采购下单规范化管理制度

PAGE采购下单规范化管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购下单流程，确保采购活动的高效、准确、合规，保障公司利益，满足公司生产经营需求。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购下单相关活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。准确性原则：采购订单信息准确无误，避免因信息错误导致的采购纠纷和损失。及时性原则：及时下达采购订单，确保供应商按时供货，不影响公司生产经营进度。效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、采购需求的提出与审核1.需求部门职责各需求部门根据公司生产经营计划、业务需求等，提出采购需求。详细填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。对采购需求的必要性和合理性进行说明，并提交相关证明材料（如项目计划、使用部门意见等）。2.需求审核流程采购申请单提交至部门负责人，部门负责人对需求的真实性、合理性、必要性进行初步审核。若审核通过，部门负责人签字确认后提交至采购部门；若审核不通过，应注明原因并反馈给需求部门进行修改完善。采购部门收到采购申请单后，对采购物品或服务的市场供应情况、价格走势等进行进一步审核。对于重大采购项目（金额超过[具体金额]或对公司生产经营有重大影响的项目），采购部门应组织相关部门（如财务部门、技术部门、质量部门等）进行联合评审，形成评审意见。三、采购供应商的选择与管理1.供应商选择标准具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。具有良好的生产能力和质量控制体系，能够保证所供货物或服务的质量。价格合理，具有成本优势，能够提供优质的售后服务。具备良好的合作意愿和沟通能力，能够按时、按质、按量履行合同。2.供应商筛选与评估采购部门通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。采购部门组织相关人员（如质量部门、技术部门等）对筛选后的供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表，内容包括企业基本情况、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。3.供应商合作与考核采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。在合作过程中，采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行跟踪和考核，填写供应商考核表。根据供应商考核结果，对供应商进行动态管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改，若整改后仍不符合要求，应终止合作。四、采购下单流程1.采购订单的创建采购部门根据审核通过的采购申请单，选择合适的供应商，并在公司采购管理系统中创建采购订单。采购订单应详细填写采购物品或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式等信息，确保信息准确完整。采购订单经采购部门负责人审核签字后生效。2.采购订单的审批对于金额较小的采购订单（金额低于[具体金额]），由采购部门负责人审批后即可下达；对于金额较大的采购订单（金额超过[具体金额]），需提交至财务部门进行预算审核，财务部门审核通过后，再提交至公司分管领导审批。审批通过后的采购订单，采购部门应及时发送给供应商确认。3.采购订单的变更与取消在采购订单下达后，若因特殊原因需要变更订单信息（如数量、交货时间、交货地点等），采购部门应及时与供应商沟通协商，并填写采购订单变更申请单，注明变更原因、变更内容等信息。采购订单变更申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门备案，并发送给供应商确认。若因不可抗力或其他特殊原因需要取消采购订单，采购部门应填写采购订单取消申请单，注明取消原因，并提交至财务部门备案。同时，采购部门应及时通知供应商取消订单，并协商处理相关事宜。五、采购合同管理1.合同签订采购部门根据采购订单与供应商签订采购合同，合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同应包括但不限于以下条款：采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。采购合同签订前，应提交至公司法务部门进行审核，确保合同合法合规。法务部门审核通过后，采购部门方可与供应商签订合同。2.合同执行与跟踪采购部门负责采购合同的执行与跟踪，确保供应商按照合同约定履行义务。采购部门应定期与供应商沟通，了解合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。在合同执行过程中，若发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施，如要求供应商限期整改、扣除违约金、终止合同等，并追究供应商的违约责任。3.合同变更与终止在采购合同履行过程中，若因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等，并按照合同签订流程进行审核和备案。若采购合同履行完毕，或因不可抗力、双方协商一致等原因需要终止合同，采购部门应填写合同终止申请单，注明终止原因，并提交至公司相关部门备案。同时，采购部门应与供应商办理合同终止手续，结清款项，处理相关遗留问题。六、采购验收管理1.验收标准制定采购部门会同质量部门、技术部门等根据采购物品或服务的质量要求、技术标准等，制定详细的验收标准。验收标准应明确验收的项目、方法、合格标准等内容，确保验收工作有章可循。2.验收流程采购物品或服务到货前，采购部门应通知质量部门、使用部门等做好验收准备工作。货物到货后，采购部门组织质量部门、使用部门等相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应认真核对货物的名称、规格型号、数量、质量等信息，填写验收报告。若验收合格，验收人员在验收报告上签字确认，采购部门将验收报告存档，并通知财务部门办理付款手续；若验收不合格，验收人员应详细记录不合格情况，填写不合格报告，并及时通知采购部门与供应商协商处理。3.不合格处理对于验收不合格的采购物品或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施进行处理。供应商应在规定时间内对不合格货物进行处理，处理结果应经采购部门、质量部门等相关人员确认。若供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购部门可根据合同约定扣除供应商的违约金，并追究供应商的违约责任。同时，采购部门应及时寻找替代供应商，确保公司生产经营不受影响。七、采购付款管理1.付款申请与审核采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，注明采购订单号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门审核付款申请单时，应核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误，付款条件符合合同约定。对于金额较大的采购付款（金额超过[具体金额]），财务部门应提交至公司分管领导审批。2.付款方式与时间公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、网银转账等。具体付款方式应在采购合同中明确约定。财务部门应按照采购合同约定的付款时间及时办理付款手续，确保公司按时足额支付货款，维护公司良好的商业信誉。若因特殊原因需要延迟付款，财务部门应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。同时，财务部门应做好延迟付款的记录和跟踪工作，避免因延迟付款给公司带来不必要的损失。3.付款记录与存档财务部门应建立完善的采购付款记录台账，详细记录每一笔采购付款的相关信息，包括付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等。采购付款相关凭证（如付款申请单、采购合同、验收报告、发票等）应按照财务档案管理规定进行妥善保管，以备查阅。八、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估分级，确定重点关注的风险领域。2.风险应对措施针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。例如，对于市场价格波动风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行规避；对于供应商违约风险，应加强供应商管理，提高供应商的合作意愿和履约能力；对于质量风险，应严格验收标准，加强质量检验和监督；对于法律风险，应加强合同管理，确保合同合法合规。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险得到有效控制。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，采购部门应及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施，防止风险进一步扩大。九、采购信息管理1.采购数据的收集与整理采购部门应及时收集采购活动中的各类数据，包括采购申请单、采购订单、采购合同、验收报告、付款记录等。对收集到的数据进行整理和分类，确保数据的准确性和完整性。2.采购信息系统的维护与管理公司应建立完善的采购信息系统，用于采购订单管理、供应商管理、合同管理、验收管理、付款管理等工作。采购部门应负责采购信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。同时，应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。