进一步规范询价工作制度

PAGE进一步规范询价工作制度一、总则（一）目的为了加强公司询价工作的管理，规范询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等询价活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：询价工作应严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，确保供应商能够充分了解询价要求和流程，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过规范询价流程，降低采购成本，提高采购效益。二、询价工作流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因，并尽可能提前提交申请，以便采购部门及时安排询价工作。（二）需求审核1.采购部门收到《询价申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.审核内容包括但不限于采购项目是否符合公司业务发展需要、预算是否合理、质量要求是否明确等。3.如发现需求不合理或存在疑问，采购部门应与需求部门沟通协商，要求其进行补充说明或调整需求。（三）询价准备1.根据审核通过的《询价申请表》，采购部门制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、商务条款、报价要求等内容。2.询价函应明确询价的目的、范围、要求以及供应商应提供的报价文件格式等信息。3.采购需求明细应详细列出采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准等具体要求。4.技术规格要求应明确采购项目的技术参数、性能指标等技术要求。5.商务条款应包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。6.报价要求应明确供应商应提供的报价内容，如单价、总价、交货期、优惠条件等，并要求供应商在报价文件中注明相关的服务承诺和资质证明文件。（四）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、以往合作供应商等。2.根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发送询价文件。3.在选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、较强实力、丰富经验且产品质量和服务水平较高的供应商。4.对于新的供应商，采购部门应进行必要的资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资质文件的审核。（五）报价接收1.供应商应在规定的时间内，按照询价文件的要求编制报价文件，并密封后提交给采购部门。2.报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺、资质证明文件等内容。3.采购部门在收到供应商的报价文件后，应进行认真核对，检查报价文件是否完整、符合要求。如发现报价文件存在问题，应及时与供应商沟通，要求其进行补充或修正。（六）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、技术专家、财务人员等相关人员。评审小组应具备专业知识和丰富经验，能够对采购项目进行全面、客观的评价。2.评审小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价合理性、技术方案可行性、商务条款响应性、售后服务承诺等方面。3.评审小组根据评审结果，对供应商进行排序，推荐出中标候选人。中标候选人一般为报价合理、技术方案可行、商务条款响应性好且售后服务承诺优的供应商。4.在评审过程中，评审小组应保持公正、客观的态度，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，确保评审结果的公正性。（七）结果确定1.采购部门根据询价评审小组的推荐意见，确定中标供应商，并向其发出《中标通知书》。2.《中标通知书》应明确采购项目的名称、中标金额、交货时间、交货地点等内容，并要求中标供应商在规定的时间内签订采购合同。3.对于未中标的供应商，采购部门应及时通知其未中标结果，并感谢其参与询价活动。（八）合同签订1.中标供应商收到《中标通知书》后，应在规定的时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。三、询价工作管理（一）询价文件管理1.询价文件应妥善保管，建立专门的文件档案，记录询价文件的编制、发放、回收等情况。2.询价文件的内容应严格保密，未经批准，不得向任何无关人员透露。3.在询价活动结束后，询价文件应按照公司档案管理规定进行归档保存，以备后续查阅和审计。（二）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评估。评估结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，应给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商会议，及时了解供应商的经营状况和合作需求，共同解决合作过程中出现的问题。（三）询价过程监督1.公司内部审计部门应定期对询价工作进行审计监督，检查询价流程是否合规、评审结果是否公正、合同签订是否规范等。2.对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.采购部门应积极配合审计部门的工作，提供必要的资料和信息，确保询价工作的规范开展。（四）信息管理1.建立询价信息管理系统，及时记录和更新询价活动的相关信息，包括需求提出、供应商选择、报价接收、评审结果等信息。2.通过信息管理系统，实现询价工作的信息化、自动化管理，提高工作效率和管理水平。3.定期对询价信息进行统计分析，为公司采购决策提供数据支持。四、询价工作相关人员职责（一）需求部门职责1.根据业务需要，准确提出采购需求，并填写《询价申请表》。2.配合采购部门对采购需求进行审核，提供必要的补充说明和技术支持。3.参与询价评审工作，对供应商的技术方案和商务条款进行评价。4.负责与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）采购部门职责1.负责询价工作的组织和实施，制定询价文件，选择供应商，接收报价文件，组织评审等工作。2.对采购需求进行审核，确保采购项目的合理性和必要性。3.建立供应商数据库，维护供应商信息，对供应商进行评估和管理。4.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。5.定期向公司领导汇报询价工作进展情况，及时反馈询价过程中出现的问题。（三）评审小组职责1.对供应商的报价文件进行评审，确保评审结果的公正、客观。2.根据评审结果，推荐中标候选人，为采购部门提供决策依据。3.对询价过程中出现的问题进行讨论和决策，提出解决方案。（四）公司领导职责1.审批《询价申请表》，对重大采购项目的询价工作进行决策和指导。2.监督询价工作的开展情况，确保询价工作符合公司利益和相关规定。3.根据询价评审结果，批准采购合同的签订。五、询价工作的风险防范（一）供应商风险1.供应商可能存在提供虚假信息、产品质量不合格、交货期延误、售后服务不到位等风险。2.防范措施：加强供应商资质审查，建立供应商评估机制，定期对供应商进行考核，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和管理。（二）评审风险1.评审过程可能存在评审人员不公正、评审标准不明确、评审结果不准确等风险。2.防范措施：组建专业的评审小组，明确评审标准和流程，加强对评审人员的培训和管理，确保评审过程的公正、客观，对评审结果进行公示和复核。（三）合同风险1.合同签订可能存在合同条款不明确、合同执行不严格、合同变更不规范等风险。2.防范措施：在签订合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容明确、具体、合法合规，加强对合同执行情况的跟踪和监督，规范合同变更程序，及时签订补充协议。（四）信息风险1.询价过程中可能存在信息泄露、信息不准确、