公章备案规范管理制度

PAGE公章备案规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司公章使用的各类事务中。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公章使用合法合规。2.审慎严谨原则：公章使用必须经过严格的审批流程，确保每一次使用都符合公司利益和规定。3.安全保密原则：加强公章的保管和使用过程中的安全保密措施，防止公章被盗用、冒用等情况发生。二、公章的种类及用途（一）公司公章用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件、信函等重要法律文书，以及其他需要代表公司行使权力的正式场合。（二）法定代表人章用于特定的财务、税务等相关文件签署，以及在法律规定或公司授权的其他特定业务中使用。（三）财务专用章用于公司财务往来的各类票据、报表、凭证等的盖章确认，是公司财务管理的重要印鉴。（四）合同专用章专门用于公司对外签订各类合同、协议，明确合同的法律效力和公司的签约主体地位。（五）部门章各部门根据工作需要，经公司批准刻制的部门章，用于部门内部的文件、通知、报表等，不得对外使用。三、公章的刻制与备案（一）刻制流程1.因工作需要刻制公章的部门或个人，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的种类、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.将《公章刻制申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核后报公司法定代表人审批。3.经批准后，行政管理部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（二）备案要求1.公章刻制完成后，刻制单位应出具《印章刻制证明》，并提供印章印模。2.行政管理部门负责将新刻制公章的相关信息（包括印章名称、规格、刻制时间、刻制单位等）报送至公司所在地公安机关进行备案。备案完成后，行政管理部门应留存备案回执等相关资料。3.对于公司内部各部门刻制的部门章，行政管理部门应在刻制完成后进行登记备案，记录部门章的名称、使用范围、保管人等信息。四、公章的保管（一）保管责任1.公司公章由行政管理部门指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，部门章由各部门指定专人保管。2.保管人应与公司签订《公章保管责任书》，明确保管人的责任和义务，确保公章保管安全。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁保管制度（财务专用章等特殊印章可根据实际情况确定保管方式）。2.保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保公章存放环境适宜。3.公章保管人应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或带出公司使用。如因特殊情况需要带出公司的，必须经公司法定代表人批准，并办理相关借用手续。五、公章的使用（一）使用范围1.公司公章的使用必须严格按照本制度规定的用途进行，不得超出范围使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。（二）使用流程1.申请：使用人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间、用章部门等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：涉及合同签订、重要文件签署等重大事项的，需经公司法定代表人或其授权代表审批。一般性文件、信函等用章，由行政管理部门负责人审核。财务相关用章，由财务负责人审核。部门章的使用，由各部门负责人审核。3.盖章：经审核批准后，使用人携带《公章使用申请表》及相关文件资料到公章保管人处盖章。保管人应对用章文件进行认真核对，确保用章内容与申请表一致，在用章后应在申请表上加盖“已用章”戳记，并留存申请表及相关文件资料复印件。（三）特殊情况处理1.紧急用章：如遇紧急情况需要立即使用公章，但无法按照正常流程进行审批的，使用人应电话请示相关审批领导同意后，先进行盖章操作，并在事后及时补办审批手续。2.异地用章：因业务需要在异地使用公章的，可通过传真、邮件等方式将《公章使用申请表》及相关文件资料发送给公司审批领导，经审批同意后，由保管人通过邮寄或其他安全方式将公章及相关文件资料送达指定地点，由当地相关人员在见证下盖章，并及时将盖章后的文件资料寄回公司备案。六、公章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司名称变更、机构调整等原因，原公章不再使用的。2.公章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用的。（二）停用流程1.对于需要停用的公章，由行政管理部门填写《公章停用申请表》，说明停用原因、停用时间等信息，并经公司法定代表人审批。2.经批准后，行政管理部门负责通知各部门停止使用该公章，并收回已发放的《公章使用申请表》等相关文件资料。3.行政管理部门将停用的公章妥善保管，并在公司内部发布公告，告知全体员工。（三）销毁流程1.对于已停用且无需留存的公章，由行政管理部门填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁公章名称、数量及销毁原因等信息，并经公司法定代表人审批。2.经批准后，行政管理部门会同公司审计部门等相关人员，在至少两名监销人的监督下，采用粉碎、熔化等方式对公章进行销毁。3.销毁完成后由监销人在《公章销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、监督与检查（一）监督机制1.公司行政管理部门负责对公章的保管和使用情况进行定期检查，每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.公司审计部门负责对公章使用的合规性进行不定期审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.公司各部门应配合行政管理部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.如发现公章被盗用、冒用等情况，保管人应立即采取措施，并及时向公司报告。公司应及时向公安机关报案，并协助公安机关进行调查处理。因保管人未尽到