规范查新制度

PAGE规范查新制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的知识产权管理，规范查新工作流程，确保查新结果的科学性、准确性和可靠性，提高公司/组织的创新能力和市场竞争力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及知识产权查新的项目、活动及相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：查新工作应严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保查新活动的合法性和规范性。2.科学公正原则：查新机构和查新人员应采用科学的方法和程序，客观、公正地开展查新工作，不受任何利益关系的影响。3.独立客观原则：查新人员应独立进行文献检索、分析和评价，确保查新结论的客观性和独立性。4.及时准确原则：查新工作应在规定的时间内完成，保证查新结果的准确性和及时性，为公司/组织的决策提供可靠依据。二、查新机构及人员（一）查新机构公司/组织设立专门的查新机构，负责组织和实施查新工作。查新机构应具备必要的办公场所、设备和文献资源，能够满足查新工作的需要。（二）查新人员1.查新人员应具备相关专业知识和技能，熟悉知识产权法律法规和查新业务流程。2.查新人员应经过专业培训，取得相应的资格证书，并定期参加继续教育，不断提高业务水平。3.查新人员应遵守职业道德规范，保守查新过程中涉及的商业秘密和技术秘密。三、查新流程（一）查新委托1.项目负责人或相关部门根据项目需求，填写《查新委托书》，明确查新目的、查新范围、查新要求等内容。2.《查新委托书》应经项目负责人或部门负责人签字确认，并加盖公司/组织公章。3.查新机构收到《查新委托书》后，应对委托内容进行审核，如发现问题应及时与委托方沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）查新准备1.查新人员根据《查新委托书》的要求，制定查新计划，明确查新步骤、时间安排和人员分工。2.查新人员收集与查新项目相关的背景资料，包括技术资料、市场信息、行业动态等，为查新工作提供参考。3.查新人员对查新所涉及的领域进行文献调研，了解国内外相关技术的发展现状和趋势，掌握相关文献的分布情况。（三）文献检索1.查新人员根据查新计划，选择合适的文献数据库和检索工具，进行文献检索。2.检索策略应综合考虑查新课题的特点、检索目的和检索要求，确保检索结果的全面性和准确性。3.在检索过程中，查新人员应及时调整检索策略，根据检索结果的反馈信息，补充或修正检索词，扩大或缩小检索范围，提高检索效率。（四）文献分析与对比1.查新人员对检索到的文献进行筛选、阅读和分析，提取与查新项目相关的信息。2.将提取的信息与查新项目的技术内容进行对比，分析查新项目的新颖性、创造性和实用性。3.在对比过程中，查新人员应客观、公正地评价查新项目的技术水平和创新程度，避免主观臆断和片面评价。（五）查新报告撰写1.查新人员根据文献分析与对比的结果，撰写查新报告。查新报告应包括查新目的、查新范围、查新方法、检索结果、对比分析、查新结论等内容。2.查新报告应语言规范、逻辑严谨、数据准确，结论明确。查新报告应由查新人员签字，并加盖查新机构公章。3.在撰写查新报告过程中，查新人员应认真核对相关数据和信息，确保查新报告的真实性和可靠性。（六）查新报告审核与提交1.查新机构应对查新报告进行审核，审核内容包括查新目的、查新范围、查新方法、检索结果、对比分析、查新结论等是否符合要求，报告格式是否规范，语言是否准确等。2.审核通过的查新报告应及时提交给委托方。委托方如有异议，应在规定的时间内提出，查新机构应根据委托方的意见进行核实和处理。四、查新费用管理（一）费用标准1.查新费用应根据查新项目的复杂程度、检索范围、工作量等因素确定。2.查新机构应制定合理的查新费用标准，并报公司/组织相关部门备案。查新费用标准应明确收费项目、收费标准和收费方式等内容。（二）费用支付1.委托方应按照查新机构的收费标准和要求，及时支付查新费用。2.查新费用的支付方式可采用现金、支票、转账等方式。查新机构应开具合法有效的发票给委托方。（三）费用核算与报销1.查新机构应建立查新费用核算制度，对查新费用的收支情况进行详细记录和核算。2.查新人员应按照公司/组织的财务制度和报销流程，及时办理查新费用的报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，报销金额应与实际发生的费用相符。五、查新质量控制（一）质量控制体系1.查新机构应建立健全查新质量控制体系，明确质量控制目标、质量控制流程和质量控制措施等内容。2.质量控制体系应涵盖查新工作的全过程，包括查新委托、查新准备、文献检索、文献分析与对比、查新报告撰写、查新报告审核与提交等环节。（二）质量控制措施1.定期对查新人员进行业务培训和考核，提高查新人员的业务水平和综合素质。2.加强对查新过程的监督和管理，对查新工作的各个环节进行质量检查，及时发现和纠正存在的问题。3.建立查新工作档案管理制度，对查新委托、查新计划、文献检索记录、文献分析与对比记录、查新报告等资料进行归档保存，以便查阅和追溯。4.定期对查新工作进行总结和评估，分析查新工作中存在的问题和不足，采取有效措施加以改进，不断提高查新工作质量。六、查新工作监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全查新工作监督机制，加强对查新机构和查新人员的监督和管理。2.定期对查新机构的工作进行检查和评估，检查内容包括查新工作流程是否规范、查新报告质量是否符合要求、查新费用管理是否严格等。3.对查新人员的工作表现进行考核和评价，考核内容包括业务能力、工作态度、职业道德等方面。对考核不合格的查新人员，应进行培训或调整岗位。（二）外部监督1.积极接受国家知识产权管理部门和相关行业协会的监督和指导，按照要求报送查新工作相关资料和信息。2.参加行业内的查新工作交流活动，学习借鉴其他单位的先进经验和做法，不断完善公司/组织的查新工作制度和流程。七、知识产权保护与保密（一）知识产权保护1.查新机构和查新人员应尊重和保护知识产权，不得侵犯他人的知识产权。2.在查新工作中，如发现涉及知识产权纠纷的问题，应及时报告公司/组织相关部门，并配合做好调查和处理工作。（二）保密1.查新人员应对查新过程中涉及的商业秘密和技术秘密予