行政类事务外包制度规范

PAGE行政类事务外包制度规范一、总则（一）目的为规范公司行政类事务外包管理，提高行政工作效率，降低运营成本，确保外包服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司行政类事务外包活动，包括但不限于办公设备维护、保洁服务、餐饮服务、快递收发、文件印刷等外包业务。（三）基本原则1.合法合规原则：外包活动应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项业务合法合规开展。2.质量优先原则：选择具备专业能力和良好信誉的外包供应商，确保外包服务质量满足公司需求。3.成本效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制外包成本，实现成本效益最大化。4.监督管理原则：建立健全外包服务监督管理机制，加强对外包供应商的管理和考核。二、外包业务分类及要求（一）办公设备维护1.服务内容：负责公司办公设备（如电脑、打印机、复印机、传真机等）的日常维护、保养、维修及故障排除。2.要求：供应商应具备专业的技术人员，熟悉各类办公设备的维修技术和操作流程。提供定期巡检服务，及时发现并解决设备潜在问题，确保设备正常运行。建立设备维修档案，记录设备维修情况和更换零部件信息。在接到设备故障报修后，应在规定时间内到达现场进行维修，紧急故障应优先处理。（二）保洁服务1.服务内容：负责公司办公区域、公共区域的日常清洁卫生，包括地面清扫、门窗擦拭、垃圾清运等。2.要求：制定详细的清洁作业标准和流程，确保清洁工作质量。配备充足的清洁工具和清洁用品，定期更换和补充。保洁人员应具备良好的服务意识和职业素养，遵守公司规章制度。根据公司工作时间安排，合理安排清洁作业时间，避免影响正常办公。（三）餐饮服务1.服务内容：为公司员工提供工作餐或会议餐饮服务，包括食材采购、烹饪制作、餐具清洗等。2.要求：具备餐饮服务资质，严格遵守食品安全法律法规，确保食品安全。提供多样化的菜品选择，满足不同员工口味需求，注重营养搭配。加强厨房卫生管理，保持厨房环境整洁，餐具严格消毒。根据公司用餐人数和时间，合理安排餐饮供应，确保准时用餐。（四）快递收发1.服务内容：负责公司快递的收发、登记、保管及分发工作。2.要求：建立快递收发管理制度，规范操作流程，确保快递安全。配备必要的快递收发设备，如快递柜、扫描枪等。及时通知收件人领取快递，对长时间未领取的快递进行妥善保管。做好快递收发记录，定期进行统计和核对。（五）文件印刷1.服务内容：根据公司需求，负责各类文件、资料及宣传品的印刷工作。2.要求：具备专业的印刷设备和技术人员，确保印刷质量。严格按照公司提供的文件内容和格式进行印刷，保证印刷内容准确无误。建立印刷品质量检验制度，对印刷成品进行抽检，确保符合质量要求。合理安排印刷时间，确保按时交付印刷品。三、外包供应商选择与管理（一）供应商选择1.供应商筛选：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多供应商中筛选出符合公司要求的潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商评估：组织相关部门人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、服务能力、管理水平等。要求潜在供应商提供详细的服务方案和报价，对其服务方案的可行性、合理性及报价的性价比进行评估。3.供应商确定：根据供应商评估结果，综合考虑各方面因素，确定最终的外包供应商，并签订外包服务合同。（二）供应商管理1.合同管理：与外包供应商签订详细的服务合同，明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、服务期限、费用结算方式等条款。对合同执行情况进行跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.培训管理：要求外包供应商对其服务人员进行定期培训，提高服务人员的业务水平和服务意识。根据公司需求，对外包供应商的服务人员进行必要的培训，使其熟悉公司的规章制度和工作要求。3.考核管理：建立外包供应商考核机制，定期对外包供应商的服务质量、工作效率、成本控制等方面进行考核评价。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或终止合作。四、外包服务流程（一）需求提出1.公司各部门根据工作需要，向行政部门提出行政类事务外包需求，填写《行政类事务外包需求申请表》，详细说明需求内容、服务标准、时间要求等。2.行政部门对各部门提出的需求进行汇总和审核，结合公司实际情况，确定外包服务项目和具体要求。（二）供应商选择与合同签订1.根据审核后的外包需求，行政部门按照供应商选择流程，选择合适的外包供应商。2.与选定的供应商进行商务谈判，确定服务内容、服务标准、服务期限、费用结算方式等条款，并签订外包服务合同。（三）服务实施1.外包供应商按照合同约定，组织服务人员开展外包服务工作。2.行政部门负责对外包服务过程进行监督和协调，及时解决服务过程中出现的问题。3.外包服务人员应遵守公司的规章制度，接受公司相关部门的管理和监督。（四）服务验收1.外包服务项目完成后，行政部门组织相关部门人员按照合同约定的服务标准进行验收。2.验收合格后，填写《行政类事务外包服务验收单》，双方签字确认。如验收不合格，行政部门应要求外包供应商限期整改，直至验收合格。（五）费用结算1.行政部门根据外包服务合同和验收单，审核外包供应商提交的费用结算申请。2.审核通过后，按照公司财务制度办理费用结算手续，支付外包服务费用。五、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对外包服务全过程进行监督检查，定期或不定期对外包供应商的服务质量、工作进度、人员管理等方面进行检查。2.设立监督举报电话和邮箱，接受公司员工对外包服务问题的举报和投诉。对举报和投诉事项进行及时调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核指标1.服务质量：包括服务标准执行情况、服务效果、客户满意度等。2.工作效率：按时完成服务任务的情况，是否存在延误现象。3.成本控制：实际费用支出是否符合合同约定，是否存在超支情况。4.人员管理：外包服务人员的工作态度、纪律遵守情况等。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度对外包供应商进行一次全面考核，填写《外包供应商考核表》。2.不定期考核：根据实际情况，对突发问题或重点项目进行不定期考核。3.客户满意度调查：通过问卷调查、现场访谈等方式，了解公司员工对外包服务的满意度。（四）考核结果应用1.将考核结果与外包供应商的费用结算、合同续签等挂钩。对考核优秀的供应商，给予一定的奖励或优先续签合同；对考核不合格且整改不力的供应商，予以警告、扣减费用、终止合同等处理。2.根据考核结果，总结分析外包服务过程中存在的问题，及时调整管理措施，不断提高外包服务质量。六、保密与安全管理（一）保密管理1.外包供应商应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。2.外包服务人员在服务过程中接触到的公司机密信息，应严格保密，不得泄露给任何第三方。3.行政部门负责对外包供应商的保密工作进行监督检查，如发现外包供应商或其服务人员存在泄密行为，应依法追究其法律责任。（二）安全管理1.外包供应商应建立健全安全管理制度，加强对服务人员的安全教育和培训，确保服务过程中的安全。2.涉及设备维护、餐饮服务等可能存在安全风险的外包业务，外包供应商应采取必要的安全防护措施，避免发生安全事故