信创产品采购制度规范

PAGE信创产品采购制度规范一、总则（一）目的为规范公司信创产品采购行为，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，保障公司信息安全，提高采购质量和效益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有信创产品的采购活动，包括但不限于硬件设备（如服务器、计算机、存储设备等）、软件产品（如操作系统、数据库管理系统、办公软件等）、信息技术服务（如系统集成、运维服务、安全服务等）。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、技术先进的信创产品和服务，确保公司信息系统的安全稳定运行。5.信息安全原则：采购的信创产品应符合国家信息安全相关标准和要求，保障公司信息资产的安全。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展需要和信息化建设规划，提出信创产品采购需求。需求应明确产品名称、规格型号、技术参数、数量、预算、交付时间等详细信息。2.需求提出部门应对采购需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，应组织相关专家进行评审。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求后，对需求的完整性、准确性、合规性进行审核。审核内容包括需求是否明确、是否符合公司业务发展战略和信息化建设规划、是否符合预算安排等。2.对于审核通过的采购需求，采购部门将其纳入采购计划；对于审核不通过的需求，采购部门应及时与需求提出部门沟通，说明原因，并要求其进行修改完善。（三）需求变更1.在采购过程中，如因业务发展变化或其他原因需要变更采购需求，需求提出部门应填写《信创产品采购需求变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对采购预算和交付时间的影响等。2.采购需求变更申请表经需求提出部门负责人签字确认后，提交采购部门审核。采购部门审核通过后，报公司分管领导审批。3.采购需求变更经审批通过后，采购部门应及时调整采购计划，并通知相关供应商。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。准入条件应包括供应商的资质信誉、技术实力、产品质量、售后服务等方面。2.采购部门负责收集供应商信息，对潜在供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等。3.对于符合准入条件的供应商，采购部门将其纳入供应商名录，并定期进行更新维护。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价方式包括日常考核、定期评估、用户反馈等。2.采购部门负责组织相关部门和人员对供应商进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应将其从供应商名录中删除。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情形之一，采购部门应将其从供应商名录中淘汰：提供的产品或服务存在严重质量问题，给公司造成重大损失的；违反法律法规或公司采购制度，存在不正当竞争行为的；连续多次评价结果为不合格，且整改不力的；其他不符合供应商准入条件或公司合作要求的情形。2.供应商淘汰应经采购部门负责人审核，并报公司分管领导批准。四、采购流程（一）采购申请1.需求提出部门根据审核通过的采购需求，填写《信创产品采购申请表》，详细说明采购产品的名称、规格型号、技术参数、数量、预算、交付时间等信息，并签字确认。2.《信创产品采购申请表》经需求提出部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请的合规性、必要性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报公司分管领导审批。2.对于金额较大或涉及重大项目的采购申请，应提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（三）采购方式选择1.根据采购产品的特点、市场情况、采购金额等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或受地域限制的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或没有合格标的以及重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（四）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（五）发布采购信息1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合条件的供应商发出采购文件，邀请其参与谈判或报价。（六）开标、评标、谈判、询价1.按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标、评标、谈判、询价等活动。2.开标过程中，应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标过程中，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购文件的商务条款、技术要求等进行谈判，确定成交供应商。5.询价过程中，询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（七）中标/成交结果公示1.采购项目确定中标/成交供应商后，采购部门应在指定的媒体上发布中标/成交结果公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，如供应商或其他利害关系人对中标/成交结果有异议，可向采购部门提出质疑。采购部门应及时受理并处理质疑事项。（八）合同签订1.采购部门应在中标/成交结果公示期满无异议后，与中标/成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送需求提出部门、财务部门等相关部门备案。（九）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求提出部门应按照合同约定，及时组织验收采购产品。验收内容包括产品的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求。3.财务部门应按照合同约定，及时支付采购款项。支付款项时，应审核采购合同、发票、验收报告等相关凭证，确保支付款项的准确性和合规性。（十）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、中标/成交结果公示、采购合同、验收报告、发票等资料。3.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。风险因素包括市场风险、质量风险、价格风险、供应商风险、合同风险等。2.对于识别出的风险因素，采购部门应进行详细记录，并分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，采购部门应组织相关人员对风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级。2.对于风险等级为高的风险，采购部门应制定专项应对措施，重点监控；对于风险等级为中的风险，采购部门应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于风险等级为低的风险，采购部门应进行日常监测，关注其变化情况。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部门应采取相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.例如，对于市场风险，采购部门可以通过市场调研、分析市场趋势等方式，提前做好应对准备；对于质量风险，采购部门可以加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证承诺，并在合同中约定质量违约责任；对于价格风险，采购部门可以通过招标、谈判、询价等方式，争取合理的价格，或者采用套期保值等金融工具进行价格风险管理；对于供应商风险，采购部门可以加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价机制，及时淘汰不合格供应商；对于合同风险，采购部门可以加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。六、监督与问责（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对信创产品采购活动进行内部审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司采购制度和相关程序要求。2.内部审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的合规性、效益性、内部控制等方面。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受国家有关部门和监管机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.对于涉及政府采购项目的，应按照政府采购法律法规的要求，履行相关审批和备案手续，并接受政府采购监管部门的监督管理。（三）问