合同续签管理规范制度

PAGE合同续签管理规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司合同续签管理流程，确保公司与员工、合作伙伴等各类合同主体之间的合作关系在符合法律法规及公司利益的前提下得以延续，保障公司业务的稳定运营，维护各方合法权益。2.适用范围本制度适用于公司与员工签订的劳动合同续签、与供应商签订的采购合同续签、与客户签订的服务合同续签以及与其他合作伙伴签订的各类业务合同续签等相关事宜。3.基本原则合法性原则：合同续签必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保合同内容合法有效。公平公正原则：在合同续签过程中，应秉持公平公正的态度，保障各方的合法权益，避免歧视和不公平待遇。协商一致原则：续签合同需经双方充分协商，达成一致意见后方可签订，确保合同条款符合双方意愿和实际需求。风险防控原则：对合同续签过程中的风险进行全面评估和防控，避免因合同续签不当给公司带来经济损失或法律风险。二、合同续签的条件与流程（一）劳动合同续签1.续签条件员工在合同期内表现良好，胜任本职工作，无重大违纪行为。公司根据业务发展需要，决定继续留用该员工。员工本人愿意续签劳动合同。2.续签流程提前通知：人力资源部门应在劳动合同到期前[X]天，向员工发出《劳动合同续签意向通知书》，告知员工公司关于续签劳动合同的意向，并要求员工在规定时间内反馈是否愿意续签。员工反馈：员工应在收到通知书后的[X]天内，以书面形式回复是否愿意续签。如愿意续签，应明确提出续签的期限及其他相关要求；如不愿意续签，应说明原因。部门评估：用人部门对员工在合同期内的工作表现进行评估，填写《员工劳动合同续签评估表》，内容包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。审核审批：人力资源部门根据员工反馈和部门评估结果，进行审核。对于评估结果为优秀、良好且员工愿意续签的，提交公司领导审批；对于评估结果为合格但员工愿意续签的，由人力资源部门负责人审批；对于评估结果为不合格或员工不愿意续签的，按照公司相关规定办理离职手续。合同签订：经审批同意续签的，人力资源部门与员工协商拟定新的劳动合同条款，双方达成一致后签订劳动合同。续签后的劳动合同期限自原合同期满次日起计算。（二）采购合同续签1.续签条件供应商在合同期内能够按照合同约定的质量、价格、交货期等要求履行义务，提供的产品或服务符合公司需求。公司对供应商的产品或服务满意度较高，且该供应商在市场上具有一定的竞争优势。公司业务需要继续与该供应商合作，且双方就续签合同的条款达成一致意见。2.续签流程需求评估：采购部门在采购合同到期前[X]天，对公司的采购需求进行评估，结合市场情况和供应商表现，确定是否需要续签合同以及续签的大致范围和金额。供应商沟通：采购部门向供应商发出《采购合同续签意向书》，告知供应商公司关于续签采购合同的意向，并要求供应商在规定时间内反馈是否愿意续签以及提供续签合同的报价和条款建议。供应商评估：采购部门会同相关部门对供应商在合同期内的供货质量、交货及时性、售后服务等方面进行评估，填写《供应商采购合同续签评估表》，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。合同谈判：根据供应商评估结果，采购部门与供应商就续签合同的条款进行谈判，重点关注价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款，确保续签合同的条款符合公司利益和市场行情。审核审批：采购部门将谈判达成的续签合同草案提交公司领导审批，审批通过后签订采购合同。对于金额较大或涉及重要业务的采购合同续签，需经过公司相关部门会审。（三）服务合同续签1.续签条件服务提供商在合同期内能够按照合同约定的服务标准和要求，为公司提供优质、高效的服务，满足公司业务需求。公司对服务提供商的服务质量满意度较高，且该服务提供商在行业内具有良好的口碑和信誉。公司业务需要继续接受该服务提供商的服务，且双方就续签合同的条款达成一致意见。2.续签流程服务评估：业务部门在服务合同到期前[X]天，对服务提供商的服务质量进行评估，包括服务效果、响应速度、解决问题能力等方面，填写《服务合同续签评估表》，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。沟通协商：业务部门与服务提供商进行沟通，反馈服务评估结果，就续签合同的条款进行协商，如服务内容、服务费用、服务期限、违约责任等。合同拟定：根据协商结果，业务部门拟定服务合同续签草案，提交公司法律部门审核，确保合同条款符合法律法规要求。审核审批：经法律部门审核通过的服务合同续签草案，提交公司领导审批。审批通过后，与服务提供商签订服务合同。（四）其他业务合同续签1.续签条件合同对方在合同期内能够按照合同约定履行义务，与公司保持良好的合作关系。公司业务需要继续与合同对方合作，且双方就续签合同的条款达成一致意见。2.续签流程业务部门评估：相关业务部门在合同到期前[X]天，对合同对方的合作情况进行评估，填写《业务合同续签评估表》，内容包括合作业绩、合作态度、信用状况等方面，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。沟通协商：业务部门与合同对方进行沟通，就续签合同的条款进行协商，如合同标的、价格、履行期限、违约责任等。合同拟定：根据协商结果，业务部门拟定业务合同续签草案，提交公司法律部门审核。审核审批：经法律部门审核通过的业务合同续签草案，提交公司领导审批。审批通过后，与合同对方签订业务合同。三、合同续签的期限与条款（一）续签期限劳动合同续签期限根据员工的岗位性质、工作表现和公司发展需要确定，一般分为固定期限和无固定期限。采购合同、服务合同及其他业务合同续签期限根据业务需求和市场情况协商确定，原则上不超过原合同期限的[X]倍。（二）续签条款1.劳动合同续签条款工作内容和工作地点：明确员工的工作岗位、工作职责及工作地点，如有变更，需经双方协商一致并签订书面协议。工作时间和休息休假：按照国家法律法规及公司相关规定执行，明确员工的工作时间、加班制度及带薪休假等事宜。劳动报酬：根据公司薪酬制度和员工工作业绩，确定续签后的工资待遇、奖金分配等事项，确保劳动报酬合理、公平。社会保险和福利待遇：按照国家法律法规规定，明确公司为员工缴纳社会保险和住房公积金的标准及其他福利待遇。劳动保护、劳动条件和职业危害防护：公司应提供符合国家规定的劳动保护条件和劳动安全卫生设施，保障员工的身体健康和生命安全。劳动合同的解除和终止：明确劳动合同解除和终止的条件及程序，双方应按照法律法规及合同约定履行相关义务。违约责任：明确双方在劳动合同履行过程中如违反合同约定应承担的违约责任。2.采购合同续签条款产品或服务内容：详细描述续签合同所涉及的产品规格、型号、质量标准或服务内容、服务要求等。价格条款：明确产品或服务的价格、价格调整方式及付款方式等。交货期和交货地点：确定供应商的交货期限和交货地点，确保产品或服务按时、按质、按量交付。质量保证：供应商应提供产品质量保证承诺，明确质量验收标准和售后服务内容。违约责任：明确双方在采购合同履行过程中如违反合同约定应承担的违约责任，包括违约金的计算方式等。3.服务合同续签条款服务内容和标准：详细规定服务提供商应提供的服务内容、服务标准及服务期限等。服务费用：确定服务费用的金额、支付方式及支付期限等。服务质量监督和考核：建立服务质量监督和考核机制，明确考核标准和方式，服务提供商应按照考核结果接受相应奖惩。违约责任：明确双方在服务合同履行过程中如违反合同约定应承担的违约责任。4.其他业务合同续签条款根据具体业务合同的性质和特点，参照上述相关合同续签条款的要求，明确合同续签的具体条款，确保合同内容全面、准确、合法，符合双方利益和业务需求。四、合同续签的监督与管理1.建立合同续签台账公司各相关部门应建立合同续签台账，详细记录合同续签的基本信息，包括合同名称、合同主体、合同期限、续签时间、续签条款等，以便对合同续签情况进行跟踪和管理。2.定期检查与评估公司定期对合同续签情况进行检查和评估，重点检查合同续签流程是否规范、合同条款是否符合法律法规及公司利益、合同履行情况是否良好等。对于发现的问题及时进行整改，确保合同续签管理工作的有效性。3.沟通协调机制在合同续签过程中，各部门之间应建立良好的沟通协调机制，及时解决合同续签过程中出现的问题。如遇重大问题或争议，应及时提交公司领导研究决策。4.法律合规审查公司法律部门应参与合同续签的审核工作，对合同条款的合法性、合规性进行审查，确保合同续签符合法律法规要求，避免法律风险。五、合同续签的风险防范1.法律风险防范加强对法律法规的学习和研究，确保合同续签过程中签订的合同符合法律法规要求。在合同条款拟定过程中，充分征求法律部门意见，避免出现法律漏洞或违法条款。对于涉及重大法律问题的合同续签，应及时咨询专业法律顾问。2.经济风险防范在合同续签前，对市场价格波动、供应商成本变化等因素进行充分评估，合理确定合同价格和付款方式，避免因价格不合理或付款条款不当给公司带来经济损失。同时，加强对合同履行情况的监督，及时发现和解决可能导致经济风险的问题。3.信用风险防范在选择合同续签对象时，对其信用状况进行严格审查，避免与信用不良的合作伙