纪实管理规范算不算制度

PAGE纪实管理规范算不算制度纪实管理规范—制度属性解析一、总则（一）目的本纪实管理规范旨在明确公司/组织在各类管理活动中对纪实工作的要求与标准，确保纪实信息的真实性、完整性、准确性和及时性，为公司/组织的决策、运营、监督等提供可靠依据，促进各项工作的规范化、科学化管理。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内各部门、各层级以及涉及公司/组织业务活动的相关方，包括但不限于员工、合作伙伴、供应商等在履行工作职责、参与业务流程中产生或涉及的纪实管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：纪实管理工作必须严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司/组织内部的规章制度，确保纪实活动在合法合规的框架内进行。2.真实准确原则：纪实信息应如实反映实际工作情况，数据、事实、描述等必须准确无误，不得虚构、篡改或隐瞒重要信息。3.全面完整原则：涵盖公司/组织运营管理的各个方面，包括但不限于业务流程、项目进展、决策过程、人员绩效等，确保纪实内容全面无遗漏。4.及时有效原则：在规定的时间内完成纪实工作，并保证纪实信息能够及时传递、处理和应用，为相关工作提供有效支持。5.保密性原则：对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的纪实内容，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、纪实内容与标准（一）业务流程纪实1.流程启动：记录业务流程启动的背景、原因、发起部门及人员、相关审批文件等信息。2.流程执行：详细描述流程执行过程中的各个环节、操作步骤、参与人员、时间节点、执行结果等，对于关键决策点和异常情况应重点记录。3.流程监控：记录对业务流程进行监控的方式、频率、发现的问题及处理措施等。4.流程结束：记录业务流程结束的标志、结果评估、经验总结等内容。（二）项目管理纪实1.项目立项：包括项目背景、目标、范围、预算、计划进度、项目团队组建等信息。2.项目实施：记录项目实施过程中的任务分解、进度跟踪、资源分配与使用、质量控制、风险管理等情况，及时更新项目进展报告。3.项目沟通：详细记录项目团队内部沟通、与客户及相关方沟通的方式、频率、重要沟通事项及结果等。4.项目变更：记录项目变更的原因、内容、审批过程、对项目进度、成本、质量等方面的影响及应对措施。5.项目验收：记录项目验收的标准、流程、验收结果、遗留问题及整改计划等。（三）决策过程纪实1.决策事项提出：记录决策事项的来源、背景、涉及的问题及影响因素等。2.决策方案制定：详细记录参与决策方案制定的人员、过程、不同方案的比较分析、优缺点评估等。3.决策讨论与审议：记录决策讨论会议的时间、地点、参会人员、讨论内容、各方意见及理由、最终决策结果等。4.决策执行与跟踪：记录决策执行的责任部门、人员、执行计划、跟踪方式及结果反馈等情况。（四）人员绩效纪实1.绩效目标设定：记录员工绩效目标的制定过程、目标内容、权重分配、考核周期等信息。2.绩效执行与监控：定期记录员工在绩效周期内的工作任务完成情况、工作表现、工作成果等，及时发现问题并进行沟通反馈。3.绩效评估：按照既定的绩效评估标准和流程，记录绩效评估的过程、结果，包括各项考核指标的得分、综合评价等级等。4.绩效反馈与面谈：记录绩效反馈面谈的时间、地点、参与人员、面谈内容、员工意见及改进计划等。（五）纪实标准要求1.记录格式：统一规定纪实信息的记录格式，包括文档格式（如Word、Excel、PDF等）、图表格式、数据填写规范等，确保记录的规范性和一致性。2.语言表达：纪实内容应使用简洁明了、准确规范的语言，避免模糊、歧义或生僻的词汇和表述。3.数据准确性：对于涉及的数据，应确保来源可靠、计算准确，数据之间逻辑关系清晰。4.证据支持：重要纪实信息应附有相关的证据材料，如文件、报告、会议纪要、照片、视频等，以增强纪实内容的可信度。三、纪实管理职责分工（一）部门职责1.业务部门负责本部门业务流程、项目实施、人员绩效等方面的纪实工作，按照规定的时间和标准及时记录相关信息。确保纪实信息的真实性和完整性，积极配合其他部门的纪实工作需求，提供必要的协助和支持。对本部门纪实工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题，不断提高纪实工作质量。2.行政部门负责制定和完善公司/组织纪实管理规范及相关制度，指导和监督各部门的纪实工作。负责纪实信息的收集、整理、归档和保管，建立健全纪实信息数据库，确保信息的安全存储和有效利用。定期对公司/组织的纪实工作进行总结和分析，为公司/组织决策提供参考依据。3.审计部门负责对公司/组织纪实工作的合规性进行审计监督，检查纪实信息是否符合法律法规、行业标准和公司/组织内部规定。对发现的违规违纪行为进行调查处理，提出改进建议和措施，促进纪实工作的规范开展。参与重大项目、重要决策等纪实工作的审核，确保纪实信息真实可靠，为公司/组织风险防控提供支持。（二）人员职责1.纪实记录人员按照纪实管理规范的要求，认真负责地记录相关工作信息，确保记录内容准确、完整、及时。严格遵守保密规定，妥善保管纪实记录资料，不得擅自泄露或丢失。积极配合其他人员对纪实信息的查询、核对等工作，提供必要的解释和说明。2.纪实审核人员对纪实记录人员提交的纪实信息进行审核，检查记录内容是否符合标准要求，数据是否准确，证据是否充分等。对审核中发现的问题及时反馈给纪实记录人员，并督促其进行整改，确保纪实信息质量。签署审核意见，对审核后的纪实信息负责。3.纪实批准人员根据公司/组织的管理权限和规定，对重要的纪实信息进行批准，确保纪实工作符合公司/组织整体利益和管理要求。对纪实信息的真实性、准确性、完整性承担最终责任，批准后的纪实信息作为公司/组织正式档案资料保存。四、纪实流程与方法（一）纪实流程1.计划制定：各部门根据公司/组织的工作安排和自身业务特点，制定本部门的纪实工作计划，明确纪实内容、记录时间、责任人等。2.信息收集：纪实记录人员按照计划要求，通过日常工作记录、文件整理、会议纪要、实地观察访谈等方式收集相关纪实信息。3.记录整理：对收集到的信息进行分类整理，按照规定的格式和标准进行记录，确保记录内容清晰、有条理。4.审核把关：纪实审核人员对整理后的纪实信息进行审核，提出审核意见，不符合要求的及时返回记录人员进行修改完善。5.批准存档：纪实批准人员对审核通过的纪实信息进行批准，批准后的信息由行政部门按照档案管理规定进行存档保存。（二）纪实方法1.日常记录：要求员工在日常工作中养成及时记录的习惯，如工作日志、任务完成记录等，详细记录工作过程和结果。2.定期报告：各部门定期（如每周、每月、每季度等）向上级部门提交工作纪实报告，总结阶段工作进展、成果、问题及下一步计划。3.专项记录：针对重要项目、关键业务流程、突发事件等进行专项纪实记录，集中力量详细记录相关情况。4.信息化手段：利用公司/组织内部的信息化管理系统，实现纪实信息的在线记录、存储、查询和共享，提高纪实工作效率和便捷性。五、纪实信息的存储与使用（一）存储方式1.纸质档案：对于一些重要的原始文件、签字审批单等，以纸质形式进行存档，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和保管。2.电子档案：将各类纪实信息以电子文档的形式存储在公司/组织的服务器或存储设备上，建立电子档案库，按照信息类别、时间等进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.数据仓库：对于结构化的纪实数据，如人员绩效数据、业务流程数据等，可以建立数据仓库进行集中存储和管理，方便数据的查询、分析和挖掘。（二）存储期限1.短期存储：对于一些时效性较强、仅在短期内具有参考价值的纪实信息，存储期限为[X]年，到期后根据公司/组织规定进行清理。2.长期存储：对于涉及公司/组织重要业务决策、历史资料、法律法规要求存档的纪实信息，进行长期存储，存储期限根据实际情况确定，一般不少于[X]年。（三）使用权限1.内部使用：公司/组织内部员工根据工作需要，经相关审批后可以查询、使用纪实信息，但必须遵守保密规定，不得擅自传播、篡改或用于非工作目的。2.外部提供：对于因业务合作、审计检查、法律纠纷等需要向外部提供纪实信息的情况，必须按照公司/组织的对外信息披露制度进行审批，确保信息提供的合法性、准确性和安全性。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：行政部门定期对各部门的纪实工作进行检查，查看纪实记录是否完整、准确，流程是否规范执行等，发现问题及时督促整改。2.审计监督：审计部门不定期对公司/组织的纪实工作进行审计，重点检查纪实信息的真实性、合规性以及管理流程的有效性，对违规行为进行严肃处理。3.自我监督：各部门自身要建立纪实工作的自我监督机制，定期对本部门纪实工作进行自查自评，不断改进工作方法和提高工作质量。（二）考核办法1.考核指标：制定纪实工作考核指标体系，包括纪实信息的完整性、准确性、及时性、规范性，纪实工作流程执行情况，纪实信息的利用率等。2.考核周期：按照公司/组织的绩效考核周期，对各部门和相关人员的纪实工作进行考核评价。3.结果应用：将纪实工作考核结果与部门和个人的绩效奖金、晋升、评优等