会议记录规范填写制度

PAGE会议记录规范填写制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织各类会议记录的准确、完整、规范，便于会议精神的传达、工作的跟进与决策的落实，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有正式会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、项目研讨会等。（三）基本原则1.真实性原则：会议记录应如实记录会议内容，不得歪曲、篡改会议发言和决议。2.完整性原则：全面记录会议的议题、讨论内容、决议事项、负责人员及完成时间等关键信息。3.及时性原则：会议结束后应及时整理记录，确保信息的时效性。4.保密性原则：涉及公司机密信息的会议记录，应严格按照公司保密制度进行管理。二、会议记录的基本要求（一）记录人员职责1.会议记录人员应提前熟悉会议议程，准备好记录所需的工具，如笔记本、录音设备（需提前征得参会人员同意）等。2.记录过程中要保持专注，准确记录会议内容，不得随意打断会议进程。3.对会议中出现的模糊不清或有疑问的内容，应及时向发言人或主持人核实。（二）记录内容规范1.会议基本信息会议名称、会议时间、会议地点、主持人、记录人、参会人员等。2.会议议程依次记录会议的各项议题。3.讨论内容详细记录参会人员的发言内容，包括观点、意见、建议等，尽量采用原话记录，但可对表述进行适当整理，使其更清晰明了。对于讨论过程中的争议点，要记录各方的观点及理由。4.决议事项明确会议达成的决议内容，包括决策事项是什么（如批准某个项目方案、确定某项工作的负责人等）。如有多个决议事项，应分别列出，并注明决议的优先级或执行顺序。5.责任人员与时间安排确定负责执行决议事项的人员或部门。明确决议事项的完成时间节点，精确到具体日期或时间段。（三）记录格式规范1.标题：使用简洁明了的标题概括会议主题，如“[会议名称]会议记录”。2.正文：采用段落式排版，每段开头空两格。记录内容应层次分明，不同的议题、讨论内容、决议事项等之间可适当分段区分。3.编号：对于决议事项等重要内容，可进行编号，以便于查阅和跟踪。例如：“决议一：……”“决议二：……”等。4.字体与字号：一般采用宋体小四号字排版，确保清晰易读。对于重要内容或需要突出显示的部分，可适当调整字体、字号或颜色，但应保持整体的一致性和规范性。三、会议记录的流程（一）会前准备1.收到会议通知后，记录人员应与会议组织者沟通，了解会议的主题、议程、参会人员等基本信息。2.根据会议性质和要求，准备好相应的记录模板或格式，如对于重要的决策性会议，可设计专门的决议记录表格，包括决议事项、责任部门、责任人、完成时间、监督人等栏目。3.检查记录工具是否正常可用，如笔记本是否有足够的空白页、录音设备电量是否充足等。（二）会中记录1.会议开始时，记录人员应再次确认会议基本信息，并在记录开头准确记录。2.按照会议议程顺序，依次记录每个议题的讨论情况。对于发言人的发言，要快速准确地记录其核心观点和重要论据。3.当会议讨论出现分歧或争议时，要详细记录各方的观点和理由，以及主持人或协调人对争议的引导和处理方式。4.在记录决议事项时，要确保内容准确无误，责任人员和时间安排明确清晰。同时，对于决议的依据或背景信息，如有必要也应适当记录，以便后续理解和执行。5.会中如有需要使用图表（如项目进度图、组织结构图等）辅助说明会议内容的情况，记录人员应在合适位置标注图表名称，并简要描述图表所表达的主要信息。（三）会后整理1.会议结束后，记录人员应尽快对记录内容进行整理。首先检查记录是否完整，有无遗漏重要信息的情况。2.对记录中的表述进行进一步梳理和优化，使其语言通顺、逻辑清晰。对于口语化、不规范的表述，要进行适当调整，转化为正式书面语言。3.核对决议事项的责任人员和时间安排，如有错误或不明确的地方，及时与相关人员沟通确认。4.将整理好的会议记录按照公司/组织的文件管理规定进行分类存储，可根据会议类型、时间等维度建立文件夹或目录结构，方便后续查阅和检索。（四）审核与存档1.整理完成的会议记录应提交给会议主持人或相关负责人进行审核。审核人员应仔细检查记录内容是否准确反映会议实际情况，决议事项是否明确、责任是否落实、时间安排是否合理等。2.审核通过后，会议记录应按照公司/组织的档案管理制度进行存档。存档期限根据相关法律法规和公司规定执行，一般重要会议记录应长期保存。3.建立会议记录索引目录，记录会议名称、日期、主要内容等关键信息，以便快速查找所需的会议记录。同时，可考虑利用电子文档管理系统或数据库，对会议记录进行电子化存储和管理，提高检索效率。四、会议记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅会议记录的，应按照公司规定的流程进行申请。一般情况下，普通员工可查阅与自己工作相关的会议记录，部门负责人可查阅本部门相关会议记录及涉及跨部门工作协调的会议记录，高层管理人员可查阅涉及公司战略决策、重大事项等相关会议记录。2.对于涉及公司机密信息的会议记录，查阅权限应严格控制，仅限经过授权的特定人员查阅。查阅人员需签署保密协议，承诺对查阅到的机密信息严格保密，不得泄露给无关人员。（二）查阅流程1.查阅人员填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅的会议名称、时间范围、查阅目的等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人审批，部门负责人根据查阅人员的工作需求和权限范围进行审核，如同意查阅，则在申请表上签字批准。3.查阅人员持批准后的申请表到公司档案管理部门或负责会议记录保管的人员处进行查阅。档案管理部门或保管人员应按照申请表上的要求提供相应的会议记录，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容等信息。（三）会议记录的使用1.会议记录可作为传达会议精神、指导工作开展的重要依据。各部门在执行相关决议事项时，应参考会议记录，确保工作方向与会议决策一致。2.在项目推进过程中，会议记录可用于回顾项目进展情况、协调各方工作、解决项目中出现的问题等。项目团队成员可根据会议记录中关于项目任务分配、时间节点要求等内容，检查工作完成情况，及时发现偏差并进行调整。3.对于新入职员工或对相关业务不熟悉的员工，会议记录可作为培训资料，帮助他们了解公司的工作流程、业务决策过程以及历史经验教训，快速融入工作环境。五、会议记录的保密与安全管理（一）保密措施1.会议记录涉及公司商业秘密、技术机密、财务数据等敏感信息的，应按照公司保密制度进行严格管理。记录人员在记录和整理过程中，要注意对敏感信息的保护，避免在公开场合讨论或泄露相关内容。2.存储会议记录的介质（如笔记本、电子文档等）应妥善保管，设置必要的访问权限。对于电子文档，应进行加密存储，并定期备份，防止数据丢失或被非法获取。3.严禁将会议记录私自复制、传播给无关人员。因工作需要确需复制会议记录的，应按照公司的复制审批流程进行申请，经批准后方可复制，并注明复制用途和份数，确保复制件得到妥善管理。（二）安全管理1.定期对会议记录的存储介质进行检查和维护，确保其安全性和完整性。如发现存储介质损坏或存在安全隐患，应及时采取措施进行修复或更换，并对相关会议记录进行备份恢复。2.在使用电子文档管理系统存储会议记录时，要加强系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和数据泄露。同时，定期对系统进行漏洞扫描和安全更新，确保系统运行稳定安全。3.如遇自然灾害、设备故障、网络攻击等突发事件导致会议记录丢失或损坏，应启动应急预案，及时采取措施进行抢救和恢复。记录人员应配合相关部门进行调查，查明事件原因，总结经验教训，完善安全管理措施。六、会议记录的监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部成立会议记录监督小组，成员包括行政部门、审计部门等相关人员。监督小组定期对会议记录的填写情况进行检查，确保记录符合本制度要求。2.监督小组可通过随机抽查会议记录、与参会人员核实记录内容等方式进行监督。对于发现的问题，及时向记录人员和相关部门提出整改意见，并跟踪整改情况。3.鼓励员工对会议记录填写过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）考核标准1.将会议记录的填写质量纳入员工绩效考核体系。考核指标包括记录的准确性、完整性、及时性、规范性等方面。2.准确性方面，主要考核记录内容是否如实反映会议实际情况，有无错误或歪曲信息；完整性方面，检查是否全面记录会议的关键信息，如议题、讨论内容、决议事项等；及时性方面，看会议结束后是否及时完成记录整理工作；规范性方面，考核记录格式、语言表达等是否符合制度要求。3.根据考核指标设定相应的评分标准，对员工的会议记录工作进行量化评分。评分结果与员工的绩效奖金、晋升、评优等挂钩，激励员工认真做好会议记录工作。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门]负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或对制度条款有