规范机关行文制度

PAGE规范机关行文制度总则目的为了确保公司/组织行文的规范化、标准化，提高公文处理效率和质量，促进公司/组织内部沟通与协作，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本机关行文制度。适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各层级之间的公文往来，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等各类公文。基本原则1.合法性原则：行文必须符合国家法律法规和行业标准的要求，不得与法律法规相抵触。2.准确性原则：公文内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免歧义。3.时效性原则：公文应及时处理，确保信息传递的及时性和有效性，避免延误工作。4.规范性原则：公文格式、行文规则、语言表达等应符合规范要求，保持统一和一致。行文规则行文关系1.公司/组织内部各部门之间应根据各自的职责和工作需要，按照隶属关系和业务指导关系行文。2.上行文应主送一个上级机关，如需同时送其他机关，应以抄送形式。下行文可以主送多个下级机关。3.同级机关之间一般用函行文，确有必要时也可用通知等形式行文。行文内容要求1.请示：应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示应写明请示缘由、事项和要求，语言简洁明了。2.报告：应内容真实，重点突出，实事求是地反映情况。报告不得夹带请示事项。3.通知：应明确通知事项、执行要求和期限等，语言准确、简洁。4.函：应根据不同的函件类型，准确表达函的目的和内容，语言得体、规范。行文程序1.拟稿：公文拟稿人应根据工作需要和领导要求，认真撰写公文内容。拟稿应符合本制度的各项要求，确保公文质量。2.审核：拟稿完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括公文内容的准确性、完整性、合规性以及格式的规范性等。审核通过后，由拟稿人在公文上签字确认。3.会签：涉及多个部门的公文，应进行会签。会签部门应认真审核公文内容，提出意见和建议，并在规定时间内完成会签。4.签发：经审核和会签后的公文，应提交公司/组织领导签发。签发人应认真审阅公文内容，签署明确的意见和姓名。5.编号：公文签发后，由办公室负责统一编号。编号应按照一定的规则进行，确保公文编号的唯一性和连续性。6.印发：办公室根据领导签发意见和编号，对公文进行排版、校对，然后印发。印发时应确保公文格式规范、内容准确无误。公文格式一般格式1.用纸：公文用纸一般采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。2.字体和字号：标题一般用二号宋体字，正文一般用三号仿宋体字，如有小标题，小标题一般用三号黑体字。3.排版：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。特定格式要求1.版头：包括公司/组织标识、发文字号、签发人等内容。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。2.主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。标题应准确概括公文主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关应顶格写在标题下空一行位置，正文应段落分明，层次清晰。附件说明应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注应居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期等内容。抄送机关应在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期应编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。公文处理收文处理1.签收：办公室收到外来公文后，应及时进行签收登记。签收时应检查公文的包装、数量等是否完好。2.登记：对签收的公文进行详细登记，包括公文的编号、标题、发文机关、日期、份数等信息。3.初审：办公室对收到的公文进行初审，审核公文的格式、内容等是否符合要求。初审合格的公文，按照规定程序进行传阅、办理。初审不合格或者不属于本公司/组织职权范围的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。4.传阅：根据公文内容和工作需要，确定公文的传阅范围。传阅时应严格按照规定的顺序进行，确保公文传递的及时性和准确性。传阅人应在公文传阅单上签字，注明传阅日期。5.承办：承办部门或人员应根据领导批示和工作要求，认真办理公文。办理结果应及时反馈给办公室。需要回复的公文，应按照规定的格式和时间要求进行回复。6.催办：办公室对公文承办情况进行跟踪催办，确保公文按时办理完毕。催办过程中应及时了解承办进展情况，对延误办理的情况进行督促和协调。7.答复：公文办理完毕后，承办部门或人员应及时将办理结果答复来文单位。答复应准确、清晰，符合公文处理的要求。发文处理1.复核：公文印发前，办公室应对公文的审批手续、内容、格式等进行复核。复核无误后，方可印发。2.登记：对发文进行登记，包括公文的编号、标题、主送机关、抄送机关、印发日期等信息。3.印制：办公室按照复核后的公文内容和格式要求进行印制。印制过程中应确保公文质量，字迹清晰，排版规范。4.核发：公文印制完毕后，办公室对公文的文字、格式、印刷质量等进行检查核对。核发无误后，在公文上加盖印章，然后进行分发。归档与保管1.归档：公文办理完毕后，承办部门或人员应及时将公文整理归档。归档的公文应齐全完整，符合档案管理的要求。