如何规范清款工作制度

PAGE如何规范清款工作制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范清款工作流程，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及款项收付及清款工作的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：清款工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.准确性原则：清款数据要准确无误，避免因数据错误导致的工作失误和经济损失。3.及时性原则：及时进行款项的催收和清理，避免逾期款项的产生，降低资金风险。4.责任明确原则：明确各部门及人员在清款工作中的职责，做到责任到人。二、清款工作流程（一）款项发生前1.业务部门在开展业务活动前，应充分评估客户的信用状况，对于信用不佳或存在潜在风险的客户，应采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。2.签订合同或协议时，应明确款项的支付方式、支付时间、违约责任等条款，确保合同条款清晰、明确，具有可操作性。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。（二）款项收付过程中1.财务部门应根据合同约定，及时跟踪款项的收付情况。在款项到账前，应与客户保持沟通，确认款项的来源和性质，确保款项准确无误到账。2.对于已到账的款项，财务部门应及时进行核对和入账处理，并按照规定的会计科目进行核算。同时，应定期与业务部门核对款项收付情况，确保双方数据一致。3.在款项支付环节，财务部门应严格按照审批流程进行操作。付款申请必须经过相关部门负责人和财务负责人的审批，确保付款依据充分、手续齐全。对于大额款项的支付，应实行集体决策制度，确保资金支付的安全性。（三）款项逾期后1.当款项逾期未付时，财务部门应及时向业务部门发出催款通知，并协助业务部门了解款项逾期的原因。业务部门应在接到催款通知后，及时与客户沟通，了解客户的付款计划和困难，制定相应的催款策略。2.根据客户的实际情况，催款方式可分为电话催款、邮件催款、上门催款等。对于多次催款仍未取得成效的客户，应及时启动法律程序，通过法律手段维护公司的合法权益。3.在催款过程中，业务部门和财务部门应密切配合，及时共享信息。财务部门应提供准确的款项数据和相关财务信息，协助业务部门分析客户的财务状况和还款能力。业务部门应及时向财务部门反馈催款进展情况，共同制定下一步的催款措施。三、清款工作责任分工（一）业务部门职责1.负责客户信用评估，在业务开展前对客户的信用状况进行调查和评估，为公司决策提供依据。2.签订合同或协议，确保合同条款符合公司利益，明确款项支付方式、时间等关键条款。3.跟踪业务进展，及时了解客户付款情况，对于款项逾期未付的情况，负责与客户沟通协调，制定催款方案并组织实施。4.协助财务部门进行清款工作，提供与业务相关的信息和资料，配合财务部门进行款项核对和催收。（二）财务部门职责1.负责款项的收付核算，按照国家财务制度和公司规定，及时、准确地记录款项的收付情况，确保财务数据的真实性和完整性。2.监控款项逾期情况，并及时向业务部门发出催款通知。3.协助业务部门制定催款策略，提供财务分析和建议，为催款工作提供支持。4.负责与外部审计机构、税务部门等相关单位沟通协调，处理与清款工作有关的数据查询、审计等事宜。（三）法务部门职责1.审核合同或协议中的法律条款，确保合同的合法性和有效性，防范法律风险。2.对于款项逾期且通过其他方式无法解决的情况，提供法律支持，协助制定法律解决方案，如起草律师函、提起诉讼等。3.参与公司清款工作的相关法律培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。（四）其他部门职责其他部门应根据公司清款工作的需要，提供必要的协助和支持。例如，人力资源部门负责对涉及清款工作的员工进行绩效考核，将清款工作业绩纳入绩效考核体系；行政部门负责提供必要的办公设备和资源，保障清款工作的正常开展。四、清款工作监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对清款工作进行审计监督，检查清款工作流程是否合规、款项收付是否准确、催款措施是否有效等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.建立清款工作定期汇报制度，业务部门和财务部门应定期向公司管理层汇报清款工作进展情况，包括款项逾期情况、催款措施及效果、存在的问题及解决方案等。公司管理层应及时了解清款工作动态，协调解决工作中出现的问题。（二）考核指标1.款项回收率：考核清款工作的最终成效，计算公式为：款项回收率=实际收回款项金额/应收回款项金额×100%。2.逾期款项发生率：反映款项逾期情况，计算公式为：逾期款项发生率=逾期未付的款项笔数或金额/总款项笔数或金额×100%。3.催款及时率：考核催款工作的及时性，计算公式为：催款及时率=在规定时间内发出催款通知的款项笔数或金额/应发出催款通知的款项笔数或金额×100%。（三）考核办法1.根据清款工作考核指标，对业务部门、财务部门及相关人员进行年度考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于考核结果为优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等；对于考核结果为不合格的部门和个人，进行批评教育，并根据情节轻重给予相应的处罚，如扣发奖金、调整岗位等。3.将清款工作考核结果与员工的薪酬、晋升、绩效奖金等挂钩，充分调动员工的积极性和主动性，确保清款工作顺利开展。五、清款工作档案管理（一）档案内容清款工作档案应包括以下内容：1.客户信用评估资料，如客户营业执照、税务登记证、财务报表、信用评级报告等。2.合同或协议副本，包括合同签订审批表、合同文本、补充协议等。3.款项收付凭证，如发票、收据、银行对账单、付款申请单、审批文件等。4.催款记录，如催款通知、沟通记录、会议纪要、律师函、诉讼文件等。5.其他与清款工作相关的资料，如客户还款计划、担保文件等。（二）档案整理与归档1.业务部门和财务部门应指定专人负责清款工作档案的整理和归档。档案管理人员应按照档案管理的要求，对各类资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.清款工作档案应按照年度进行归档，每年结束后，档案管理人员应将本年度的清款工作档案整理成册，妥善保管。档案保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行，一般为[X]年。（三）档案查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅清款工作档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。2.涉及公司商业机密或法律纠纷的清款工作档案，未经公司管理层批准，不得对外提供查阅或复印。如需对外提供相关资料，应按照公司保密制度和法律程序办理。六、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。在执行