会议纪要管理规范制度

PAGE会议纪要管理规范制度一、总则（一）目的为了规范公司会议纪要的管理，提高会议效率，确保会议决策和工作安排得到有效落实，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、专题会议、部门会议等。（三）基本原则1.准确记录原则：会议纪要应准确、客观地记录会议内容，包括会议讨论的事项、达成的共识、做出的决策以及工作安排等。2.及时整理原则：会议结束后，应及时整理会议纪要，确保纪要内容在规定时间内发布。3.规范统一原则：会议纪要的格式、内容结构应保持规范统一，便于查阅和管理。4.保密原则：涉及公司机密信息的会议纪要，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议纪要的记录要求（一）记录人员职责1.会议记录人员应提前熟悉会议主题、议程和参会人员，准备好记录工具。2.在会议过程中，认真倾听与会人员的发言，准确记录会议内容，不得遗漏重要信息。3.对于会议中出现的争议和不同意见，应如实记录各方观点。（二）记录内容1.会议基本信息：包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。2.会议议程：记录会议的各项议程安排及顺序。3.会议讨论内容：详细记录与会人员的发言要点、讨论的问题、提出的建议和解决方案等。4.会议决策：明确会议达成的共识、做出的决策，包括决策事项、责任人、完成时间等。5.工作安排：记录会议部署的各项工作任务，包括工作内容、责任部门、配合部门、时间节点等。（三）记录方式1.会议记录可采用纸质记录或电子记录方式，电子记录应采用公司统一的文档格式进行保存。2.记录过程中应尽量使用简洁明了的语言，避免使用模糊、歧义或过于口语化的表述。3.对于重要的发言和观点，可采用直接引用的方式进行记录，但应确保引用内容准确无误。三、会议纪要的整理与审核（一）整理要求1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，核对记录内容的准确性和完整性。2.对记录内容进行分类、归纳和总结，按照规范的格式进行排版，形成会议纪要初稿。3.会议纪要初稿应包括标题、正文、结尾等部分，正文部分应按照会议讨论的顺序或事项类别进行分段阐述。（二）审核流程1.初审：会议纪要初稿完成后，先由记录人员进行自我审核，检查记录内容是否准确、完整，格式是否规范。2.部门负责人审核：初审通过后，将会议纪要初稿提交给所在部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核会议纪要是否准确反映部门在会议中的发言和决策，工作安排是否合理、明确，与部门工作目标是否一致。3.分管领导审核：部门负责人审核通过后，将会议纪要提交给分管领导进行审核。分管领导应从公司整体层面审核会议纪要，确保会议决策符合公司战略方向，工作安排与公司其他业务部门相协调。4.总经理审批：分管领导审核通过后，会议纪要最终提交给总经理进行审批。总经理对会议纪要的全面性、准确性和决策的合理性进行最终把关，审批通过后的会议纪要方可正式发布。四、会议纪要的发布与存档（一）发布1.经总经理审批通过的会议纪要应及时发布，发布范围根据会议性质和决策内容确定。2.会议纪要可通过公司内部办公系统、邮件、公告栏等方式进行发布，确保相关人员能够及时查阅。3.发布会议纪要时，应明确标注发布日期、发布部门以及查阅权限等信息。（二）存档1.会议纪要发布后，应按照公司档案管理规定进行存档。存档的会议纪要应包括纸质版和电子版，确保档案的完整性和可追溯性。2.会议纪要的存档期限应根据公司相关规定执行，一般重要会议纪要应长期保存，一般性会议纪要可保存一定期限后进行销毁。3.建立会议纪要索引目录，方便查阅和检索。索引目录应包括会议名称、日期、纪要编号等关键信息。五、会议纪要的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部员工根据工作需要，可按照规定的查阅权限查阅会议纪要。查阅权限分为公开查阅、部门内部查阅和特定人员查阅等不同级别。2.公开查阅的会议纪要面向全体员工，可在公司内部办公系统或公告栏中直接查阅。3.部门内部查阅的会议纪要仅限本部门员工查阅，查阅时需经部门负责人同意。4.特定人员查阅的会议纪要，需经总经理或相关领导批准，仅限特定人员查阅相关会议纪要。（二）使用规定1.查阅会议纪要的人员应遵守公司保密制度，不得将会议纪要内容泄露给无关人员。2.会议纪要仅供公司内部工作参考和使用，未经公司书面授权，不得擅自对外提供或引用会议纪要内容。3.如需引用会议纪要中的内容作为工作依据或参考，应注明会议纪要的出处和发布日期。六、会议纪要的跟踪与反馈（一）跟踪机制1.建立会议纪要跟踪机制，对会议决策和工作安排的执行情况进行跟踪检查。2.责任部门应按照会议纪要确定的工作任务和时间节点，认真组织实施，并定期向会议组织部门反馈工作进展情况。3.会议组织部门负责对各责任部门的工作进展进行跟踪和督促，及时协调解决工作中出现的问题。（二）反馈要求及处理1.责任部门反馈工作进展情况时，应提交书面报告，报告内容应包括工作完成情况、未完成原因、下一步工作计划等。2.对于工作进展顺利的责任部门，给予肯定和鼓励；对于未按时完成工作任务或工作出现偏差的责任部门，应要求其说明原因，并提出整改措施和期限。3.会议组织部门应将各责任部门的工作反馈情况及时整理汇总，向相关领导汇报，并视情况调整工作安排或采取进一步的协调措施。七、会议纪要的修订与废止（一）修订1.在会议纪要执行过程中，如发现会议决策或工作安排需要调整，或会议纪要内容存在错误、遗漏等问题，应及时对会议纪要进行修订。2.修订会议纪要应按照本制度规定的审核流程进行，经相关领导审批后发布修订后的会议纪要，并注明修订日期和修订内容。3.修订后的会议纪要应及时通知相关人员，确保其了解会议纪要的变更情况。（二）废止1.当会议决策或工作任务完成，且不再具有参考价值时，可对相关会议纪要进行废止。2.会议纪要废止