规范支付用卡管理制度

PAGE规范支付用卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司支付用卡管理，规范支付行为，防范支付风险，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工在开展业务活动过程中涉及的各类支付用卡，包括但不限于信用卡、借记卡、预付卡等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、监管要求以及行业标准，确保支付用卡行为合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障支付用卡信息安全，防止信息泄露和资金损失。3.审慎性原则：在使用支付用卡时，应审慎评估风险，确保支付行为必要、合理、合规。4.责任明确原则：明确支付用卡各环节的责任主体，确保责任落实到人。二、支付用卡的申请与审批（一）申请条件1.因业务需要确需使用支付用卡的员工或部门，应具备明确的业务用途和合理的资金需求。2.申请人应具备良好的信用记录，无不良信用行为。（二）申请流程1.申请人填写《支付用卡申请表》，详细说明申请支付用卡的类型、用途、预计使用额度、使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审批，并签署意见。3.申请表经部门负责人审批通过后，提交至财务部门进行财务审核。财务部门应审核申请额度是否合理、资金来源是否合规等，并签署审核意见。4.财务审核通过后，申请表提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据整体业务情况和风险评估结果进行最终审批。（三）审批权限1.一般业务所需支付用卡，申请额度在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.申请额度在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报财务部门审核，公司分管领导审批。3.申请额度超过[X]元的，需经公司领导班子集体研究决定。三、支付用卡的使用管理（一）卡片保管1.支付用卡由申请人妥善保管，不得转借他人使用。2.卡片密码应严格保密，不得泄露给他人。3.如发现卡片丢失或被盗，应立即挂失，并及时向公司相关部门报告。（二）支付操作1.支付用卡应严格按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.进行支付操作时，应确保交易信息真实、准确、完整，避免出现支付错误或欺诈行为。3.对于大额支付或风险较高的支付业务，应提前进行风险评估，并采取相应的风险防控措施。（三）费用报销1.支付用卡产生的费用应按照公司财务制度进行报销。报销时，应提供真实有效的发票、交易记录等凭证。2.财务部门应严格审核支付用卡费用报销凭证，确保费用支出合理、合规。对于不符合规定的费用报销，不予受理。四、支付用卡的风险管理（一）风险识别与评估1.定期对支付用卡业务进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如信用风险、欺诈风险、信息安全风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险防控措施，明确风险应对责任人和处置流程。（二）风险监控1.建立支付用卡风险监控机制，实时监测支付用卡交易情况，及时发现异常交易和风险信号。2.对于发现的风险问题，应及时采取措施进行处置，如冻结卡片、暂停支付、调查核实等，并及时向上级报告。（三）应急处置1.制定支付用卡风险应急处置预案，明确应急处置流程和责任分工。2.一旦发生支付用卡风险事件，应立即启动应急预案，采取有效措施控制风险，减少损失，并及时向相关部门报告。五、支付用卡的信息管理（一）信息收集1.在申请支付用卡时，应收集申请人的必要信息，包括个人身份信息、联系方式、信用信息等。2.对于涉及支付用卡交易的信息，如交易记录、支付凭证等，应及时进行收集和整理。（二）信息存储1.支付用卡信息应按照安全、保密的原则进行存储，采用加密存储、访问控制等技术手段，确保信息安全。2.信息存储期限应符合法律法规和公司内部规定要求，不得擅自删除或销毁重要信息。（三）信息使用与共享1.支付用卡信息仅用于公司内部业务管理和风险防控需要，不得擅自对外提供或泄露给第三方。2.因业务合作等原因确需共享支付用卡信息的，应按照相关法律法规和公司规定进行审批，并签订保密协议，确保信息安全。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对支付用卡管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度有效执行。2.财务部门应加强对支付用卡费用支出的审核监督，及时发现和纠正违规行为。（二）责任追究1.对于违反支付用卡管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的责任追究，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因支付用卡违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事