对外预约场馆制度规范

PAGE对外预约场馆制度规范一、总则（一）目的为了规范本公司/组织场馆的对外预约管理，确保场馆资源的合理利用，提高服务质量，保障预约活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有对外提供预约服务的场馆，包括但不限于体育场馆、会议场馆、展览场馆等。（三）基本原则1.公平公正原则：对所有预约申请一视同仁，按照既定规则进行审核和安排。2.合理利用原则：充分发挥场馆资源的效能，避免资源闲置和浪费。3.安全保障原则：确保预约活动在安全的环境下进行，保障人员和财产安全。4.服务至上原则：为预约客户提供优质、高效、便捷的服务。二、预约申请（一）申请渠道1.线上渠道：设立专门的预约网站或手机应用程序，申请人可通过注册账号后在线提交预约申请。2.线下渠道：在公司/组织指定的地点设置预约申请受理窗口，接受申请人现场提交预约申请。（二）申请信息填写申请人需如实填写以下预约申请信息：1.预约场馆名称：明确申请预约使用的具体场馆。2.预约时间：详细填写预约开始时间和结束时间，精确到小时。3.预约用途：如体育赛事、会议、展览、演出等。4.参与人数：预估参与预约活动的人员数量。5.特殊要求：如场地布置要求、设备使用需求等。（三）申请提交申请人完成信息填写后，通过线上渠道提交申请的，应确保信息准确无误后点击提交按钮；通过线下渠道提交申请的，应将填写完整的申请表格及相关资料一并提交给受理窗口工作人员。三、预约审核（一）审核流程1.受理：预约申请提交后，受理人员对申请信息进行初步审核，检查信息是否完整、准确。2.初审：初审人员根据预约用途、时间、场馆使用情况等因素进行审核，判断是否符合预约条件。3.复审：对于重要或复杂的预约申请，由复审人员进行再次审核，确保审核结果的准确性和合理性。4.审批：根据审核结果，由具有审批权限的领导进行最终审批，决定是否批准预约申请。（二）审核标准1.场馆可用性：审核预约时间内场馆是否未被其他活动占用，是否具备开展预约活动的条件。2.预约用途合理性：评估预约用途是否符合本公司/组织场馆的功能定位和业务范围。3.安全风险评估：对预约活动可能带来的安全风险进行评估，如人员密集度、活动性质等，确保安全措施到位。4.资源匹配度：考虑预约活动所需的场地规模、设备设施等资源与场馆实际情况是否匹配。（三）审核结果通知1.审核通过：审核通过后，及时向申请人发送预约成功通知，告知预约的场馆名称、时间、相关注意事项等信息。2.审核不通过：对于审核不通过的申请，应向申请人说明原因，并提供申诉渠道。申请人如有异议，可在规定时间内提交申诉材料，公司/组织将进行复查。四、预约安排（一）场馆分配根据预约申请的内容和审核结果，合理分配场馆资源。优先满足重要活动、公益活动等的预约需求。（二）时间安排1.按照预约时间顺序进行安排，确保场馆使用的连贯性和合理性。2.对于多个预约申请时间冲突的情况，根据审核结果和实际情况进行协调，尽量满足各方需求或按照既定规则进行取舍。（三）特殊情况处理1.如遇场馆设施设备故障、不可抗力等特殊情况导致预约无法按时进行，应及时通知申请人，并协助其调整预约时间或提供替代解决方案。2.对于申请人提出的临时变更预约时间、场馆等特殊需求，在符合条件且不影响其他预约安排的前提下，应予以考虑并及时办理变更手续。五、预约费用（一）收费标准1.根据场馆类型、使用时间、活动规模等因素制定合理的收费标准，并向社会公开。收费标准应体现成本核算和市场定价原则。2.不同类型的预约活动收费标准有所差异，例如体育赛事、商业演出等收费相对较高，而公益活动、内部培训等可能给予一定优惠或免费。（二）费用支付1.申请人在收到预约成功通知后，应按照规定的时间和方式支付预约费用。2.支付方式可包括线上支付（如银行卡支付、第三方支付平台等）和线下支付（如现金、支票等），具体支付方式在预约须知中明确告知。3.对于逾期未支付费用的预约申请，视为自动放弃预约，公司/组织有权重新安排场馆资源。（三）费用结算与发票开具1.定期对预约费用进行结算，核对收入明细，确保账目清晰。2.根据申请人的需求，及时开具正规发票，发票内容应与预约活动及支付金额相符。六、场馆使用管理（一）入场管理1.预约客户应按照预约时间准时到达场馆，凭有效证件办理入场手续。2.工作人员对入场人员进行身份核实和登记，检查是否携带违禁物品，确保入场人员符合安全要求。（二）现场服务1.为预约客户提供必要的现场服务，如引导入场、场地指引、设备使用指导等。2.安排专人负责场馆内的秩序维护，及时处理突发情况，保障活动的顺利进行。（三）设备设施管理1.预约客户如需使用场馆内的设备设施，应提前提出申请并按照规定使用。2.工作人员在预约活动前对设备设施进行检查和调试，确保正常运行。活动期间，安排专人负责设备设施的维护和管理，及时解决设备设施故障。（四）环境卫生管理1.保持场馆内的环境卫生整洁，定期进行清扫和消毒。2.预约客户应遵守环境卫生规定，不得随意丢弃垃圾，活动结束后协助清理场地。（五）安全管理1.制定完善的安全管理制度和应急预案，确保场馆使用期间的人员和财产安全。2.在场馆内设置明显的安全警示标识，配备必要的安全设施设备，如消防器材、疏散通道指示等。3.对预约活动进行安全检查，包括人员资质审查、活动内容审核等方面，防止发生安全事故。七、违约责任（一）客户违约责任1.预约客户未按照预约时间使用场馆，或擅自变更预约内容，应承担相应的违约责任。2.如因客户原因导致场馆设施设备损坏、环境卫生污染等，客户应负责修复或赔偿。3.对于严重违反预约规定或造成重大安全事故的客户，公司/组织有权解除预约合同，并追究其法律责任。（二）公司/组织违约责任1.公司/组织未按照预约安排提供场馆服务，或因自身原因导致预约活动无法正常进行，应承担相应的违约责任。2.因公司/组织原因给预约客户造成损失的，应按照合同约定进行赔偿。八、争议解决（一）协商解决预约双方在履行预约合同过程中发生争议的，应首先通过友好协商解决。双方应本着平等、互利、诚信的原则，积极沟通，寻求解决方案。（二）仲裁或诉讼如协商不成，可根据双方签订的预约合同约定，选择向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在争议解决期间，除涉及争议的部分外，双方应继续履行预约合同的其他条款。九