重合同守信用规范化制度

PAGE重合同守信用规范化制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司/组织合同管理，维护合同当事人合法权益，促进公司/组织依法经营、诚实守信，提高公司/组织的市场信誉和经济效益，特制定本重合同守信用规范化制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及合同签订、履行、变更、解除等相关活动的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同合法有效。2.诚实守信原则公司/组织及合同各方应秉持诚实守信的态度，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或擅自变更合同内容。3.风险防控原则加强合同管理过程中的风险识别、评估和防控，确保公司/组织在合同活动中的合法权益不受侵害，降低经营风险。4.统一管理原则合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则，明确各部门在合同管理中的职责和权限，确保合同管理工作的规范化、标准化。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.在签订合同前，业务部门应对合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行全面审查。2.审查内容包括但不限于：对方营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的真实性、有效性；法定代表人身份证明书及授权委托书的真实性、合法性；对方近期的财务报表、信用记录等。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，必要时可委托专业律师或信用评估机构对合同对方进行尽职调查。（二）合同条款拟订与审核1.业务部门负责拟订合同条款，合同条款应明确、具体、完整，符合法律法规和公司/组织利益要求。2.拟订合同条款时，应充分考虑合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.合同拟订完成后，应提交公司/组织内部相关部门进行审核。审核部门应从法律、财务、业务等多个角度对合同条款进行审查，提出修改意见。4.法律部门重点审查合同条款的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险；财务部门审查合同价款、支付方式、结算方式等财务条款的合理性和可行性；业务部门从业务角度审查合同条款是否符合业务实际需求，是否有利于公司/组织业务开展。（三）合同签订流程1.经审核通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行洽谈、协商，达成一致意见后，签订正式合同。2.合同签订应使用公司/组织统一印制的合同文本，合同文本应加盖公司/组织公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程进行，确保合同签订的合规性。对于重大合同，应报公司/组织高层领导审批后签订。4.签订合同后，业务部门应及时将合同副本送法律部门、财务部门等相关部门备案，以便跟踪合同履行情况和进行后续管理。三、合同履行管理（一）合同履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.合同履行计划应包括但不限于：合同标的交付计划、价款支付计划、质量验收计划、售后服务计划等。3.合同履行计划应报公司/组织内部相关部门备案，以便各部门协同配合，共同推进合同履行工作。（二）合同履行跟踪与监控1.业务部门应建立合同履行跟踪台账，及时记录合同履行情况，包括合同标的交付时间、数量、质量验收情况、价款支付情况等。2.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。对于可能影响合同履行的重大问题，应及时向上级领导汇报。3.合同履行过程中，如发现合同对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的风险因素，业务部门应及时与对方沟通协商，要求对方采取措施纠正违约行为或降低风险。如协商不成，应及时启动法律程序，维护公司/组织合法权益。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方当事人进行协商，达成一致意见后签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审批和签订。3.合同变更后，业务部门应及时调整合同履行计划，并将合同变更情况通知公司/组织内部相关部门，确保各部门及时掌握合同变更信息，调整工作安排。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，业务部门应及时与合同对方当事人协商解除合同，并签订合同解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、双方的权利义务、善后事宜处理等条款，并按照合同签订流程进行审批和签订。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的债权债务，收回相关款项和资产，并将合同解除情况通知公司/组织内部相关部门。四、合同纠纷处理（一）纠纷预警与报告1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同对方当事人的履约情况，及时发现可能引发合同纠纷的潜在风险因素，并向公司/组织内部相关部门报告。2.对于已经出现的合同纠纷迹象，业务部门应立即进行调查分析，评估纠纷可能造成的影响，并及时向上级领导汇报。（二）纠纷处理机制1.建立合同纠纷处理工作小组，由法律部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。工作小组负责制定合同纠纷处理方案，组织协调各方力量进行纠纷处理。2.根据合同纠纷的具体情况，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式进行处理。在处理合同纠纷过程中，应充分听取法律专业意见，确保处理方式合法合规，维护公司/组织合法权益。3.对于重大合同纠纷，应及时聘请专业律师作为法律顾问，全程参与纠纷处理工作，提供专业的法律支持和建议。（三）纠纷处理结果跟踪与反馈1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时跟踪处理结果的执行情况，确保纠纷处理结果得到有效落实。2.将合同纠纷处理情况向公司/组织内部相关部门进行反馈，总结经验教训，提出改进措施和建议，完善合同管理工作流程和制度。五、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、履行记录、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行收集和整理。2.业务部门负责合同档案的收集工作，应确保档案资料的完整性和准确性。档案资料收集后，应及时移交公司/组织档案管理部门进行整理归档。3.档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，建立合同档案目录清单，便于查询和利用。（二）档案保管与查阅1.合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的档案库房，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.建立合同档案查阅制度，明确查阅权限和查阅流程。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。3.对于涉及公司/组织商业秘密、机密信息的合同档案，应严格限制查阅范围，确保信息安全。（三）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，档案管理部门应按照档案销毁的相关规定，对档案进行鉴定和销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，经相关部门负责人审核批准后，由档案管理部门会同有关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。3.档案销毁过程应进行记录，确保档案销毁工作的真实性和完整性。六、监督与考核（一）监督机制1.建立合同管理监督机制，由公司/组织内部审计部门、法律部门等相关部门组成监督小组，定期对合同管理工作进行监督检查。2.监督小组应重点检查合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性、合法性，以及合同档案管理情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励公司/组织内部员工对合同管理工作进行监督，如发现违规行为或重大风险隐患，可及时向监督小组或上级领导报告。（二）考核制度1.制定合同管理考核办法，将合同管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门和相关人员的合同管理工作进行量化考核。2.考核内容包括合同签订质量、履行情况、纠纷处理结果、档案管理水平等方面。考核指标应明确、具体、可操作性强，确保考核结果客观