规范性文件备查审查制度

PAGE规范性文件备查审查制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保规范性文件合法合规，保障公司和员工的合法权益，促进公司各项工作依法有序开展，特制定本备查审查制度。（二）适用范围本制度适用于公司制定的各类规范性文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、通知等涉及公司管理、业务流程、员工权益等方面的文件。（三）基本原则1.合法性原则规范性文件的制定必须符合国家法律法规、政策以及行业标准的要求，不得与上位法相抵触。2.合理性原则文件内容应合理、适度，充分考虑公司实际情况和各方面利益平衡，具有可操作性和可行性。3.公开性原则规范性文件应在公司内部适当范围内公开，便于员工知晓和遵守。4.稳定性原则规范性文件一经制定，应保持相对稳定，避免频繁变动，以维护公司管理秩序和员工预期。（四）职责分工1.文件起草部门负责规范性文件的起草工作，确保文件内容符合公司实际需求和相关法律法规要求。在起草过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，并对反馈意见进行认真研究和处理。2.归口管理部门负责对规范性文件进行归口管理，审核文件的合法性、合规性和必要性。对起草部门提交的文件进行初步审查，提出修改意见，并组织相关部门进行会审。3.法律合规部门负责对规范性文件进行合法性审查，重点审查文件是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。对会审后的文件出具法律意见，确保文件合法有效。4.公司领导负责对规范性文件进行最终审批，根据公司整体战略和管理要求，对文件内容进行全面审查，做出批准或不批准的决定。二、规范性文件的制定（一）制定程序1.立项各部门根据工作需要，提出规范性文件制定项目建议，填写《规范性文件立项申请表》，明确文件名称、制定目的、主要内容、起草部门等信息，报归口管理部门。归口管理部门对各部门提交的立项申请进行汇总和初审，提出立项意见，报公司领导审批。2.起草经批准立项的规范性文件，由起草部门负责组织起草。起草人员应深入调查研究，广泛征求意见，确保文件内容准确、完整、可行。在起草过程中，应参考相关法律法规政策和行业标准，借鉴其他单位的先进经验，结合公司实际情况进行撰写。3.征求意见起草部门完成文件初稿后，应将初稿发送至相关部门和人员征求意见。征求意见的范围应包括但不限于文件涉及的业务部门、法律合规部门、财务部门、人力资源部门等。征求意见期限一般不少于[X]个工作日，被征求意见的部门和人员应认真研究并及时反馈意见。起草部门应对反馈意见进行整理和分析，对合理意见予以采纳，对未采纳的意见应说明理由。4.审核起草部门将征求意见后的文件初稿连同意见反馈情况一并提交归口管理部门进行审核。归口管理部门应组织相关部门对文件进行会审，重点审查文件的合法性、合规性、必要性、合理性以及与其他相关文件的协调性等。会审过程中，各部门应充分发表意见，对存在的问题进行讨论和研究，形成会审意见。起草部门根据会审意见对文件进行修改完善，形成送审稿。5.合法性审查送审稿提交法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应从法律角度对文件进行全面审查，重点审查文件是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，是否需要履行相关法律程序等。法律合规部门出具的法律意见应作为文件审批的重要依据。6.审批经合法性审查后的文件送审稿，报公司领导进行最终审批。公司领导应根据公司整体战略和管理要求，对文件内容进行全面审查，做出批准或不批准的决定。批准后的文件即为正式规范性文件，由起草部门负责印发和实施。（二）文件编号与发布1.文件编号规范性文件应进行统一编号，编号格式为：[公司简称][年份][序号]，如[公司简称]〔20XX〕XX号。编号应体现文件的年份和顺序，便于文件的识别和管理。2.发布规范性文件由起草部门负责印发，印发时应注明文件的名称、编号、发布日期、生效日期、印发部门等信息。文件应通过公司内部办公系统、公告栏等渠道向员工公开，确保员工能够及时知晓和获取。三、规范性文件的备查（一）备查范围公司制定的所有规范性文件均应进行备查，包括已发布实施的文件和正在制定过程中的文件。备查文件应涵盖文件的起草、审核、审批、发布、修改、废止等全过程资料。（二）备查内容1.文件文本包括规范性文件的正式发布稿、征求意见稿、修改稿等不同版本的文本。2.制定过程资料立项申请表及审批意见；起草过程中的调研材料、会议记录、讨论稿等；文件征求意见的相关材料，包括征求意见函、反馈意见汇总表等；审核过程中的会审意见、法律合规部门的审查意见等；审批文件，包括公司领导的审批意见等。3.其他相关资料与规范性文件制定相关的其他资料，如参考的法律法规政策文件、行业标准、其他单位的类似文件等。（三）备查方式1.纸质档案对重要的规范性文件，应建立纸质档案进行保存。档案内容应包括上述备查内容的纸质材料，按照文件编号顺序进行整理和装订，便于查阅和管理。2.电子档案同时建立规范性文件的电子档案，将备查内容的电子文档进行分类存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应设置合理的目录结构和文件名，便于检索和查询。3.文件管理系统利用公司内部的文件管理系统，对规范性文件进行动态管理。文件起草部门在系统中上传文件的起草稿、征求意见稿等资料，归口管理部门、法律合规部门等在系统中进行审核和审批操作，并上传相关审核意见和审批文件。文件发布后，系统自动生成文件的正式文本，并记录文件的发布日期、生效日期等信息。通过文件管理系统，实现对规范性文件制定全过程的跟踪和管理，方便员工随时查阅和下载文件。四、规范性文件的审查（一）审查主体1.归口管理部门初审归口管理部门负责对规范性文件进行初步审查，重点审查文件的必要性、合理性、协调性等方面。在初审过程中，应组织相关部门进行会审，充分听取各部门的意见和建议。2.法律合规部门合法性审查法律合规部门负责对规范性文件进行合法性审查，重点审查文件是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。合法性审查应贯穿文件制定的全过程，从文件起草阶段开始介入，对文件内容进行实时跟踪和审查。3.公司领导终审公司领导负责对规范性文件进行最终审批，根据公司整体战略和管理要求，对文件内容进行全面审查，做出批准或不批准的决定。（二）审查内容1.合法性审查文件是否符合国家法律法规、政策以及行业标准的要求，是否与上位法相抵触；文件是否履行了必要的法律程序，如是否经过征求意见、审核、审批等环节；文件中涉及的权利义务设定是否合法合理，是否存在侵犯公司或员工合法权益的条款。2.合规性审查文件是否符合公司内部的规章制度和管理流程，是否与公司其他相关文件相协调；文件的制定是否符合公司的决策程序和权限规定，是否经过必要的审批环节。3.必要性审查文件所规范的事项是否确有必要进行规定，是否能够解决公司实际工作中存在的问题；文件的制定是否符合公司的发展战略和业务需求，是否具有前瞻性和可操作性。4.合理性审查文件内容是否合理、适度，是否充分考虑了公司各方面的利益平衡；文件的规定是否符合实际情况，是否具有可执行性，是否会给公司带来不必要的负担。5.协调性审查文件与公司其他规范性文件之间是否相互协调，是否存在矛盾或冲突之处；文件与国家法律法规、政策以及行业标准之间是否保持一致，是否需要进行调整或修订。（三）审查程序1.初审归口管理部门收到起草部门提交的文件初稿后，应在[X]个工作日内组织相关部门进行会审。会审过程中，各部门应充分发表意见，填写《规范性文件会审意见表》。归口管理部门对会审意见进行整理和汇总，形成初审意见，反馈给起草部门。起草部门根据初审意见对文件进行修改完善，形成送审稿。2.合法性审查送审稿提交法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应在[X]个工作日内完成审查工作，并出具《规范性文件合法性审查意见书》。审查意见书应明确文件是否合法合规，存在的问题及修改建议等。3.终审经合法性审查后的文件送审稿，报公司领导进行最终审批。公司领导应在[X]个工作日内做出审批决定。审批通过的文件，由起草部门负责印发和实施；审批不通过的文件，由起草部门根据领导意见进行修改完善后，重新履行审查和审批程序。五、规范性文件的清理与修订（一）清理原则1.定期清理原则公司每[X]年对规范性文件进行一次全面清理，确保文件的时效性和有效性。2.动态清理原则根据国家法律法规、政策以及行业标准的变化，及时对公司规范性文件进行清理，确保文件始终符合最新要求。3.结合实际原则结合公司业务发展、管理需求等实际情况，对规范性文件进行清理，删除或修订不再适用的文件，完善相关文件内容。（二）清理范围1.已超过有效期的文件；2.因国家法律法规、政策以及行业标准变化而失效或部分失效的文件；3.公司业务调整、管理体制改革等原因不再适用的文件；4.其他需要清理的文件。（三）清理程序1.组织清理由归口管理部门牵头，组织相关部门对规范性文件进行清理。各部门按照清理原则和范围，对本部门负责起草或执行的规范性文件进行自查，提出清理意见。2.审核确认归口管理部门对各部门提交的清理意见进行汇总和审核，形成初步清理结果。将初步清理结果提交法律合规部门进行合法性审核，确保清理工作符合法律法规要求。3.发布清理结果经审核确认后的清理结果报公司领导审批后，通过公司内部办公系统、公告栏等渠道向员工发布。对决定废止的文件，应明确废止日期；对需要修订的文件，应及时组织修订工作。（四）修订程序1.提出修订建议各部门在日常工作中发现规范性文件存在需要修订的情况，应及时向归口管理部门提出修订建议。修订建议应明确修订的理由、内容和依据等。2.立项与起草归口管理部门对修订建议进行汇总和初审，提