监狱办公室工作制度规范

PAGE监狱办公室工作制度规范一、总则（一）目的为了加强监狱办公室工作的规范化、制度化建设，提高工作效率和质量，确保监狱各项工作的顺利开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于监狱办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和监狱的各项规章制度，确保工作合法合规。2.高效务实原则：优化工作流程，提高工作效率，注重工作实效，切实履行工作职责。3.服务至上原则：牢固树立服务意识，为监狱领导、各部门及全体服刑人员提供优质、高效的服务。4.保密安全原则：严格遵守保密制度，确保监狱工作信息安全，防止失泄密事件发生。二、岗位职责（一）办公室主任岗位职责1.主持办公室全面工作，制定办公室工作计划和目标，并组织实施。2.负责与监狱各部门的沟通协调，及时传达监狱领导的指示和要求，反馈工作进展情况。3.组织起草监狱综合性文件、报告、总结等材料，审核以监狱名义发布的各类文件。4.负责监狱会议的组织安排，做好会议记录，整理会议纪要，并督促检查会议决议的贯彻落实情况。5.协调处理监狱日常行政事务，如办公用品采购、车辆管理、环境卫生等。6.负责监狱对外联络工作，接待来访人员，处理来信来电，维护监狱良好形象。7.组织开展办公室工作人员的业务培训和考核工作，提高工作人员的综合素质和业务能力。8.完成监狱领导交办的其他工作任务。（二）秘书岗位职责1.协助办公室主任起草、修改和审核各类文件、材料，负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作。2.做好会议记录，整理会议纪要，及时传达会议精神。3.负责收集、整理、分析监狱工作信息，编写工作简报和信息动态，为领导决策提供参考依据。4.协助办公室主任做好对外联络和接待工作，安排接待事宜，撰写接待材料。5.负责办公室文件、资料、档案的管理工作，做好档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整和安全。6.完成领导交办的其他临时性工作任务。（三）行政事务专员岗位职责1.负责监狱办公用品、设备的采购、发放和管理工作，建立办公用品和设备台账，定期进行盘点。2.做好监狱车辆的调度、维修、保养和安全管理工作，确保车辆正常运行。3.负责监狱环境卫生的管理和监督工作，组织开展环境卫生检查和评比活动，营造良好的工作环境。4.协助做好监狱会议、活动的后勤保障工作，如场地布置、物资准备等。5.负责监狱办公区域的水电、门窗等设施设备的日常检查和维护工作，及时发现并处理安全隐患。6.完成领导交办的其他行政事务性工作任务。（四）信息管理专员岗位职责1.负责监狱信息化系统的日常维护和管理工作，确保系统正常运行。2.收集、整理、分析监狱工作中的各类数据信息，建立信息数据库，为工作决策提供数据支持。3.负责监狱办公自动化设备的操作培训和技术指导工作，提高工作人员的信息化应用水平。4.协助做好监狱网络安全管理工作，制定网络安全管理制度，防范网络安全风险。5.负责监狱信息系统的安全保密工作，严格遵守信息安全保密规定，防止信息泄露。6.完成领导交办的其他信息管理工作任务。（五）档案管理员岗位职责1.负责监狱各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整和安全。2.制定档案管理制度和工作流程，规范档案管理工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题。5.做好档案的借阅、归还登记工作，严格按照档案借阅规定办理借阅手续，确保档案的安全。6.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.收文处理签收：办公室专人负责签收上级机关、其他单位发来的文件，核对文件数量、编号、密级等信息，确保文件完整无误。登记：对签收的文件进行详细登记，记录文件的来源、文号、标题、日期、份数等信息，并填写《收文登记簿》。传阅：根据文件内容和领导分工，确定传阅范围，将文件及时送领导传阅，并在《文件传阅单》上做好传阅记录。承办：承办部门或人员接到传阅文件后，应及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给办公室。催办：办公室对承办部门或人员的文件办理情况进行跟踪催办，确保文件按时办理完毕。归档：文件办理完毕后，办公室将文件整理归档，按照档案管理要求进行分类存放，便于查阅和利用。2.发文处理拟稿：由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿，内容应符合法律法规和监狱实际情况，语言表达准确、简洁。审核：拟稿完成后，送办公室主任或分管领导进行审核，重点审核文件的内容、格式、文种等是否符合要求，确保文件质量。签发：审核通过的文件，由监狱主要领导或授权领导签发。签发人应认真审阅文件内容，签署明确意见。编号：办公室对签发后的文件进行编号，确定文件的发文字号，以便于文件的管理和查询。印制：根据文件签发意见和排版要求，由指定的印刷厂进行印制。印制过程中要严格控制文件质量，确保字迹清晰、格式规范。校对：文件印制完成后，安排专人进行校对，重点校对文件内容、格式、页码等是否正确，发现问题及时修改。盖章：校对无误的文件，加盖监狱公章。盖章应严格按照规定程序进行，确保印章使用安全。分发：办公室将盖好章的文件按照规定的范围进行分发，并做好分发记录。（二）会议组织流程1.会议筹备确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关部门和人员。制定会议议程安排，明确会议各项议题的顺序和时间分配。准备会议所需的文件、资料、设备等，如会议材料、投影仪、音响设备等。安排会议场地，进行环境卫生清理和布置，摆放桌椅、茶杯等物品。2.会议通知根据会议安排，制作会议通知，明确会议的各项要求和注意事项。通过邮件、短信、电话等方式将会议通知发送给参会人员，确保通知到位。对参会人员的反馈信息进行记录和整理，及时解决参会人员提出的问题。3.会议组织提前到达会议场地，检查会议准备情况，确保会议按时召开。引导参会人员签到入场，安排座位，发放会议材料。做好会议记录，详细记录会议内容、发言要点、讨论结果等信息。维持会议秩序，确保会议顺利进行。4.会议纪要会议结束后，及时整理会议记录，编写会议纪要。会议纪要应准确概括会议主要内容和决议事项，语言简洁明了。将会议纪要送办公室主任审核，审核通过后印发给参会人员和相关部门，并督促检查会议决议的贯彻落实情况。（三）行政事务办理流程1.办公用品采购各部门根据工作需要，填写《办公用品采购申请表》，注明采购物品的名称、规格、数量等信息，并提交给办公室。办公室对各部门提交的采购申请进行汇总审核，结合库存情况，制定办公用品采购计划。根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中要严格按照规定程序进行，确保采购物品的质量和价格合理。办公用品采购到货后，办公室专人负责验收，核对物品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，并填写《办公用品入库登记表》。各部门根据工作需要，凭《办公用品领用单》到办公室领取办公用品。办公室按照领用单发放物品，并做好发放记录。2.车辆管理建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养记录、保险情况等。制定车辆使用管理制度，明确车辆使用范围、审批程序、驾驶员职责等。驾驶员凭派车单出车，严格按照规定的时间、路线行驶，确保行车安全。车辆定期进行维修保养，驾驶员发现车辆故障及时报告办公室，办公室安排车辆维修，并做好维修记录。做好车辆的安全检查工作，定期对车辆进行安全检查，确保车辆性能良好，消除安全隐患。车辆保险到期前，办公室及时办理续保手续，确保车辆保险有效。3.环境卫生管理根据监狱环境卫生管理要求，制定环境卫生检查标准和考核办法。定期组织开展环境卫生检查，对各部门办公区域、公共区域的环境卫生情况进行检查评分。对检查中发现的问题及时下达整改通知，督促相关部门进行整改。每月对环境卫生检查情况进行总结通报，对环境卫生工作做得好的部门进行表扬，对存在问题较多的部门进行批评。组织开展环境卫生整治活动，如大扫除、消毒等，营造良好的工作环境。四、保密制度(一)保密工作原则保密工作遵循“积极防范、突出重点、依法管理”的原则，确保监狱工作信息安全。(二)保密范围1.监狱工作中涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私的信息。2.服刑人员的个人信息、案件情况、改造表现等资料。3.监狱内部的工作计划、工作部署、工作动态等信息。4.其他需要保密的信息。(三)保密措施1.加强保密教育，提高工作人员的保密意识。定期组织保密知识培训，使工作人员熟悉保密法律法规和保密制度，掌握保密技能。2.严格文件管理，对涉密文件实行专人专柜保管，严格按照规定的范围进行传阅、使用和归档，并做好文件的清退和销毁工作。3.加强计算机信息系统安全管理，设置防火墙、杀毒软件等安全防护措施，对涉密计算机实行专人专用，严禁连接互联网，严格控制移动存储设备的使用。4.规范会议、活动管理，对涉及保密内容的会议、活动，要采取相应的保密措施，如限定参会人员范围、加强会议场所管理等。5.严格对外交往中的保密管理，对外提供信息要经过严格的审批程序，确保不泄露监狱工作秘密。(四)保密监督检查1.定期开展保密检查，对各部门的保密工作进行全面检查，及时发现和消除保密隐患。2.对违反保密制度的行为进行严肃查处，视情节轻重给予批评教育、纪律处分或追究法律责任。3.建立保密工作举报制度，鼓励工作人员对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。五、工作纪律与考核（一）工作纪律1.遵守监狱的作息时间，按时上下班，不得迟到早退。2.严格遵守工作程序和工作规范，认真履行工作职责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。3.工作时间内不得擅自离岗、串岗、聊天、玩游戏等，不得从事与工作无关的事情。4.严格遵守保密制度，不得泄露监狱工作秘密。5.遵守职业道德，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。6.服从工作安排，积极主动完成领导交办的工作任务，不得无故拒绝或拖延。（二）考核办法1.建立健全办公室工作人员考核制度，对工作人员的德、能、勤、绩、廉等方面进行全面考核。2.考核方式分为平时考核和年度考核。平时考核由办公室主任负责，定期对工作人员的工作表现进行检查和评价；年度