办公平板管理制度规范

PAGE办公平板管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司办公平板的管理，规范办公平板的使用行为，提高办公效率，保障公司信息安全，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在办公场景下对办公平板的使用、管理与维护。（三）基本原则1.合规性原则：办公平板的使用与管理必须符合国家相关法律法规以及行业标准要求，确保公司运营合法合规。2.安全性原则：高度重视办公平板的信息安全，采取有效措施防止数据泄露、丢失以及遭受恶意攻击等情况，保障公司核心信息资产安全。3.高效性原则：在确保安全的前提下，充分发挥办公平板的功能优势，优化办公流程，提高工作效率，为公司业务发展提供有力支持。4.责任明确原则：明确办公平板使用过程中各环节的责任主体，做到责任到人，确保制度的有效执行。二、办公平板的采购与配置（一）需求评估1.各部门根据工作实际需求，每年定期向行政部门提交办公平板采购需求评估报告。报告应详细说明本部门现有办公平板的使用情况、存在的问题以及未来一段时间内预计的业务发展对办公平板的功能和数量需求。2.行政部门结合公司整体战略规划、业务发展目标以及财务预算等因素，对各部门提交的需求评估报告进行综合分析与审核，并制定年度办公平板采购计划初稿。（二）选型与采购1.在确定年度办公平板采购计划后，行政部门组织相关技术人员、业务骨干等组成选型小组，对市场上各类办公平板进行调研、评估与选型。选型过程中应充分考虑办公平板的性能、功能、稳定性、安全性、售后服务以及价格等因素。2.根据选型结果，行政部门按照公司采购流程，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商进行采购。采购合同应明确办公平板的品牌、型号、配置、数量、价格、交货时间、售后服务等条款，确保采购过程合法合规、采购产品符合公司需求。（三）配置与发放1.办公平板到货后由行政部门负责组织验收，检查办公平板的数量、规格、型号、外观等是否与采购合同一致，同时对办公平板的性能进行测试，确保其能够正常使用。2.验收合格后，行政部门根据各部门需求，按照员工岗位配置标准为员工发放办公平板，并做好发放记录。发放记录应包括员工姓名、部门、办公平板编号、发放时间等信息。三、办公平板的使用规范（一）账号与密码管理1.员工在领取办公平板后，应及时使用公司统一分配的账号和初始密码登录办公平板系统。首次登录后，员工须按照系统提示修改初始密码，设置的密码应符合公司密码策略要求，具备一定的复杂性和强度，包含字母、数字和特殊字符，长度不少于规定位数。2.员工应妥善保管自己的办公平板账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号存在异常登录情况，应立即向行政部门报告，并及时修改密码。3.因工作需要共享办公平板账号的，须经所在部门负责人批准，并报行政部门备案。共享账号使用过程中，相关人员应承担同等的安全责任。（二）日常使用1.员工应在办公场所内使用办公平板进行与工作相关的活动，严禁在未经授权的场所使用办公平板处理公司业务。2.办公平板仅用于公司内部办公，不得擅自安装与工作无关的软件、游戏、插件等，以免影响办公平板的性能和安全。3.在使用办公平板过程中，员工应保持良好的操作习惯，定期对办公平板进行清洁、保养，避免因不当操作导致办公平板损坏。如发现办公平板出现故障或异常情况，应及时向行政部门报告，不得自行拆卸、维修办公平板。4.员工应合理安排办公平板的使用时间，避免长时间连续使用办公平板导致设备过热、电池损耗等问题。在不使用办公平板时，应及时关闭设备或设置为休眠状态，以节省电量并延长设备使用寿命。（三）数据管理1.员工应严格遵守公司数据管理制度，妥善保管在办公平板上存储的公司各类数据。对于涉及公司商业秘密、敏感信息的数据，应采取加密存储、访问控制等措施进行保护，防止数据泄露。2.定期对办公平板上的数据进行备份，备份方式可选择外部存储设备（如移动硬盘、U盘等）、云存储等多种方式。备份数据应存储在安全可靠的位置，并按照公司规定的备份周期进行更新。3.在使用办公平板进行数据传输、共享时，应确保传输渠道的安全性，优先选择公司内部安全的网络环境进行操作。对于需要通过外部网络传输的数据，应进行加密处理，并确认接收方的身份和权限，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。4.禁止在办公平板上存储、传播违法违规、涉及色情、暴力、恐怖主义等不良信息，不得利用办公平板从事任何损害公司利益和形象的活动。（四）网络使用1.办公平板应优先连接公司内部无线网络进行办公，如需使用外部网络，必须经过公司网络安全审批流程，确保网络接入的合法性和安全性。2.在使用无线网络过程中，员工应注意保护网络安全，避免连接不明来源的无线网络，防止个人信息泄露和遭受网络攻击。3.严禁利用办公平板进行网络攻击、恶意扫描、传播病毒等危害公司网络安全的行为。如发现网络安全异常情况，应立即断开网络连接，并向行政部门报告。四、办公平板的维护与维修（一）日常维护1.行政部门负责制定办公平板日常维护计划，定期对办公平板进行系统更新、软件升级、病毒查杀、磁盘清理等维护操作，确保办公平板系统的稳定性和安全性。2.员工在日常使用办公平板过程中，应积极配合行政部门的维护工作，按照维护提示及时进行相关操作。如发现办公平板出现运行缓慢、异常报错等问题，应及时记录并向行政部门反馈。（二）故障维修1.当办公平板出现故障无法正常使用时，员工应填写《办公平板故障维修申请表》，详细描述故障现象、出现时间、使用环境等信息，并提交至行政部门。2.行政部门收到维修申请后，根据故障情况进行初步判断。对于一般性故障，行政部门维修人员可通过远程协助、电话指导等方式帮助员工解决问题；对于较为复杂的故障，行政部门维修人员应及时将办公平板送修至指定的维修服务商或厂家进行维修。3.在办公平板维修期间，行政部门应根据实际情况为员工临时调配备用办公平板，确保员工工作不受影响。维修完成后，行政部门应对维修情况进行记录，包括故障原因、维修措施、维修时间等信息，并将维修后的办公平板及时返还给员工。（三）硬件更换1.如办公平板硬件出现损坏且无法通过维修恢复正常使用，行政部门应根据办公平板的使用年限、损坏程度以及公司实际情况，评估是否需要进行硬件更换。2.如需更换硬件，行政部门应按照公司采购流程进行新硬件的采购，并在采购完成后及时组织更换安装。更换后的办公平板应进行全面测试，确保其性能和功能符合要求。3.对于因硬件更换产生的旧办公平板，行政部门应按照公司资产处置规定进行妥善处理，防止公司资产流失。五、办公平板的借用与归还（一）借用1.因工作需要借用办公平板的，须填写《办公平板借用申请表》，详细说明借用原因、借用时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人批准。2.借用申请表经批准后，申请人持申请表到行政部门办理借用手续。行政部门根据库存情况为申请人发放办公平板，并做好借用登记，记录借用人员姓名、部门、办公平板编号、借用时间、预计归还时间等信息。3.借用人员在借用办公平板期间，应按照本制度规范使用办公平板，承担与使用自有办公平板相同的责任和义务。如因借用人员保管不善导致办公平板损坏、丢失等情况，借用人员应承担相应的赔偿责任。（二）归还1.借用人员应在借用期限届满前及时归还办公平板。如需延长借用时间，应提前向行政部门提交《办公平板借用延期申请表》并经批准。2.办公平板归还时，借用人员应确保办公平板外观完好、性能正常、数据完整。行政部门对归还的办公平板进行验收，如发现办公平板存在损坏、数据丢失等问题，借用人员应说明情况并承担相应的维修、数据恢复或赔偿责任。3.行政部门在验收合格后，办理办公平板归还手续，核销借用登记记录。六、办公平板的盘点与清查（一）定期盘点1.行政部门应定期对公司办公平板进行盘点，盘点周期为每季度一次。盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。2.在盘点过程中，盘点人员应认真核对办公平板的数量、型号、配置、使用状态等信息，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的办公平板，应详细记录情况并查明原因。3.盘点结束后，行政部门应编制《办公平板盘点报告》，总结盘点情况，针对存在的问题提出改进措施和建议，并将报告提交给公司管理层。（二）不定期清查1.根据公司实际情况，行政部门可在必要时组织不定期的办公平板清查工作。不定期清查的原因包括但不限于公司资产审计、办公平板管理情况检查、发现异常情况等。2.不定期清查工作应参照定期盘点的方法和流程进行，确保清查工作的全面性和准确性。清查结果应及时形成报告，并根据清查情况进行相应的处理。七、办公平板的报废与处置（一）报废条件1.办公平板符合以下条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要，维修成本过高的；因不可抗力因素导致办公平板损坏，无法修复或修复后仍无法正常使用的；技术淘汰且无使用价值的；其他经公司认定需要报废的情况。2.各部门发现办公平板符合报废条件时，应填写《办公平板报废申请表》，详细说明办公平板的基本情况、报废原因等，并提交至行政部门。（二）报废审批1.行政部门收到报废申请后，应组织相关技术人员对申请报废的办公平板进行技术鉴定，确认是否符合报废条件。2.经技术鉴定符合报废条件的办公平板，行政部门应将报废申请提交公司管理层审批。公司管理层根据公司资产管理制度和财务状况等因素进行审批，批准后方可进行报废处置。（三）处置方式1.对于批准报废的办公平板，行政部门应按照公司资产处置规定进行处置。处置方式包括但不限于出售给有资质的回收企业、捐赠给公益组织等。2.在办公平板处置过程中，行政部门应做好相关记录，包括处置时间、处置方式、处置价格等信息，并确保处置过程合法合规，防止公司资产流失。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对公司办公平板的使用、管理情况进行日常监督检查，定期或不定期对员工办公平板的使用情况、维护情况、数据安全情况等进行抽查。2.监督检查过程中，如发现员工存在违反本制度规范的行为，行政部门应及时制止并要求其改正。对于情节较轻的违规行为，行政部门可给予口头警告；对于情节严重的违规行为，行政部门应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）考核机制1.将办公平板的使用与管理情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守本制度规范、办公平板使用效率高、维护管理良好的员工给予适当的奖励；对违反