合同评审制度规范

PAGE合同评审制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同评审流程，确保合同的签订、履行符合法律法规及公司利益，有效防范合同风险，维护公司合法权益，提高合同管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的评审活动，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订与履行必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律强制性条款。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度，确保合同评审流程的规范执行。3.风险防范原则：对合同可能存在的风险进行全面评估，采取有效措施加以防范和控制。4.效益原则：在保证合同合法合规的前提下，追求合同利益最大化，提高公司经济效益。二、合同评审职责分工（一）业务部门1.负责合同的发起，提供合同签订的必要性、可行性及相关业务背景资料。2.对合同条款进行初步审查，确保合同条款符合业务实际需求，并对业务风险进行评估。3.负责与合同对方进行商务谈判，收集对方的主体资格、信用状况等信息。4.跟踪合同履行情况，及时反馈合同履行过程中的问题，并提出解决方案。（二）法务部门1.对合同的合法性进行审查，确保合同条款不违反法律法规的强制性规定。2.对合同的风险进行评估，特别是法律风险，提出防范措施和法律意见。3.参与重大合同的商务谈判，从法律角度提供专业支持。4.负责合同文本的审核，确保合同格式规范、条款完备、权利义务明确。（三）财务部门1.对合同涉及的财务条款进行审查，包括付款方式、结算周期、资金风险等。2.评估合同对公司财务状况和现金流的影响，提出财务风险防范建议。3.协助业务部门进行合同成本核算，确保合同价格合理、经济可行。（四）审计部门1.对合同的签订和履行情况进行审计监督，检查合同评审流程是否合规。2.审查合同的经济效益，评估合同对公司资源配置和经营效益的影响。3.对合同执行过程中的违规行为提出整改意见，并监督整改落实情况。（五）其他相关部门根据合同的具体性质和业务需求，其他相关部门如技术部门、质量部门等应参与合同评审，提供专业意见和建议。三、合同评审流程（一）合同发起业务部门根据业务需求，起草合同初稿，并填写《合同评审申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方主体信息、业务内容、合同金额、付款方式等内容，提交至部门负责人审核。（二）部门初审业务部门负责人对合同初稿及《合同评审申请表》进行初审，重点审查合同条款是否符合业务实际需求、业务风险是否可控、对方主体资格及信用状况是否良好等。初审通过后，在《合同评审申请表》上签署意见，并将合同初稿及相关资料一并提交至法务部门。（三）法务审查法务部门收到合同初稿及相关资料后，对合同的合法性进行全面审查，包括合同主体是否适格、合同条款是否违反法律法规强制性规定、合同权利义务是否对等、违约责任是否明确等。同时，对合同的法律风险进行评估，提出法律意见和防范措施。法务审查通过后，在《合同评审申请表》上签署意见，并将合同初稿及相关资料转至财务部门。（四）财务审核财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、资金风险、合同价格合理性等。评估合同对公司财务状况和现金流的影响，提出财务风险防范建议。财务审核通过后，在《合同评审申请表》上签署意见，并将合同初稿及相关资料转至审计部门。（五）审计监督审计部门对合同的签订和履行情况进行审计监督，检查合同评审流程是否合规，合同条款是否符合公司利益，合同经济效益是否良好等。审计部门可根据需要对合同相关事项进行实地调查或查阅资料。审计监督通过后，在《合同评审申请表》上签署意见，并将合同初稿及相关资料转至分管领导审批。（六）分管领导审批分管领导对合同进行全面审批，综合考虑业务需求、法律风险、财务状况、审计意见等因素，做出最终审批决定。如合同金额较大或涉及重大事项，需提交总经理办公会或董事会审议。分管领导审批通过后，在《合同评审申请表》上签署意见，合同方可正式签订。（七）合同签订业务部门根据审批通过的合同文本，与合同对方进行签订。签订后的合同原件一份交公司档案室存档，一份交业务部门留存，一份交财务部门作为付款依据，一份交法务部门备案。四、合同评审内容（一）合同主体资格审查1.审查合同对方是否具有合法的营业执照、经营范围是否与合同业务相符。2.核实合同对方是否具有相应的资质证书、许可证等，以确保其具备履行合同的能力。3.调查合同对方的信用状况，包括是否存在不良信用记录、涉诉案件等。（二）合同条款审查1.标的条款：明确合同标的名称规格、数量、质量等，确保标的清晰明确，避免歧义。2.价格条款：审查合同价格是否合理，是否符合市场行情，付款方式是否明确、可行。3.履行期限、地点和方式条款：确定合同履行的时间、地点和方式，确保双方权利义务明确，便于合同的履行和监督。4.违约责任条款：明确双方的违约责任，违约责任应具有可操作性，能够有效约束双方履行合同义务。5.争议解决条款：约定合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼，确保争议能够得到及时、有效的解决。（三）合同风险评估1.法律风险评估：分析合同是否存在违反法律法规的风险，如合同无效、可撤销等风险。2.商业风险评估：评估合同履行过程中可能面临的市场风险、经营风险等，如市场价格波动、对方违约等风险。3.财务风险评估：审查合同对公司财务状况和现金流的影响，如资金回笼风险、成本控制风险等。五、合同变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.合同变更申请表经业务部门负责人、法务部门、财务部门、审计部门审核后，提交分管领导审批。3.合同变更需经双方协商一致，并签订书面的合同变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，业务部门应及时通知对方，并填写《合同解除申请表》，说明解除合同的原因及依据。2.合同解除申请表经业务部门负责人、法务部门、财务部门、审计部门审核后，提交分管领导审批。3.合同解除需经双方协商一致，并签订书面的合同解除协议。解除协议应明确双方的权利义务，包括已履行部分的结算、未履行部分的处理等。六、合同履行与监督（一）合同履行1.业务部门负责合同的具体履行，按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.在合同履行过程中，业务部门应及时与合同对方沟通协调，解决出现的问题，确保合同顺利履行。3.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同执行进度、付款情况、交付情况等。（二）合同监督1.法务部门、财务部门、审计部门等应定期对合同履行情况进行监督检查，检查合同履行是否符合合同约定和法律法规要求。2.如发现合同履行过程中存在问题，应及时向业务部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于重大合同或履行过程中出现重大问题的合同，应及时向上级领导汇报，并采取有效措施加以解决。七、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料整理齐全，移交公司档案室存档。2.合同相关资料包括合同评审申请表、合同变更申请表、合同解除申请表、对方主体资格证明文件、信用状况资料、商务谈判记录、往来函件等。（二）合同档案的整理与保管1.档案室对收集的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间等顺序进行编号、装订，建立合同档案目录。2.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。3.合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。（三）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经