规范档案双套制管理制度

PAGE规范档案双套制管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，适应信息化时代发展需求，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本规范档案双套制管理制度。本制度旨在明确档案双套制管理的各项要求，保障公司档案在不同载体形式下的有效管理与利用，为公司的决策、运营、发展提供坚实的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中涉及的双套制档案管理活动。包括但不限于各类纸质文件、电子文件及其相关的辅助材料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，确保档案信息的原始性和可靠性。2.完整性原则：全面收集公司在经营管理过程中产生的各类文件资料，保证档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案的整理、编目、存储等环节要准确无误，确保档案信息的一致性和可识别性，便于查询和利用。4.安全性原则：采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生，确保档案的保密性和完整性。5.便利性原则：档案管理应遵循方便利用的原则，优化档案管理流程，提高档案检索效率，满足公司各部门及员工对档案利用的需求。二、档案双套制管理的定义与要求（一）定义档案双套制管理是指将公司形成的档案同时以纸质和电子两种载体形式进行保存和管理的方式。纸质档案与电子档案应保持内容一致，相互对应，共同构成完整的档案体系。（二）要求1.同步形成：在档案形成过程中，无论是纸质文件还是电子文件，都应同步进行记录和整理，确保两种载体形式的档案内容一致，形成时间相符。2.内容匹配：纸质档案与电子档案的内容应完全匹配，包括文件的正文、附件、签字盖章、日期等所有信息。电子档案应准确反映纸质档案的原貌，不得出现内容缺失、篡改等情况。3.格式规范：电子档案应采用规范的文件格式进行存储，确保文件的可读性和兼容性。对于不同类型的文件，应按照相应的行业标准或公司规定选择合适的格式，如办公文档采用.doc、.docx、.xls、.xlsx等格式，图像文件采用.jpg、.png等格式，电子表格采用.xls、.xlsx等格式，确保电子档案在不同设备和软件环境下都能正常打开和查阅。4.元数据完整：电子档案应具备完整的元数据，元数据应准确反映文件的形成背景、来源、内容结构、版本历史等信息，以便于对电子档案进行有效的管理、检索和利用。元数据的著录应遵循相关标准和规范，确保元数据的准确性和一致性。三、档案双套制管理流程（一）档案形成与收集1.纸质档案形成：各部门在业务活动中产生的纸质文件，应按照公司文件管理规定进行起草（打印）、审核、签发、盖章等流程，确保文件格式规范、内容准确、签字盖章齐全。文件形成后，由文件承办人及时将纸质文件收集整理，按照分类方案进行初步分类。2.电子档案形成：对于通过办公自动化系统、业务系统等电子方式产生的文件，系统操作人员应按照系统设定的流程进行文件的起草、审核、签发等操作，并确保文件在系统中存储的格式规范、元数据完整。电子文件形成后，系统应自动生成相应的电子档案，并按照规定的存储路径进行保存。3.收集要求：各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保在规定时间内将本部门产生的各类档案收集齐全。收集过程中，要对纸质文件和电子文件进行核对，确保两种载体形式的档案内容一致。对于外来文件，如上级文件、合作单位文件等，应及时登记并按照要求进行分类整理，同时收集相应的电子文件或扫描件。（二）档案整理1.纸质档案整理：纸质档案整理应按照公司档案分类方案进行，采用年度保管期限机构（问题）分类法或其他适合公司实际情况的分类方法。整理过程中，要对文件进行编号、编目、装订等操作，确保纸质档案的整齐有序、便于查找。编号应遵循唯一性原则，编目应准确反映文件的内容和特征，装订应牢固整齐，不影响文件的查阅和利用。2.电子档案整理：电子档案整理应与纸质档案整理相对应，按照相同的分类方案进行分类存储。对电子档案进行命名时，应遵循规范的命名规则，确保文件名能够准确反映文件的内容和特征，便于识别和检索。同时，可以利用电子档案管理系统的元数据管理功能，对电子档案的元数据进行完善和补充，提高电子档案的管理水平。3.整理要求：档案整理人员应严格按照档案整理规范进行操作，确保纸质档案和电子档案的整理质量。在整理过程中，要对档案进行认真核对，发现问题及时与档案形成部门沟通解决，确保档案的准确性和完整性。（三）档案保管1.纸质档案保管：公司应设立专门的档案库房，配备必要的数据设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。对纸质档案应按照分类方案进行上架存放，定期进行清点和检查，发现问题及时处理。同时，要建立纸质档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。电子档案存储设备应设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。同时，要定期对电子档案进行病毒查杀和数据维护，确保电子档案的安全性和完整性。3.保管要求：档案保管人员应严格遵守档案保管规定，认真履行保管职责。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并采取相应的措施进行处理。同时，要做好档案保管环境的记录工作，如温度、湿度等，以便及时调整保管条件，确保档案的质量。（四）档案利用1.纸质档案利用：公司内部人员因工作需要查阅纸质档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案库房办理借阅手续。档案借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，不得擅自转借他人或逾期不还。归还档案时，档案保管人员要对档案进行认真检查，确保档案完好无损。2.电子档案利用：公司内部人员利用电子档案时，应通过公司授权的电子档案管理系统进行查询和下载。查询和下载电子档案时，应按照系统设定的权限进行操作，不得擅自更改或删除电子档案的内容。如需对电子档案进行复制或打印，应按照公司相关规定办理审批手续，并确保复制或打印的电子档案与原始档案内容一致。3.利用要求：档案利用人员应严格遵守档案利用规定，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。在利用档案过程中，要注意保护档案的保密性，不得将档案内容泄露给无关人员。同时，档案利用部门应及时将档案利用情况反馈给档案管理部门，以便对档案利用效果进行评估和分析。四、档案双套制管理的监督与检查（一）监督机制公司设立档案管理监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各部门档案工作联系人等。监督小组负责对公司档案双套制管理工作进行定期监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。（二）检查内容1.档案形成与收集：检查各部门档案形成过程是否规范，纸质文件和电子文件是否同步形成、内容是否匹配；档案收集是否及时、齐全，是否存在漏收、错收等情况。2.档案整理：检查纸质档案和电子档案的整理是否符合分类方案和整理规范，编号、编目、装订等是否准确无误，元数据是否完整。3.档案保管：检查档案库房的环境条件是否符合要求，档案存储设备是否正常运行，纸质档案和电子档案的保管是否安全、有序，是否存在档案损坏、丢失、泄露等情况。4.档案利用：检查档案借阅登记制度是否执行到位，档案利用人员是否遵守利用规定，档案利用效果是否良好，是否存在擅自涂改、损坏、丢失档案或泄露档案内容等情况。（三）检查方式1.定期检查：监督小组每半年对公司档案双套制管理工作进行一次全面检查，形成检查报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查：监督小组不定期对各部门档案管理工作进行抽查，重点检查档案管理的关键环节和存在问题较多的部门，及时发现和纠正档案管理工作中存在的不规范行为。（四）问题整改对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出整改通知书，要求限期整改。相关部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务。整改完成后，应向档案管理部门提交整改报告，由档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。五、档案双套制管理的人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案双套制管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和评估。3.负责公司档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性。4.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和升级，提高档案管理的效率和质量。6.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的沟通与协调，及时了解档案管理的政策法规和行业动态，为公司档案管理工作提供指导和支持。（二）各部门档案工作联系人职责1.负责本部门档案管理工作的组织和协调，确保本部门档案管理工作符合公司档案双套制管理制度的要求。2.指导本部门员工正确形成和收集档案，督促员工及时将档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门对本部门档案进行整理、分类和编目，确保档案整理质量。4.负责本部门档案的日常保管和利用工作，按照规定办理档案借阅手续，对档案利用情况进行登记和反馈。5.定期向档案管理部门汇报本部门档案管理工作情况，及时反馈档案管理工作中存在的问题和建议。（三）档案形成部门职责1.负责本部门各类档案的形成和收集工作，确保档案内容真实、完整、准确。2.按照公司档案分类方案和整理规范，对本部门形成的档案进行初步整理，确保纸质档案和电子档案的格式规范、内容匹配。3.在规定时间内将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案的利用工作，按照要求提供档案利用所需的相关信息和材料。（四）档案利用人员职责1.严格遵守档案利用规定，按照审批程序办理档案借阅手续，不得擅自涂改、损坏、丢失档案