公司报销制度规范要求

PAGE公司报销制度规范要求一、总则1.目的本制度旨在规范公司费用报销流程，加强财务管理，确保公司资金的合理使用，保障公司及员工的合法权益，提高公司运营效率。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报。合理性原则：报销费用应符合公司业务实际需要，具有合理性。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围1.差旅费交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等交通工具的费用，以及因交通需要产生的市内交通费，如出租车费、地铁费、公交车费等。住宿费用：员工因公务出差期间发生的住宿费。餐饮补贴：根据出差地区及时间给予一定标准的餐饮补贴。其他杂费：如行李托运费、订票手续费等与出差相关的杂费。2.业务招待费招待客户的餐饮费用：因业务需要招待客户而发生的餐费。礼品费用：为维护客户关系，赠送客户的礼品费用，但应符合公司规定的礼品标准及审批流程。娱乐活动费用：与客户进行业务交流时发生的娱乐活动费用，如高尔夫球、KTV等，但需严格控制并经审批。3.办公费办公用品：如纸张、笔、文件夹、笔记本、打印机墨盒等日常办公所需用品。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置及维修费用。通讯费：员工因工作需要产生的手机话费、固定电话费、网络费等通讯费用。4.会议费场地租赁费用：召开会议所需的场地租赁费用。会议设备租赁费用：如投影仪、音响设备等会议设备的租赁费用。会议资料印刷费用：会议资料的印刷、装订费用。参会人员的餐饮及住宿费用：如因会议需要安排参会人员的餐饮及住宿，可按规定报销。5.培训费参加外部培训课程的费用：员工经公司批准参加外部专业培训课程所支付的学费、教材费等。内部培训讲师的授课费用：公司内部员工担任培训讲师所获得的授课报酬。6.差旅费交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等交通工具的费用，以及因交通需要产生的市内交通费，如出租车费、地铁费、公交车费等。住宿费用：员工因公务出差期间发生的住宿费。餐饮补贴：根据出差地区及时间给予一定标准的餐饮补贴。其他杂费：如行李托运费、订票手续费等与出差相关的杂费。三、报销标准1.差旅费标准交通标准：根据员工职级及出差地区确定不同的交通工具乘坐标准，如经济舱、高铁二等座等，特殊情况需经审批。住宿标准：按照出差地区的不同，划分不同的住宿费用标准，如一线城市、二线城市等，员工应在标准范围内选择合适的住宿。餐饮补贴标准：根据出差地区及天数给予相应的餐饮补贴，补贴标准应合理且符合实际情况。2.业务招待费标准招待客户的餐饮费用标准：根据招待对象及业务性质确定每餐的费用标准，严禁铺张浪费。礼品费用标准：明确不同情况下礼品的价值上限，避免过度赠送礼品。娱乐活动费用标准：严格控制娱乐活动费用，明确每次娱乐活动的费用上限及审批流程。3.办公费标准办公用品采购标准：制定常用办公用品的采购单价上限，确保采购成本合理。办公设备购置标准：根据公司业务需求及预算，确定不同办公设备的购置标准及审批流程。通讯费补贴标准：根据员工职级及工作需要，设定不同的通讯费补贴标准。4.会议费标准场地租赁费用标准：根据会议规模及场地要求，制定合理的场地租赁费用标准。会议设备租赁费用标准：明确不同会议设备的租赁费用标准。会议资料印刷费用标准：控制会议资料印刷的数量及成本，制定相应的费用标准。5.培训费标准外部培训课程费用标准：根据培训课程的性质及重要性，设定不同的费用报销上限。内部培训讲师授课费用标准：明确内部培训讲师的授课报酬标准。四、报销流程1.费用发生员工在业务活动中发生费用时，应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并确保凭证内容真实、完整、准确。2.填写报销单员工应按照公司规定的格式填写报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销类型等信息，并附上原始凭证。报销单应字迹清晰、内容完整，不得涂改。3.部门负责人审批员工所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。部门负责人应重点关注费用是否与业务相关，是否符合公司规定及预算。4.财务审核财务部门对报销单及原始凭证进行审核，主要审核凭证的合法性、合规性、准确性，以及报销金额是否符合标准。财务审核通过后签字确认。5.分管领导审批根据公司规定，对于超过一定金额的报销事项，需经分管领导审批。分管领导应对报销事项进行全面审查，确保费用支出符合公司整体利益及战略方向。6.总经理审批重大费用报销或特殊情况需经总经理审批。总经理拥有最终的审批权，对报销事项的合理性、必要性进行综合判断。7.报销支付经各级审批通过后，财务部门根据公司财务制度及资金状况安排报销支付。报销款项可通过银行转账、现金等方式支付给员工。五、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等。发票应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。发票不得有涂改、挖补等痕迹，如有错误应重新开具。2.收据对于确实无法取得发票的情况，可使用财政部门监制的收据或税务部门认可的其他收据，但应注明原因并经相关领导审批。收据内容应完整、准确，包括收款单位、收款日期、交款人、收款事由、金额等，并加盖收款单位印章。3.其他凭证如火车票、飞机票、船票等，应是正规的票据，票据上的信息应清晰可辨，与报销事项相符。对于一些特殊业务的报销，可能需要提供合同、协议、文件等其他相关凭证，以证明费用发生的真实性和合理性。六、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单并提交审批，特殊情况经批准后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.财务部门应在收到经审批通过的报销单后的[X]个工作日内完成报销支付，如遇节假日或特殊情况，支付时间顺延。七、违规处理1.对于虚报、假报费用的员工，一经查实，除追回已报销款项外，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并依法追究相关法律责任。2.部门负责人在审批报销事项时，如未尽审核责任，导致违规报销发生的，公司将对部门负责人进行批评教育，并根据情节给予相应的处罚。3.财务人员在审核报销时，如因疏忽未发现违规问题，