共享物品管理规范制度

PAGE共享物品管理规范制度一、总则（一）目的为了加强共享物品的管理，规范共享物品的使用流程，保障共享物品的安全与正常使用，提高共享物品的使用效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有共享物品的管理，包括但不限于办公设备、交通工具、工具器材等。（三）基本原则1.合法性原则：共享物品的管理必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.规范化原则：建立健全共享物品的管理制度和操作流程，确保管理工作的规范化、标准化。3.安全第一原则：保障共享物品的安全使用，预防安全事故的发生。4.高效利用原则：提高共享物品的使用效率，避免资源浪费。二、共享物品的分类与登记（一）分类1.办公设备类：电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。2.交通工具类：公司车辆、共享单车等。3.工具器材类：电动工具、手动工具、测量仪器等。4.其他类：办公用品、文件资料、存储设备等。（二）登记1.所有共享物品均应进行详细登记，包括物品名称、型号、数量、购置时间、购置价格、使用部门、保管责任人等信息。2.建立共享物品台账，对共享物品的出入库、使用、维修、报废等情况进行实时记录。3.定期对共享物品台账进行核对和盘点，确保账物相符。三、共享物品的使用（一）使用申请1.使用部门或个人如需使用共享物品，应提前填写《共享物品使用申请表》，注明使用物品名称、型号、数量、使用时间、使用地点、使用目的等信息。2.《共享物品使用申请表》经使用部门负责人审批后，交共享物品管理部门审核。3.共享物品管理部门根据共享物品的库存情况和使用申请的合理性进行审核，审核通过后予以批准，并通知使用部门或个人领取共享物品。（二）领取与归还1.使用部门或个人凭批准后的《共享物品使用申请表》到共享物品管理部门领取共享物品，领取时应在共享物品台账上签字确认。2.使用完毕后，使用部门或个人应及时将共享物品归还至共享物品管理部门，并在共享物品台账上签字确认归还情况。3.共享物品管理部门应对归还的共享物品进行检查，如发现物品损坏或丢失，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。（三）使用规范1.使用人员应严格按照共享物品的操作规程进行使用，不得擅自更改或拆卸共享物品。2.使用过程中如发现共享物品出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知共享物品管理部门进行维修。3.使用人员应妥善保管共享物品，不得转借他人或挪作他用，不得在共享物品上随意张贴、刻划或损坏。4.使用人员应爱护共享物品，节约使用资源，避免浪费。四、共享物品的维护与维修（一）维护计划1.共享物品管理部门应制定共享物品的维护计划，定期对共享物品进行维护保养，确保共享物品的正常使用。2.维护计划应包括维护内容、维护时间、维护责任人等信息，并严格按照计划执行。（二）维修管理1.使用过程中如发现共享物品出现故障或损坏，使用人员应及时填写《共享物品维修申请表》，注明故障或损坏情况、维修要求等信息。2.《共享物品维修申请表》经使用部门负责人审批后，交共享物品管理部门审核。3.共享物品管理部门根据共享物品的故障或损坏情况，联系专业维修人员进行维修，并跟踪维修进度。4.维修完成后，共享物品管理部门应对维修情况进行验收，验收合格后在《共享物品维修申请表》上签字确认，并将维修后的共享物品归还使用部门或个人。5.共享物品管理部门应建立共享物品维修档案，记录共享物品的维修情况，包括维修时间、维修内容、维修费用等信息。五、共享物品的盘点与清查（一）盘点计划1.共享物品管理部门应制定共享物品的盘点计划，定期对共享物品进行盘点清查，确保账物相符。2.盘点计划应包括盘点时间、盘点范围、盘点人员、盘点方法等信息，并严格按照计划执行。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划对共享物品进行逐一清点，并记录实际数量、存放地点、使用状态等信息。2.盘点过程中如发现账物不符的情况，应及时查明原因，并填写《共享物品盘点差异表》，注明差异情况、差异原因、处理建议等信息。3.《共享物品盘点差异表》经盘点人员签字确认后，交共享物品管理部门审核。（三）差异处理1.共享物品管理部门根据《共享物品盘点差异表》的审核情况，组织相关人员进行差异分析和处理。2.如因人为原因导致共享物品丢失或损坏，应追究相关责任人的责任，并按照相关规定进行赔偿。3.如因自然损耗或其他不可抗力因素导致共享物品损坏或丢失，应及时调整共享物品台账，并报公司/组织领导审批。六、共享物品的报废与处置（一）报废条件1.共享物品符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用的；因技术进步或其他原因，已被淘汰的；因自然灾害、意外事故等原因，造成严重损坏且无法修复的；其他符合报废条件的情况。2.共享物品报废前，应进行技术鉴定，确认是否符合报废条件。（二）报废申请1.使用部门或个人如需报废共享物品，应填写《共享物品报废申请表》，注明报废物品名称、型号、数量、购置时间、购置价格、报废原因等信息。2.《共享物品报废申请表》经使用部门负责人审批后，交共享物品管理部门审核。3.共享物品管理部门根据共享物品的报废申请和技术鉴定情况进行审核，审核通过后报公司/组织领导审批。（三）报废处置1.经公司/组织领导批准报废的共享物品，由共享物品管理部门负责组织处置。2.共享物品的处置方式包括出售、捐赠、报废拆解等，处置过程中应遵循公开、公正、公平的原则，确保资产的合理利用和保值增值。3.共享物品处置完成后，共享物品管理部门应及时调整共享物品台账，并将处置情况报公司/组织财务部门备案。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应建立共享物品管理监督检查机制，定期对共享物品的管理情况进行监督检查。2.监督检查内容包括共享物品的登记、使用、维护、维修、盘点、报废等情况，以及相关制度的执行情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或个人限期整改。（二）考核评价1.公司/组织应建立共享物品管理考核评价机制，对共享物品管理部门和使用部门的管理工作进行考核评价。2.考核评