安全例会制度记录规范

PAGE安全例会制度记录规范一、总则（一）目的为了加强公司安全管理，规范安全例会制度记录工作，确保安全信息的准确传递、有效沟通和妥善保存，依据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有涉及安全管理工作的部门、项目组以及相关人员在安全例会中的记录行为。（三）基本原则1.真实性原则：安全例会记录应如实反映会议内容、讨论情况和决议结果，不得虚构、篡改或遗漏重要信息。2.完整性原则：涵盖会议的各个方面，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、发言内容、讨论要点、决议事项以及负责跟进落实的人员等，确保记录全面无缺漏。3.准确性原则：准确记录会议中的各类信息，用词恰当、数据准确、逻辑清晰，避免模糊不清或产生歧义的表述。4.及时性原则：在会议结束后及时进行记录整理，确保记录内容与会议实际情况的一致性，避免因时间间隔过长导致信息遗忘或失真。二、记录人员职责（一）会前准备1.提前了解会议主题、议程安排以及参会人员名单，准备好记录所需的工具，如笔记本、电脑等，并确保记录设备电量充足、存储空间足够。2.熟悉与会议主题相关的安全管理制度、法规标准以及前期安全工作情况，以便更好地理解会议内容，准确记录关键信息。（二）会中记录1.专注于会议进程，认真倾听每位参会人员的发言，准确记录发言要点、讨论内容和提出的问题。对于重要的观点、数据、决策等，应逐字逐句记录，确保信息的完整性和准确性。2.采用规范的记录格式和符号，如使用不同颜色的笔区分不同人员的发言、用特定符号标注重点内容等，以便于后续整理和查阅。同时，要保持记录的速度与会议节奏相适应，避免因记录速度过慢而遗漏重要信息。3.对于会议中涉及的安全隐患、整改措施、责任分工等关键信息，要详细记录相关责任人、完成时间节点以及预期效果，确保记录内容具有可追溯性和可操作性。（三）会后整理1.会议结束后，应尽快对记录内容进行整理，补充完善遗漏的信息，核对记录的准确性。对于模糊不清或存在疑问的内容，及时向参会人员进行核实。2.将整理后的会议记录按照规范的格式进行排版，如采用电子文档记录时，应设置统一的字体、字号、行距等格式，确保记录内容清晰易读。同时，对记录内容进行分类编号，便于后续查找和引用。3.在规定时间内将整理好的会议记录提交给会议组织者或相关负责人进行审核。审核通过后，按照公司档案管理规定进行妥善保存，确保记录的安全性和保密性。三、记录内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：准确概括本次安全例会的核心议题，应简洁明了，突出会议重点关注的安全问题。2.会议时间：记录具体的年、月、日、时、分，精确到会议开始和结束的时间，确保时间信息的准确性。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，包括所在楼层、房间号等信息，以便于后续查阅和定位。4.参会人员：列出所有参会人员的姓名、部门或岗位，对于缺席人员应注明原因。如有列席人员，也应一并记录。（二）会议议程1.按照会议实际进行的顺序，依次记录各项议程的标题和主要内容。对于议程的调整或临时增加的内容，要详细记录调整的原因和相关情况。2.明确每项议程的主持人、汇报人以及讨论的重点问题，以便清晰地展现会议的组织架构和讨论脉络。（三）发言内容1.记录每位参会人员的发言要点，包括提出的观点、建议、意见、问题等。对于重要发言，应尽量记录原话，但要确保语言通顺、逻辑清晰。2.对于涉及安全事故案例分析、安全隐患排查情况、安全措施落实进度等内容，要详细记录相关事实、数据和分析结论，以便为后续的安全决策提供有力依据。3.在记录发言内容时，要注明发言人员的姓名和部门，以便于区分不同人员的观点和职责。（四）讨论要点1.梳理会议中针对安全问题展开的讨论要点，记录各方的不同观点和分歧所在。对于讨论过程中的重要论据、论证过程以及达成共识的关键环节，要详细记录。2.关注讨论中提出的安全管理新思路、新方法以及对现有安全管理制度、流程的改进建议，记录相关内容并分析其可行性和潜在影响。（五）决议事项1.明确会议最终形成的决议事项，包括安全工作目标、任务安排、责任分工、时间节点等关键信息。决议事项应具体、明确、可操作，避免模糊不清或难以执行的表述。2.对于每项决议事项，要记录负责跟进落实的人员或部门，确保决议能够得到有效执行。同时，要注明决议事项的监督检查机制和考核标准，以保证工作的顺利推进。四、记录格式规范（一）纸质记录格式1.页面设置：采用A4纸张，上下边距为2.54cm，左右边距为3.17cm。2.标题格式：会议主题采用二号黑体字，居中排列；会议基本信息、议程、发言内容、讨论要点、决议事项等标题采用三号黑体字，左对齐排列。3.正文格式：正文采用小四号宋体字，行距为1.5倍行距。记录内容应分段书写，每段首行缩进2个字符。4.编号格式：对于会议议程、决议事项等内容，可采用编号进行区分，如“一、”“（一）”“1.”等，编号应与内容层次相对应，保持格式统一。5.标注格式：对于重要内容、重点强调部分或需要特别关注的信息，可采用下划线、加粗、不同颜色笔标注等方式进行突出显示，但应注意标注方式的一致性和适度性，避免过多标注导致记录内容混乱。（二）电子记录格式1.文件格式：建议采用常用的办公软件格式，如MicrosoftWord、WPS文字等，以便于编辑、存储和共享。2.字体字号：与纸质记录格式保持一致，即会议主题采用二号黑体字，居中排列；其他标题采用三号黑体字，左对齐排列；正文采用小四号宋体字，行距为1.5倍行距。特殊情况需要调整字体字号时，应确保整体格式的协调性和易读性。3.段落格式：同纸质记录格式要求，每段首行缩进2个字符，段落之间保持适当的间距。4.编号与标注：电子记录中的编号和标注方式应与纸质记录格式一致，可利用软件的格式设置功能进行快速排版。同时，为方便查找和定位，可适当设置书签或超链接，将相关内容进行关联。五、记录保存与查阅（一）保存期限安全例会记录应按照公司档案管理规定进行长期保存，以满足安全管理工作的历史追溯、经验总结以及法律法规要求等方面的需要。（二）保存方式1.纸质记录：将整理好的纸质会议记录装订成册，放入专门的档案柜中进行保存。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保记录的完整性和安全性。同时，应建立纸质记录的索引目录，便于快速查找所需记录。2.电子记录：将电子会议记录存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份，以防止数据丢失。电子记录应按照一定的分类目录进行存储，文件名应清晰反映会议主题、时间等关键信息，便于识别和检索。同时，要设置相应的访问权限，确保记录的保密性和安全性。（三）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅安全例会记录时，应填写《安全例会记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容范围以及查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.经部门负责人审批同意后，申请人持审批通过的申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表的要求，提供相应的纸质或电子记录供申请人查阅，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将记录带出查阅地点或进行复制、传播等行为。如需复制部分记录内容，应按照公司相关规定另行申请，并经档案管理部门审核同意后，在指定地点进行复制。复制后的记录应按照原记录的保存要求进行妥善保管。4.查阅结束后，查阅人员应及时将记录归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。档案管理部门应对归还的记录进行检查，确保记录的完整性和准确性。六、监督与考核（一）监督机制1.公司安全管理部门负责对安全例会制度记录规范的执行情况进行定期监督检查，检查内容包括记录的完整性、准确性、及时性、格式规范性以及保存与查阅情况等。2.监督检查可采用定期抽查和不定期专项检查相结合的方式进行。定期抽查应制定详细的检查计划，明确检查周期、检查范围和检查重点；不定期专项检查则针对安全管理中的突出问题或重要时期，对相关会议记录进行重点检查。3.在监督检查过程中，可通过查阅记录文档、询问记录人员、核实决议事项执行情况等方式，全面了解安全例会制度记录规范的落实情况。对于发现的问题，应及时记录并要求相关责任人进行整改。（二）考核办法1.建立安全例会制度记录规范的考核指标体系，将记录工作的质量和效果纳入部门和个人的绩效考核范畴。考核指标可包括记录内容的准确性、完整性、及时性得分，记录格式的规范性得分，以及记录保存与查阅的合规性得分等。2.根据考核指标体系，制定具体的考核评分标准，明确各项指标的权重和评分细则。例如，记录内容完整无遗漏、准确无误可得满分；记录格式不符合规范要求的，根据问题严重程度酌情扣分；记录保存与查阅过程中出现违规行为的，给予相应的扣分处罚。3.考核结果应与部门和个人的绩效奖金、晋升、评优等挂钩。对于在安全例会制度记录工作中表现优秀的部门和个人，给予适当的奖励和表彰；对于违反记录规范要求、导致记录工作出现严重问题的部