医院规范台账管理制度

PAGE医院规范台账管理制度一、总则（一）目的为加强医院台账管理，规范台账记录与使用，确保医院各项工作的有序开展，提高管理效率和决策科学性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门在医疗、行政、后勤等各项工作中涉及的台账管理。（三）基本原则1.合法性原则：台账管理应严格遵守国家法律法规及医疗卫生行业相关标准要求。2.准确性原则：台账记录应真实、准确、完整，如实反映医院各项工作的实际情况。3.规范性原则：台账格式、内容填写、保存方式等应符合统一规范，便于查询、统计和分析。4.保密性原则：涉及患者隐私、医院机密等信息的台账应严格保密，防止信息泄露。二、台账分类与内容（一）医疗业务台账1.病历档案台账记录患者基本信息、就诊记录、诊断结果、治疗方案、手术记录、用药情况等。按照病历号顺序进行归档管理，确保病历的完整性和可追溯性。2.医疗设备台账登记设备名称、型号、购置日期、使用科室、维修记录、报废情况等。详细记录设备的技术参数、性能指标，以便于设备的维护、保养和更新。3.医疗质量控制台账收集医疗质量相关数据，如手术成功率、治愈率、并发症发生率、抗生素使用情况等。定期分析数据，评估医疗质量状况，为持续改进提供依据。（二）行政办公台账1.文件收发台账记录文件的收文日期、发文单位、文件标题、文号、密级、传阅情况、处理结果等。确保文件及时传达、妥善处理，防止文件丢失或延误。2.会议记录台账详细记录医院各类会议的时间、地点、参会人员、会议主题、讨论内容、决议事项等。便于会后跟进会议决议的执行情况，提高工作效率。3.人事档案台账包含员工基本信息、入职离职时间、岗位变动、培训记录、考核结果等。根据人事管理规定，及时更新员工信息，为人力资源决策提供支持。（三）后勤保障台账1.物资采购台账记录物资名称、规格型号、采购日期、供应商、采购数量、采购金额等。对物资采购进行全程跟踪，确保物资供应及时、质量合格，同时便于成本核算。2.固定资产台账除医疗设备外，登记医院其他固定资产，如房屋建筑物、办公家具、交通工具等。注明资产的购置时间、使用部门、折旧情况及资产变动记录。3.水电能耗台账统计医院各区域的水电消耗数据，包括月度、季度、年度用量及费用。分析能耗变化趋势，采取节能措施，降低运营成本。三、台账记录要求（一）记录人员职责1.各台账记录人员应明确自身职责，严格按照规定及时、准确地记录相关信息。2.记录人员应具备一定的专业知识和责任心，确保记录内容真实可靠。（二）记录内容规范1.台账应使用统一的格式和规范的术语进行记录，确保内容清晰、易懂。2.记录应详细、完整，不得遗漏重要信息。对于关键数据和事件，应注明来源和依据。3.记录应及时更新，如遇信息变更，应在规定时间内进行修改，并注明修改日期和修改人。（三）记录方式1.可采用纸质记录和电子记录相结合的方式。纸质台账应整洁、清晰，便于查阅；电子台账应进行定期备份，确保数据安全。2.鼓励使用信息化管理系统进行台账记录，提高记录效率和数据准确性。信息化系统应具备权限管理、数据加密、数据备份恢复等功能。四、台账审核与监督（一）审核流程1.各科室、部门应定期对本部门的台账进行自查，确保记录内容准确无误。2.医院设立专门的台账审核小组，负责对重要台账进行定期审核。审核小组应包括财务、审计、信息管理等相关部门人员。3.审核小组应制定详细的审核计划，明确审核内容、审核方法和审核时间。审核过程中，应认真查阅台账记录，核实数据真实性和准确性，并提出审核意见。4.对于审核中发现的问题，台账记录部门应及时进行整改，并将整改情况反馈给审核小组。审核小组应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）监督机制1.医院内部审计部门应定期对台账管理情况进行审计监督，检查台账记录是否符合制度要求，是否存在违规操作行为。2.建立台账管理投诉举报机制，鼓励员工和患者对台账管理中存在的问题进行投诉举报。对于投诉举报内容，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。3.医院应将台账管理纳入绩效考核体系，对台账记录准确、管理规范的科室和部门给予奖励；对台账管理混乱、存在严重问题的科室和部门进行处罚。五、台账保存与归档（一）保存期限1.医疗业务台账中的病历档案应按照国家规定的保存期限进行保存，一般不少于30年。2.其他医疗业务台账、行政办公台账和后勤保障台账的保存期限根据实际情况确定，一般不少于5年。3.涉及医院重大决策、重要合同等关键信息的台账应长期保存。（二）保存方式1.纸质台账应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序进行排列，确保存放整齐、便于查找。2.电子台账应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。3.对于重要的纸质台账，可进行数字化扫描，建立电子档案库，实现纸质档案与电子档案的同步管理，提高查阅效率。（三）归档管理1.台账应定期进行归档整理，归档时应编制归档目录，注明台账名称、年度、月份、保管期限等信息。归档目录应一式两份，一份随台账一同保存，一份单独成册，便于查阅。2.归档后的台账应妥善保管，防止损坏、丢失或篡改。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。3.因工作需要查阅已归档的台账时，应履行借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅时间、借阅人、借阅内容等信息。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应按时归还台账，不得擅自转借他人或涂改、损坏台账内容。六、台账使用与查询（一）使用范围1.医院内部各科室、部门在开展医疗、行政、后勤等工作时，可根据需要查阅相关台账信息。2.医院管理层在进行决策分析、质量控制、绩效考核等工作时，有权查阅各类台账数据。3.外部监管部门、审计机构等依法依规查阅医院台账时，应按照规定办理相关手续。（二）查询权限1.各科室、部门负责人对本科室、部门的台账具有查询权限，可根据工作需要授权本科室、部门其他人员查询相关台账信息。2.医院管理层根据工作分工，对涉及相关业务的台账具有查询权限。如需查阅其他科室、部门的台账信息，应与相关负责人沟通协调。3.外部人员查阅医院台账时，应经医院相关领导批准，并由医院指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自复制、摘抄台账内容。（三）查询流程1.内部人员查询台账时，应向台账管理部门提出查询申请，注明查询内容、查询目的等信息。台账管理部门应在收到申请后及时予以答复，并协助查询人员获取相关台账信息。2.外部人员查询台账时，应提交正式的查询函，注明查询事项、查询依据等内容。医院相关领导批准后，台