采购需求部门填写《采购申请表》，详细描述采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核，签署意见后提交至采购部门。3.采购部门对采购申请进行汇总整理，根据公司采购审批权限规定，对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，提交公司分管领导或总经理审批。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等信息。2.供应商筛选与评估根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并向其发送《供应商调查问卷》，要求其提供详细的企业资料和产品信息。采购部门会同相关技术部门、质量部门等对潜在供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、生产设备、人员素质等方面的情况。对潜在供应商的产品进行样品测试或试用，检验其产品质量是否符合公司要求。根据考察和评估结果，对潜在供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并纳入公司合格供应商名录。3.供应商日常管理采购部门定期对合格供应商进行跟踪评估，了解其生产经营状况、产品质量、交货期、售后服务等方面的情况，及时发现和解决问题。建立供应商绩效评价体系，根据供应商的供货质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等指标对供应商进行评价，评价结果作为供应商合作、调整采购份额、淘汰等决策的依据。对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于出现质量问题、交货延迟或其他违约行为的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、淘汰等措施进行处理。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购项目的具体条款进行谈判，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.根据谈判结果，起草采购合同文本，经公司法律部门审核后，提交双方签字盖章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作《采购订单》，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点、付款方式等信息。2.《采购订单》经采购部门负责人审核后，发送给供应商，并要求供应商签字确认。3.采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）物资验收1.到货通知：采购物资到货前，供应商应提前通知采购部门和仓库管理部门，以便做好验收准备工作。2.验收准备：仓库管理部门根据采购订单和相关标准，准备好验收工具、场地等，并安排验收人员。验收人员应熟悉采购物资的规格、型号、质量要求等内容。3.初步验收：物资到货后，验收人员首先对物资的数量、规格、型号、外观等进行初步检查，核对物资的名称、数量是否与采购订单一致，物资的外观是否有损坏、变形等情况。4.质量验收：对于需要进行质量检验的物资，由质量部门按照相关质量标准进行检验，出具检验报告。质量验收合格的物资方可办理入库手续。5.验收记录：验收人员应填写《物资验收记录》，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、到货时间、验收情况等信息，并签字确认。验收记录应妥善保存，以备查阅。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、发票、验收报告等相关资料，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，核对采购合同条款、发票金额、验收情况等是否相符，审核无误后提交公司领导审批。3.公司领导根据审批权限对付款申请进行审批，批准后财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险，可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能影响公司生产运营，甚至导致产品质量问题和安全事故。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，或供应商违约，可能给公司带来经济损失和法律纠纷。4.人员风险：采购人员的职业道德问题、业务能力不足等，可能导致采购活动出现违规行为或采购失误。（二）风险评估1.采购部门会同相关部门对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。2.对于高风险等级的采购项目，应制定专门的风险应对措施，并加强监控和管理。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，避免因价格波动造成采购成本增加。与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低供应商垄断风险。建立物资储备制度，应对市场供应短缺情况，确保公司生产运营的连续性。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商的产品进行抽检。在采购合同中明确质量标准和违约责任，对于质量不合格的物资，要求供应商及时更换或承担相应的赔偿责任。加强内部质量检验工作，严格按照质量标准对采购物资进行检验，确保入库物资质量合格。3.合同风险应对采购合同文本应严格按照法律法规和公司要求制定，明确双方的权利义务、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应组织法律部门等相关人员对合同进行审核，确保合同的合法性和有效性。加强合同执行过程的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，如供应商违约等情况，应按照合同约定追究其责任。4.人员风险应对加强采购人员的职业道德教育和培训，提高其业务素质和法律意识，防止出现违规行为。建立采购人员绩效考核制度，将采购工作的质量、效率、成本控制等指标纳入考核体系，激励采购人员提高工作水平。加强内部监督机制，对采购活动进行全过程监督，防止采购人员与供应商勾结谋取私利。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等情况。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。3.公司设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部监督1.积极配合政